Wersja |
Data zmiany |
Autor |
Opis |
Akcje |
1 |
2018-12-07 13:37:25 |
JaCy10957 JaCy10957 |
Utworzono artykuł 179159 o nazwie 'Regulamin Organizacyjny Archiwum Państwowego w Rzeszowie' |
Podgląd
Zamknij
Pole | Przed | Po |
---|
id | puste | 179159 | user_id | puste | 2501012 | resource_id | puste | 2205 | name | puste | Regulamin Organizacyjny Archiwum Państwowego w Rzeszowie | category_id | puste | 123 | language_id | puste | 1 | short | puste | Regulamin Organizacyjny Archiwum Państwowego w Rzeszowie | full | puste |
Zakres Regulaminu
§ 1
1. Do zakresu działania i zadań Archiwum Państwowego w Rzeszowie należą sprawy określone w:
1) ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwachz dnia 14 lipca 1983 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698),
2) statucie nadanym Archiwum decyzją nr 47 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie likwidacji Oddziału w Skołyszynie Archiwum Państwowego w Rzeszowie oraz w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Rzeszowie, zwanym dalej Statutem,
3) innych aktach prawnych dotyczących działalności archiwalnej.
2. Ramową organizację Archiwum Państwowego w Rzeszowie określa Statut.
3. Do pracowników Archiwum Państwowego Rzeszowie stosuje się przepisy:
1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.);
2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 86, poz. 953, z późn. zm.);
3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.).
§ 2
Regulamin określa:
1) ogólne zasady pracy Archiwum,
2) zakresy działania komórek organizacyjnych.
§ 3
Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:
1) Archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Rzeszowie,
2) komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne i stanowiska wymienione w § 5 Statutu Archiwum.
Organizacja i zasady funkcjonowania Archiwum
§ 4
1. Pracą Archiwum kieruje Dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.
2. W czasie nieobecności dyrektora Archiwum zastępuje Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego.
3. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.
4. Do zadań dyrektora należy w szczególności:
1) reprezentowanie Archiwum wobec zewnętrznych instytucji i osób fizycznych,
2) organizowanie i koordynowanie prac w Archiwum w tym zatwierdzanie planów pracy i sprawozdań z działalności Archiwum,
3) wydawanie normatywów wewnętrznych regulujących sposoby realizacji zadań statutowych,
4) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2008 r., Nr 227, poz. 1505 z późn. zm.),
5) zarządzanie zasobami ludzkimi Archiwum ,
6) nadzorowanie działalności komórek organizacyjnych,
7) przewodniczenie Komisji Metodycznej,
8) podejmowanie decyzji związanych z dochodami i wydatkami budżetowymi oraz dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach Archiwum,
9) składanie oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych oraz podejmowanie zobowiązań finansowych w zakresie posiadanych pełnomocnictw,
10) podejmowanie decyzji w sprawach udostępniania materiałów archiwalnych i kwerend, w tym wydawanie zezwoleń na wcześniejsze udostępnianie materiałów archiwalnych,
11) organizowanie procesu tworzenia kopii zabezpieczających i użytkowych zasobu,
12) ustalanie jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, innych niż obejmujące swoją działalność obszar całego państwa,
13) wydawanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
14) nadzorowanie wykonywania kontroli archiwalnych przez Archiwum,
15) wydawanie postanowień w toku postępowania administracyjnego,
16) współdziałanie z organizacjami związkowymi działającymi na terenie Archiwum w zakresie określonym przez przepisy prawa,
17) zapewnianie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny, bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz ochrony danych osobowych,
18) udzielanie pełnomocnictw pracownikom Archiwum,
19) informowanie na bieżąco podległych pracowników o decyzjach, instrukcjach i innych materiałach otrzymywanych z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,
20) wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania Archiwum. - kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają przed dyrektorem Archiwum za wykonanie powierzonych im zadań.
§ 5
1. W skład struktury organizacyjnej Archiwum wchodzą:
1) Dyrektor Archiwum (symbol DA)
2) Oddział I – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (symbol NZ);
3) Oddział II – gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (symbol GO), w skład którego wchodzi:
a) Magazyn główny,
b) Pracownia konserwacji,
c) Pracownia reprograficzna;
4) Oddział III – informacji i udostępniania (symbol IU), w skład którego wchodzi:
a) Pracownia naukowa,
b) Biblioteka naukowa.
5) Ośrodek Badań Historii Żydów (symbol OZ);
6) Dział Administracyjno-Gospodarczy (symbol AG);
7) Dział Finansowo-Księgowy (symbol FK);
8) Samodzielne stanowisko ds. przechowalnictwa (symbol PD).
2. W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział zamiejscowy w Sanoku noszący nazwę „Archiwum Państwowe w Rzeszowie, Oddział w Sanoku” (symbol OS).
3. Do wykonywaniu zadań związanych z ochroną informacji niejawnych dyrektor Archiwum powołuje podległego mu pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.
4. Schemat graficzny struktury organizacyjnej znajduje się w załączniku do Regulaminu.
§ 6
W Archiwum działają następujące zespoły kolegialne
1. Kolegium Dyrektora Archiwum Państwowego w Rzeszowie (symbol KD),
2. Komisja Metodyczna (symbol KM),
3. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (symbol KO),
4. Zespół Zakupu Materiałów Archiwalnych (symbol ZZ).
§ 7
1. Zasięgiem działania Archiwum jest:
1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:
a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów i Krosno,
b) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, brzozowskiego, jasielskiego, krośnieńskiego,leskiego, leżajskiego, łańcuckiego, ropczycko-sędziszowskiego, sanockiego i strzyżowskiego,
c) gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów i Dzikowiec powiatu kolbuszowskiego,
d) miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy powiatu mieleckiego,
e) gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego;
2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego.
2. Terytorialny zasięg działania centrali Archiwum:
1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:
a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów, Krosno
b) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: jasielskiego, krośnieńskiego, leżajskiego, łańcuckiego, ropczycko-sędziszowskiego i strzyżowskiego,
c) gminy: Brzozów i Domaradz powiatu brzozowskiego
d) gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów i Dzikowiec powiatu kolbuszowskiego,
e) miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy powiatu mieleckiego
f) gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego
2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego
3. Terytorialny zasięg działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku:
1) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, leskiego i sanockiego,
2) Times New Roman gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego
2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego
3. Terytorialny zasięg działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku:
1)"> wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, leskiego i sanockiego,
2) gminy: Dydnia, Haczów, Jasienica Rosielna i Nozdrzec powiatu brzozowskiego,
§ 8
1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum i Oddziałów zamiejscowych Archiwum kierują ich kierownicy.
2. Pracą głównego księgowego kieruje dyrektor Archiwum.
3. Zakresy czynności kierowników i głównego księgowego ustala dyrektor Archiwum.
4. Zakresy czynności pracowników ustala dyrektor Archiwum w oparciu o projekty przedstawione przez kierowników oddziałów/działów.
§ 9
Komórki organizacyjne Archiwum – oddziały, działy i samodzielne stanowiska pracy -realizują zadania wynikające z Ustawy, aktów wykonawczych do Ustawy, Statutu oraz innych przepisów obowiązujących w zakresie dotyczącym działalności Archiwum, w szczególności zaś:
1. kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,
2. rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,
3. przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,
4. wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,
5. przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum
§ 10
Kierownik komórki organizacyjnej kieruje i odpowiada za całokształt jej działalności, a w szczególności:
1) organizuje pracę komórki organizacyjnej i zapewnia warunki umożliwiające realizację zadań,
2) opracowuje projekty planu i sprawozdania z działalności,
3) przedkłada dyrektorowi projekty decyzji i ustaleń wchodzących do zakresu działania komórki organizacyjnej,
4) inicjuje przedsięwzięcia w zakresie usprawnienia organizacji i funkcjonowania kierowanej komórki organizacyjnej,
5) sprawuje merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontroluje prawidłowe wykonanie jej zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,
6) występuje z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,
7) informuje podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,
8) realizuje zadania określone w indywidualnym zakresie czynności,
9) opracowuje zakresy czynności dla podległych pracowników,
10) organizuje współpracę merytoryczną z innymi wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi.
§ 12
1. Projekty pism, decyzji i innych dokumentów, przedkładanych dyrektorowi do podpisu, są parafowane przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej.
2. Dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe podpisują: dyrektor Archiwum Państwowe w Rzeszowie i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy.
§ 13
Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:
1) wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum,
2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,
3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu i właściwego wykonywania zadań Archiwum,
4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,
5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,
6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,
7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,
8) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,
6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,
7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,
8) dbałości o mienie Archiwum, porządek i estetykę w miejscu pracy.
Zakres czynności komórek organizacyjnych
§ 14
1) Oddział I - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (NZ);
1) przygotowywanie decyzji w sprawie tworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,
2) wnioskowanie do dyrektora Archiwum w sprawach objęcia lub wyłączenia spod nadzoru archiwalnego państwowych jednostek organizacyjnych,
3) prowadzenie ewidencji państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,
4) prowadzenie dokumentacji (teczek) nadzorowanych jednostek organizacyjnych,
5) inicjowanie, opiniowanie i rozpatrywanie wniosków o zatwierdzenie lub uzgodnienie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych przesyłanych do Archiwum,
6) przeprowadzanie kontroli archiwów zakładowych i lustracji, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli i lustracji, przygotowywanie projektów zaleceń pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości ich wykonania,
7) nadzorowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
8) przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych,
9) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum oraz we współpracy z Oddziałem II uzgadnianie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,
10) przygotowywanie i opiniowanie projektów umów użyczenia (na czasowe przechowywanie) materiałów archiwalnych (należących do Archiwum) urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia,
11) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego
12) sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału
13) sprawowanie nadzoru w zakresie kontroli archiwów zakładowych wykonywanych przez Oddział w Sanoku
14) udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.
2. Oddział II - gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (GO)
1) przejmowanie materiałów archiwalnych,
2) prowadzenie magazynu akt zgodnie z obowiązującymi wymogami,
3) prowadzenie ewidencji zbiorczej zasobu Archiwum (łącznie z zasobem Oddziałów zamiejscowych): księgi nabytków i ubytków, spisu zespołów (baza danych SEZAM) i kartoteki zbiorczej, drugiego egzemplarza spisów zdawczo-odbiorczych, inwentarzy skarbowych zespołów,
4) dostarczanie materiałów do korzystania w pracowni naukowej,
5) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowania zasobu Archiwum, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,
6) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych i wyższego rzędu,
7) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,
8) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,
9) przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi w archiwum państwowym,12)opiniowanie projektów w zakresie rozmieszczania materiałów archiwalnych,
13)utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,
14)współdziałanie w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczania zasobu w magazynach archiwalnych,
15)przedkładanie komisji metodycznej Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,
16)organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych i stała współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów,
17)badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,
18)nadzorowanie materiałów archiwalnych w zakresie zagwarantowania stałych i optymalnych warunków przechowywania materiałów archiwalnych,
19)zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,
20)opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji.
21)wykonywanie kopii zabezpieczających i użytkowych materiałów archiwalnych (mikrofilmowanie, digitalizacja),
22)sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału,
23)udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.
3. Oddział III - informacji i udostępniania (IU)
1) prowadzenie rejestru udostępniania archiwaliów,
2) prowadzenie rejestru użytkowników Pracowni Naukowej,
3) przyjmowanie zamówień od użytkowników i ich realizacja we współpracy z magazynem akt,
4) udostępnianie materiałów archiwalnych w pracowni naukowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami (regulaminami),
5) wykonywanie kopii na potrzeby użytkowników,
6) nadzór nad samodzielnym kopiowaniem materiałów archiwalnych własnym sprzętem użytkownika,
7) wypożyczanie materiałów archiwalnych na żądanie organów wymiaru sprawiedliwości i kontrola ich terminowego zwrotu,
8) gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
9) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
10) wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych i przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych,
11) przygotowanie informatorów o materiałach archiwalnych,
12) prowadzenie ewidencji mikrofilmów,
13) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru Biblioteki Archiwum,
14) prowadzenie działalności popularyzatorskiej i edukacyjnej (organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych, prowadzenie zajęć archiwalnych i historycznych dla młodzieży szkolnej, przyjmowanie wycieczek młodzieży, studentów i przedstawicieli innych środowisk społecznych),
15) współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami genealogicznymi, regionalnymi i in.,
16) prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,
17) programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (tworzenie i wypełnianie baz danych),
18) prowadzenie strony internetowej Archiwum
19) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii i praktyki informacyjnej w Archiwum,
20) wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji,
21) sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału,
22) udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.
4. Ośrodek Badań Historii Żydów (OZ)
1) rejestrowanie ze zbiorów archiwalnych wszelkich materiałów o tematyce żydowskiej dotyczących Polski południowo-wschodniej,
2) zbieranie informacji o judaikach w zbiorach muzeów, bibliotek i placówek naukowo-badawczych,
3) sporządzanie pomocy informacyjnych dotyczących problematyki żydowskiej w zasobie Archiwum,
4) współpraca z placówkami naukowymi zajmującymi się problematyką żydowską,
5) prowadzenie badań naukowych nad dziejami Żydów,
6) popularyzowanie problematyki żydowskiej,
7) wykonywanie kwerend genealogicznych i własnościowych dotyczących ludności żydowskiej z kraju i zagranicy,
8) wykonywanie prac redakcyjnych i wydawniczych,
9) sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału
10) udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie czynności realizowanych przez Ośrodek.
5. Dział Administracyjno-Gospodarczy (AG)
1) Sprawy administracyjne i gospodarcze
a. prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,
b. utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,
c. utrzymywanie w należytym stanie technicznym urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków archiwalnych,
d. prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,
b. utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,
e. prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,
f. przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,
g. prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną, (przygotowanie dokumentacji technicznej, kosztorysowej)
h. opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących,
i. organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,
j. przygotowywanie umów i organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,
k. obsługa dokumentacyjna i realizacja zamówień, zgodnie z prawem zamówień publicznych,
l. usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,
m. organizowanie wykonawstwa przeglądów, konserwacji i badań technicznych instalacji w budynkach Archiwum,
n. administrowanie siecią komputerową,
o. nadzór nad sprzętem komputerowym i pomoc informatyczna dla komórek organizacyjnych
p. sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności działu.
2) Zaopatrzenie
a. analiza rynku dostawców urządzeń, materiałów i usług biurowych na potrzeby realizowanych zakupów,
b. realizacja zakupów inwestycyjnych i bieżących urządzeń i sprzętu
c. realizacja zakupów przedmiotów nietrwałych i materiałów dla potrzeb komórek organizacyjnych
d. organizacja dostaw urządzeń i materiałów.
3) Sprawy kadrowe
a. prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
b. sporządzanie sprawozdań i statystyki pracowniczej,
c. realizowanie procedury naboru pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
d. wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,
e. wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,
e. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem pracowników,
f. załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,
g. wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,
h. załatwianie spraw z zakresu dyscypliny pracy, prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,
i. załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,
j. obsługa środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
k. organizacja i koordynacja staży i praktyk organizowanych w Archiwum.
4) Bezpieczeństwo i higiena pracy
a. kontrola warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
b. sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,
c. prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,
d. ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,
e. udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,
f. udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,
g. zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.
5) Ochrona przeciwpożarowa
a. sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,
b. sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń p.poż., instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,
c. przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,- instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów, - prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.
6) Obsługa sekretarsko-kancelaryjna (Sekretariat/Kancelaria)
a. przyjmowanie korespondencji Archiwum i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,
b. przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,
c. obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,
d. rejestrowanie spraw w spisach spraw (jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy), a także gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych przez Archiwum lub w zakresie wyznaczonym przez dyrektora,
e. przygotowywanie korespondencji do wysłania i jej ekspedycja,
f. prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,
g. obsługa centrali telefonicznej, faksu i poczty elektronicznej,
h. przejmowanie interesantów i upotrzeby - kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,
i. prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
j. przechowywanie korespondencji załatwianej bezpośrednio przez dyrektora,
k. rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,
l. pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,
m. prowadzenie archiwum zakładowego, zgodnie z instrukcją archiwalną,
n. obsługa uroczystości i gości.
7) Sprawy obronne i ochrona informacji niejawnych
a. realizacja zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,
b. przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,
c. opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,
d. realizowanie prac reklamacyjnych od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny w odniesieniu do pracowników Archiwum,
e. wykonywanie zadań obrony cywilnej,
f. organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych struktur obronnych Archiwum,
g. wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego Archiwum
h. wykonywanie czynności w zakresie pełnomocnika do spraw informacji niejawnych,
i. prowadzenie obsługi kancelaryjnej pism zawierających informację niejawną (ewidencja i obieg pism),
j. zabezpieczenie dokumentacji niejawnej.
6. Dział Finansowo – Księgowy (FK)
1) opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,
2) sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,
3) prowadzenie spraw finansowych określanymi odrębnymi przepisami,
4) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,
5) współdziałanie z dyrektorem Archiwum w zakresie realizacji działalności finansowej Archiwum,
6) prowadzenie sprawozdawczości GUS,
7) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,
8) sporządzanie list wypłat, obliczanie podatku dochodowego oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,
9) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności bezgotówkowych, wynikających z odrębnych przepisów,- obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,
10) prowadzenia rozliczeń z ZUS i urzędami skarbowymi,
11) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,
12) prowadzenie obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
13) prowadzenie sprawozdawczości GUS,
7) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,
8) sporządzanie list wypłat, obliczanie podatku dochodowego oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,
9) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności bezgotówkowych, wynikających z odrębnych przepisów,-
10) prowadzenia rozliczeń z ZUS i urzędami skarbowymi,
11) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,
12) prowadzenie obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
13) oraz wykonywanie innych obowiązków wynikających z obowiązującego prawa, w szczególności przepisów dotyczących finansów publicznych i rachunkowości.
7. Samodzielne stanowisko ds. przechowalnictwa (PD)
1) prowadzenie działalności usługowej polegającej na przechowywaniu, kopiowaniu i konserwacji dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo – płacowej,
2) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,
3) prowadzenie ewidencji dokumentacji pracodawców przejętej od zlikwidowanych przedsiębiorców,
4) wydawanie odpisów i kopii z przechowywanej dokumentacji,
5) udostępnianie dokumentacji upoważnionym osobom i organom,
6) współpraca z Archiwum Państwowym Dokumentacji Osobowej i Płacowej oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przekazywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniem sądów rejestrowych,
8. Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku (OS)
1) Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku, obejmującego obszar działania określony w § 6 mniejszego Regulaminu, należą wszystkie zadania (możliwe do realizacji w jego warunkach) wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum.
2) Do zakresu działania Kierownika Oddziału w Sanoku należą sprawy określone w przydziale czynności oraz sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia.
Przepisy końcowe
§ 14
1. Zasady i tryb działania organów kolegialnych określają:
1) Decyzja Nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 8 lutego 2006 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz określenia zakresu i trybu ich działania
o ochronie informacji niejawnych(Dz.U. 2010, Nr 182, poz. 1228).
| publishfrom | puste | 2018-12-07 00:00:00 | _active | puste | 1 | tags | puste | regulamin organizacyjny | slug | puste | regulamin-organizacyjny-archiwum-panstwowego-w-rzeszowie |
|
2 |
2018-12-07 13:38:34 |
JaCy10957 JaCy10957 |
Pole category_id zmieniło wartość z '123' na '118' |
Podgląd
Zamknij
Pole | Przed | Po |
---|
category_id | 123 | 118 |
|
3 |
2018-12-18 13:29:42 |
JaCy10957 JaCy10957 |
Pole publishfrom zmieniło wartość z '2018-12-07 00:00:00' na '2018-10-09 00:00:00' |
Podgląd
Zamknij
Pole | Przed | Po |
---|
publishfrom | 2018-12-07 00:00:00 | 2018-10-09 00:00:00 |
|
4 |
2018-12-31 11:18:27 |
JaCy10957 JaCy10957 |
Pole full zmieniło wartość z '<p> </p> <p align="center"> <strong>Zakres Regulaminu</strong></p> <p align="center"> <strong>§ 1</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Do zakresu działania i zadań Archiwum Państwowego w Rzeszowie należą sprawy określone w:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) <a href="http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/D2011123069801.pdf">ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach</a>z dnia 14 lipca 1983 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) statucie nadanym Archiwum decyzją nr 47 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie likwidacji Oddziału w Skołyszynie Archiwum Państwowego w Rzeszowie oraz w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Rzeszowie, zwanym dalej Statutem,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) innych aktach prawnych dotyczących działalności archiwalnej.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Ramową organizację Archiwum Państwowego w Rzeszowie określa Statut.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Do pracowników Archiwum Państwowego Rzeszowie stosuje się przepisy:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.);</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 86, poz. 953, z późn. zm.);</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.).</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 2</strong></p> <p> Regulamin określa:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ogólne zasady pracy Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) zakresy działania komórek organizacyjnych.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 3</strong></p> <p> Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) Archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Rzeszowie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne i stanowiska wymienione w § 5 Statutu Archiwum.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Organizacja i zasady funkcjonowania Archiwum</strong></p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 4</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Pracą Archiwum kieruje Dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. W czasie nieobecności dyrektora Archiwum zastępuje Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Do zadań dyrektora należy w szczególności:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) reprezentowanie Archiwum wobec zewnętrznych instytucji i osób fizycznych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) organizowanie i koordynowanie prac w Archiwum w tym zatwierdzanie planów pracy i sprawozdań z działalności Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) wydawanie normatywów wewnętrznych regulujących sposoby realizacji zadań statutowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2008 r., Nr 227, poz. 1505 z późn. zm.),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) zarządzanie zasobami ludzkimi Archiwum ,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) nadzorowanie działalności komórek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) przewodniczenie Komisji Metodycznej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) podejmowanie decyzji związanych z dochodami i wydatkami budżetowymi oraz dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) składanie oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych oraz podejmowanie zobowiązań finansowych w zakresie posiadanych pełnomocnictw,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) podejmowanie decyzji w sprawach udostępniania materiałów archiwalnych i kwerend, w tym wydawanie zezwoleń na wcześniejsze udostępnianie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) organizowanie procesu tworzenia kopii zabezpieczających i użytkowych zasobu,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) ustalanie jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, innych niż obejmujące swoją działalność obszar całego państwa,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) wydawanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 14) nadzorowanie wykonywania kontroli archiwalnych przez Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 15) wydawanie postanowień w toku postępowania administracyjnego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 16) współdziałanie z organizacjami związkowymi działającymi na terenie Archiwum w zakresie określonym przez przepisy prawa,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 17) zapewnianie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny, bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz ochrony danych osobowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 18) udzielanie pełnomocnictw pracownikom Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 19) informowanie na bieżąco podległych pracowników o decyzjach, instrukcjach i innych materiałach otrzymywanych z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 20) wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania Archiwum. - kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają przed dyrektorem Archiwum za wykonanie powierzonych im zadań.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 5</strong></p> <p align="left" style="margin-left:18.0pt;"> 1. W skład struktury organizacyjnej Archiwum wchodzą:</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 1) Dyrektor Archiwum (symbol DA)</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 2) Oddział I – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (symbol NZ);</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) Oddział II – gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (symbol GO), w skład którego wchodzi:</p> <p align="left" style="margin-left:54.0pt;"> a) Magazyn główny,</p> <p align="left" style="margin-left:54.0pt;"> b) Pracownia konserwacji,</p> <p align="left" style="margin-left:54.0pt;"> c) Pracownia reprograficzna;</p> <p align="left" style="margin-left:117.0pt;"> 4) Oddział III – informacji i udostępniania (symbol IU), w skład którego wchodzi:</p> <p align="left" style="margin-left:117.0pt;"> a) Pracownia naukowa,</p> <p align="left" style="margin-left:117.0pt;"> b) Biblioteka naukowa.</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 5) Ośrodek Badań Historii Żydów (symbol OZ);</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 6) Dział Administracyjno-Gospodarczy (symbol AG);</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 7) Dział Finansowo-Księgowy (symbol FK);</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 8) Samodzielne stanowisko ds. przechowalnictwa (symbol PD).</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział zamiejscowy w Sanoku noszący nazwę „Archiwum Państwowe w Rzeszowie, Oddział w Sanoku” (symbol OS).</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Do wykonywaniu zadań związanych z ochroną informacji niejawnych dyrektor Archiwum powołuje podległego mu pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Schemat graficzny struktury organizacyjnej znajduje się w załączniku do Regulaminu.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 6</strong></p> <p> W Archiwum działają następujące zespoły kolegialne</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Kolegium Dyrektora Archiwum Państwowego w Rzeszowie (symbol KD),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Komisja Metodyczna (symbol KM),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (symbol KO),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Zespół Zakupu Materiałów Archiwalnych (symbol ZZ).</p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 7</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Zasięgiem działania Archiwum jest:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów i Krosno,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, brzozowskiego, jasielskiego, krośnieńskiego,leskiego, leżajskiego, łańcuckiego, ropczycko-sędziszowskiego, sanockiego i strzyżowskiego,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c) gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów i Dzikowiec powiatu kolbuszowskiego,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d) miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy powiatu mieleckiego,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e) gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Terytorialny zasięg działania centrali Archiwum:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów, Krosno</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: jasielskiego, krośnieńskiego, leżajskiego, łańcuckiego, ropczycko-sędziszowskiego i strzyżowskiego,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c) gminy: Brzozów i Domaradz powiatu brzozowskiego</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d) gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów i Dzikowiec powiatu kolbuszowskiego,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e) miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy powiatu mieleckiego</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f) gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Terytorialny zasięg działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, leskiego i sanockiego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) Times New Roman gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Terytorialny zasięg działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1)<span face="Arial">"> </span>wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, leskiego i sanockiego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) gminy: Dydnia, Haczów, Jasienica Rosielna i Nozdrzec powiatu brzozowskiego,</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 8</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum i Oddziałów zamiejscowych Archiwum kierują ich kierownicy.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Pracą głównego księgowego kieruje dyrektor Archiwum.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Zakresy czynności kierowników i głównego księgowego ustala dyrektor Archiwum.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Zakresy czynności pracowników ustala dyrektor Archiwum w oparciu o projekty przedstawione przez kierowników oddziałów/działów.</p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 9</strong></p> <p> Komórki organizacyjne Archiwum – oddziały, działy i samodzielne stanowiska pracy -realizują zadania wynikające z Ustawy, aktów wykonawczych do Ustawy, Statutu oraz innych przepisów obowiązujących w zakresie dotyczącym działalności Archiwum, w szczególności zaś:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1. kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2. rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3. przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4. wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5. przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 10</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> Kierownik komórki organizacyjnej kieruje i odpowiada za całokształt jej działalności, a w szczególności:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) organizuje pracę komórki organizacyjnej i zapewnia warunki umożliwiające realizację zadań,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) opracowuje projekty planu i sprawozdania z działalności,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) przedkłada dyrektorowi projekty decyzji i ustaleń wchodzących do zakresu działania komórki organizacyjnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) inicjuje przedsięwzięcia w zakresie usprawnienia organizacji i funkcjonowania kierowanej komórki organizacyjnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) sprawuje merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontroluje prawidłowe wykonanie jej zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) występuje z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) informuje podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) realizuje zadania określone w indywidualnym zakresie czynności,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) opracowuje zakresy czynności dla podległych pracowników,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) organizuje współpracę merytoryczną z innymi wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p align="center"> <strong>§ 12</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Projekty pism, decyzji i innych dokumentów, przedkładanych dyrektorowi do podpisu, są parafowane przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe podpisują: dyrektor Archiwum Państwowe w Rzeszowie i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 13</strong></p> <p> Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu i właściwego wykonywania zadań Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) dbałości o mienie Archiwum, porządek i estetykę w miejscu pracy.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Zakres czynności komórek organizacyjnych </strong></p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 14</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>1) </strong><strong>Oddział I - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (NZ)</strong><strong>;</strong></p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) przygotowywanie decyzji w sprawie tworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) wnioskowanie do dyrektora Archiwum w sprawach objęcia lub wyłączenia spod nadzoru archiwalnego państwowych jednostek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) prowadzenie ewidencji państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) prowadzenie dokumentacji (teczek) nadzorowanych jednostek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) inicjowanie, opiniowanie i rozpatrywanie wniosków o zatwierdzenie lub uzgodnienie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych przesyłanych do Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) przeprowadzanie kontroli archiwów zakładowych i lustracji, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli i lustracji, przygotowywanie projektów zaleceń pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości ich wykonania,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) nadzorowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum oraz we współpracy z Oddziałem II uzgadnianie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) przygotowywanie i opiniowanie projektów umów użyczenia (na czasowe przechowywanie) materiałów archiwalnych (należących do Archiwum) urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) sprawowanie nadzoru w zakresie kontroli archiwów zakładowych wykonywanych przez Oddział w Sanoku</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 14) udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>2. </strong><strong>Oddział II - gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (GO)</strong></p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) przejmowanie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) prowadzenie magazynu akt zgodnie z obowiązującymi wymogami,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) prowadzenie ewidencji zbiorczej zasobu Archiwum (łącznie z zasobem Oddziałów zamiejscowych): księgi nabytków i ubytków, spisu zespołów (baza danych SEZAM) i kartoteki zbiorczej, drugiego egzemplarza spisów zdawczo-odbiorczych, inwentarzy skarbowych zespołów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) dostarczanie materiałów do korzystania w pracowni naukowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowania zasobu Archiwum, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych i wyższego rzędu,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi w archiwum państwowym,12)opiniowanie projektów w zakresie rozmieszczania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13)utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 14)współdziałanie w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczania zasobu w magazynach archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 15)przedkładanie komisji metodycznej Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 16)organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych i stała współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 17)badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 18)nadzorowanie materiałów archiwalnych w zakresie zagwarantowania stałych i optymalnych warunków przechowywania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 19)zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 20)opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 21)wykonywanie kopii zabezpieczających i użytkowych materiałów archiwalnych (mikrofilmowanie, digitalizacja),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 22)sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 23)udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>3. </strong><strong>Oddział III - informacji i udostępniania (IU)</strong></p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) prowadzenie rejestru udostępniania archiwaliów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) prowadzenie rejestru użytkowników Pracowni Naukowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) przyjmowanie zamówień od użytkowników i ich realizacja we współpracy z magazynem akt,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) udostępnianie materiałów archiwalnych w pracowni naukowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami (regulaminami),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) wykonywanie kopii na potrzeby użytkowników,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) nadzór nad samodzielnym kopiowaniem materiałów archiwalnych własnym sprzętem użytkownika,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) wypożyczanie materiałów archiwalnych na żądanie organów wymiaru sprawiedliwości i kontrola ich terminowego zwrotu,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych i przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) przygotowanie informatorów o materiałach archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) prowadzenie ewidencji mikrofilmów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru Biblioteki Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 14) prowadzenie działalności popularyzatorskiej i edukacyjnej (organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych, prowadzenie zajęć archiwalnych i historycznych dla młodzieży szkolnej, przyjmowanie wycieczek młodzieży, studentów i przedstawicieli innych środowisk społecznych),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 15) współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami genealogicznymi, regionalnymi i in.,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 16) prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 17) programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (tworzenie i wypełnianie baz danych),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 18) prowadzenie strony internetowej Archiwum</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 19) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii i praktyki informacyjnej w Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 20) wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 21) sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 22) udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>4. </strong><strong>Ośrodek Badań Historii Żydów (OZ)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) rejestrowanie ze zbiorów archiwalnych wszelkich materiałów o tematyce żydowskiej dotyczących Polski południowo-wschodniej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) zbieranie informacji o judaikach w zbiorach muzeów, bibliotek i placówek naukowo-badawczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) sporządzanie pomocy informacyjnych dotyczących problematyki żydowskiej w zasobie Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) współpraca z placówkami naukowymi zajmującymi się problematyką żydowską,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) prowadzenie badań naukowych nad dziejami Żydów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) popularyzowanie problematyki żydowskiej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) wykonywanie kwerend genealogicznych i własnościowych dotyczących ludności żydowskiej z kraju i zagranicy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) wykonywanie prac redakcyjnych i wydawniczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie czynności realizowanych przez Ośrodek.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>5. </strong><strong>Dział Administracyjno-Gospodarczy (AG)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) Sprawy administracyjne i gospodarcze</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a. prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c. utrzymywanie w należytym stanie technicznym urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków archiwalnych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d. prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e. prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f. przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> g. prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną, (przygotowanie dokumentacji technicznej, kosztorysowej)</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> h. opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> i. organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> j. przygotowywanie umów i organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> k. obsługa dokumentacyjna i realizacja zamówień, zgodnie z prawem zamówień publicznych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> l. usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> m. organizowanie wykonawstwa przeglądów, konserwacji i badań technicznych instalacji w budynkach Archiwum,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> n. administrowanie siecią komputerową,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> o. nadzór nad sprzętem komputerowym i pomoc informatyczna dla komórek organizacyjnych</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> p. sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności działu.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) Zaopatrzenie</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a. analiza rynku dostawców urządzeń, materiałów i usług biurowych na potrzeby realizowanych zakupów,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. realizacja zakupów inwestycyjnych i bieżących urządzeń i sprzętu</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c. realizacja zakupów przedmiotów nietrwałych i materiałów dla potrzeb komórek organizacyjnych</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d. organizacja dostaw urządzeń i materiałów.</p> <p> </p> <p style="margin-left:144.0pt;"> 3) Sprawy kadrowe</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a. prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. sporządzanie sprawozdań i statystyki pracowniczej,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c. realizowanie procedury naboru pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d. wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e. wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem pracowników, </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f. załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> g. wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> h. załatwianie spraw z zakresu dyscypliny pracy, prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> i. załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> j. obsługa środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> k. organizacja i koordynacja staży i praktyk organizowanych w Archiwum.</p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) Bezpieczeństwo i higiena pracy</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a. kontrola warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c. prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d. ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e. udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f. udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> g. zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.</p> <p> </p> <p style="margin-left:216.0pt;"> 5) Ochrona przeciwpożarowa</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a. sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń p.poż., instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c. przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,- instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów, - prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) Obsługa sekretarsko-kancelaryjna (Sekretariat/Kancelaria)</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a. przyjmowanie korespondencji Archiwum i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c. obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d. rejestrowanie spraw w spisach spraw (jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy), a także gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych przez Archiwum lub w zakresie wyznaczonym przez dyrektora,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e. przygotowywanie korespondencji do wysłania i jej ekspedycja,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f. prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> g. obsługa centrali telefonicznej, faksu i poczty elektronicznej,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> h. przejmowanie interesantów i upotrzeby - kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> i. prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> j. przechowywanie korespondencji załatwianej bezpośrednio przez dyrektora,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> k. rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> l. pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> m. prowadzenie archiwum zakładowego, zgodnie z instrukcją archiwalną,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> n. obsługa uroczystości i gości.</p> <p> </p> <p style="margin-left:117.0pt;"> 7) Sprawy obronne i ochrona informacji niejawnych</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a. realizacja zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c. opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d. realizowanie prac reklamacyjnych od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny w odniesieniu do pracowników Archiwum,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e. wykonywanie zadań obrony cywilnej,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f. organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych struktur obronnych Archiwum,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> g. wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego Archiwum</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> h. wykonywanie czynności w zakresie pełnomocnika do spraw informacji niejawnych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> i. prowadzenie obsługi kancelaryjnej pism zawierających informację niejawną (ewidencja i obieg pism),</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> j. zabezpieczenie dokumentacji niejawnej.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>6. </strong><strong>Dział Finansowo – Księgowy (FK)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) prowadzenie spraw finansowych określanymi odrębnymi przepisami,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) współdziałanie z dyrektorem Archiwum w zakresie realizacji działalności finansowej Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) prowadzenie sprawozdawczości GUS,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) sporządzanie list wypłat, obliczanie podatku dochodowego oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności bezgotówkowych, wynikających z odrębnych przepisów,- obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) prowadzenia rozliczeń z ZUS i urzędami skarbowymi,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) prowadzenie obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) prowadzenie sprawozdawczości GUS,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) sporządzanie list wypłat, obliczanie podatku dochodowego oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności bezgotówkowych, wynikających z odrębnych przepisów,- </p> <p> 10) prowadzenia rozliczeń z ZUS i urzędami skarbowymi,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) prowadzenie obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) oraz wykonywanie innych obowiązków wynikających z obowiązującego prawa, w szczególności przepisów dotyczących finansów publicznych i rachunkowości.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>7. </strong><strong>Samodzielne stanowisko ds. przechowalnictwa (PD)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) prowadzenie działalności usługowej polegającej na przechowywaniu, kopiowaniu i konserwacji dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo – płacowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) prowadzenie ewidencji dokumentacji pracodawców przejętej od zlikwidowanych przedsiębiorców,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) wydawanie odpisów i kopii z przechowywanej dokumentacji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) udostępnianie dokumentacji upoważnionym osobom i organom,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) współpraca z Archiwum Państwowym Dokumentacji Osobowej i Płacowej oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przekazywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniem sądów rejestrowych,</p> <p align="center"> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>8. </strong><strong>Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku (OS)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku, obejmującego obszar działania określony w § 6 mniejszego Regulaminu, należą wszystkie zadania (możliwe do realizacji w jego warunkach) wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) Do zakresu działania Kierownika Oddziału w Sanoku należą sprawy określone w przydziale czynności oraz sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Przepisy końcowe</strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 14</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Zasady i tryb działania organów kolegialnych określają:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) Decyzja Nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 8 lutego 2006 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz określenia zakresu i trybu ich działania</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> o ochronie informacji niejawnych<strong>(</strong>Dz.U. 2010, Nr 182, poz. 1228).</p> ' na '<p> </p> <p align="center"> <strong>Zakres Regulaminu</strong></p> <p align="center"> <strong>§ 1</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Do zakresu działania i zadań Archiwum Państwowego w Rzeszowie należą sprawy określone w:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) <a href="http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/D2011123069801.pdf">ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach</a> z dnia 14 lipca 1983 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) statucie nadanym Archiwum decyzją nr 47 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie likwidacji Oddziału w Skołyszynie Archiwum Państwowego w Rzeszowie oraz w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Rzeszowie, zwanym dalej Statutem,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) innych aktach prawnych dotyczących działalności archiwalnej.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Ramową organizację Archiwum Państwowego w Rzeszowie określa Statut.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Do pracowników Archiwum Państwowego Rzeszowie stosuje się przepisy:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.);</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 86, poz. 953, z późn. zm.);</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.).</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 2</strong></p> <p> Regulamin określa:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ogólne zasady pracy Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) zakresy działania komórek organizacyjnych.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 3</strong></p> <p> Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) Archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Rzeszowie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne i stanowiska wymienione w § 5 Statutu Archiwum.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Organizacja i zasady funkcjonowania Archiwum</strong></p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 4</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Pracą Archiwum kieruje Dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. W czasie nieobecności dyrektora Archiwum zastępuje Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Do zadań dyrektora należy w szczególności:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) reprezentowanie Archiwum wobec zewnętrznych instytucji i osób fizycznych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) organizowanie i koordynowanie prac w Archiwum w tym zatwierdzanie planów pracy i sprawozdań z działalności Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) wydawanie normatywów wewnętrznych regulujących sposoby realizacji zadań statutowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2008 r., Nr 227, poz. 1505 z późn. zm.),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) zarządzanie zasobami ludzkimi Archiwum ,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) nadzorowanie działalności komórek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) przewodniczenie Komisji Metodycznej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) podejmowanie decyzji związanych z dochodami i wydatkami budżetowymi oraz dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) składanie oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych oraz podejmowanie zobowiązań finansowych w zakresie posiadanych pełnomocnictw,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) podejmowanie decyzji w sprawach udostępniania materiałów archiwalnych i kwerend, w tym wydawanie zezwoleń na wcześniejsze udostępnianie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) organizowanie procesu tworzenia kopii zabezpieczających i użytkowych zasobu,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) ustalanie jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, innych niż obejmujące swoją działalność obszar całego państwa,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) wydawanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 14) nadzorowanie wykonywania kontroli archiwalnych przez Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 15) wydawanie postanowień w toku postępowania administracyjnego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 16) współdziałanie z organizacjami związkowymi działającymi na terenie Archiwum w zakresie określonym przez przepisy prawa,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 17) zapewnianie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny, bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz ochrony danych osobowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 18) udzielanie pełnomocnictw pracownikom Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 19) informowanie na bieżąco podległych pracowników o decyzjach, instrukcjach i innych materiałach otrzymywanych z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 20) wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania Archiwum. - kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają przed dyrektorem Archiwum za wykonanie powierzonych im zadań.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 5</strong></p> <p align="left" style="margin-left:18.0pt;"> 1. W skład struktury organizacyjnej Archiwum wchodzą:</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 1) Dyrektor Archiwum (symbol DA)</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 2) Oddział I – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (symbol NZ);</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) Oddział II – gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (symbol GO), w skład którego wchodzi:</p> <p align="left" style="margin-left:54.0pt;"> a) Magazyn główny,</p> <p align="left" style="margin-left:54.0pt;"> b) Pracownia konserwacji,</p> <p align="left" style="margin-left:54.0pt;"> c) Pracownia reprograficzna;</p> <p align="left" style="margin-left:117.0pt;"> 4) Oddział III – informacji i udostępniania (symbol IU), w skład którego wchodzi:</p> <p align="left" style="margin-left:117.0pt;"> a) Pracownia naukowa,</p> <p align="left" style="margin-left:117.0pt;"> b) Biblioteka naukowa.</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 5) Ośrodek Badań Historii Żydów (symbol OZ);</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 6) Dział Administracyjno-Gospodarczy (symbol AG);</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 7) Dział Finansowo-Księgowy (symbol FK);</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 8) Samodzielne stanowisko ds. przechowalnictwa (symbol PD).</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział zamiejscowy w Sanoku noszący nazwę „Archiwum Państwowe w Rzeszowie, Oddział w Sanoku” (symbol OS).</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Do wykonywaniu zadań związanych z ochroną informacji niejawnych dyrektor Archiwum powołuje podległego mu pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Schemat graficzny struktury organizacyjnej znajduje się w załączniku do Regulaminu.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 6</strong></p> <p> W Archiwum działają następujące zespoły kolegialne</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Kolegium Dyrektora Archiwum Państwowego w Rzeszowie (symbol KD),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Komisja Metodyczna (symbol KM),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (symbol KO),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Zespół Zakupu Materiałów Archiwalnych (symbol ZZ).</p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 7</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Zasięgiem działania Archiwum jest:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów i Krosno,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, brzozowskiego, jasielskiego, krośnieńskiego,leskiego, leżajskiego, łańcuckiego, ropczycko-sędziszowskiego, sanockiego i strzyżowskiego,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c) gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów i Dzikowiec powiatu kolbuszowskiego,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d) miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy powiatu mieleckiego,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e) gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Terytorialny zasięg działania centrali Archiwum:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów, Krosno</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: jasielskiego, krośnieńskiego, leżajskiego, łańcuckiego, ropczycko-sędziszowskiego i strzyżowskiego,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c) gminy: Brzozów i Domaradz powiatu brzozowskiego</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d) gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów i Dzikowiec powiatu kolbuszowskiego,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e) miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy powiatu mieleckiego</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f) gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Terytorialny zasięg działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, leskiego i sanockiego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) Times New Roman gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Terytorialny zasięg działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1)<span face="Arial">"> </span>wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, leskiego i sanockiego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) gminy: Dydnia, Haczów, Jasienica Rosielna i Nozdrzec powiatu brzozowskiego,</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 8</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum i Oddziałów zamiejscowych Archiwum kierują ich kierownicy.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Pracą głównego księgowego kieruje dyrektor Archiwum.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Zakresy czynności kierowników i głównego księgowego ustala dyrektor Archiwum.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Zakresy czynności pracowników ustala dyrektor Archiwum w oparciu o projekty przedstawione przez kierowników oddziałów/działów.</p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 9</strong></p> <p> Komórki organizacyjne Archiwum – oddziały, działy i samodzielne stanowiska pracy -realizują zadania wynikające z Ustawy, aktów wykonawczych do Ustawy, Statutu oraz innych przepisów obowiązujących w zakresie dotyczącym działalności Archiwum, w szczególności zaś:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1. kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2. rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3. przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4. wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5. przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 10</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> Kierownik komórki organizacyjnej kieruje i odpowiada za całokształt jej działalności, a w szczególności:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) organizuje pracę komórki organizacyjnej i zapewnia warunki umożliwiające realizację zadań,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) opracowuje projekty planu i sprawozdania z działalności,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) przedkłada dyrektorowi projekty decyzji i ustaleń wchodzących do zakresu działania komórki organizacyjnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) inicjuje przedsięwzięcia w zakresie usprawnienia organizacji i funkcjonowania kierowanej komórki organizacyjnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) sprawuje merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontroluje prawidłowe wykonanie jej zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) występuje z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) informuje podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) realizuje zadania określone w indywidualnym zakresie czynności,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) opracowuje zakresy czynności dla podległych pracowników,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) organizuje współpracę merytoryczną z innymi wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p align="center"> <strong>§ 12</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Projekty pism, decyzji i innych dokumentów, przedkładanych dyrektorowi do podpisu, są parafowane przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe podpisują: dyrektor Archiwum Państwowe w Rzeszowie i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 13</strong></p> <p> Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu i właściwego wykonywania zadań Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) dbałości o mienie Archiwum, porządek i estetykę w miejscu pracy.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Zakres czynności komórek organizacyjnych </strong></p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 14</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>1) </strong><strong>Oddział I - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (NZ)</strong><strong>;</strong></p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) przygotowywanie decyzji w sprawie tworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) wnioskowanie do dyrektora Archiwum w sprawach objęcia lub wyłączenia spod nadzoru archiwalnego państwowych jednostek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) prowadzenie ewidencji państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) prowadzenie dokumentacji (teczek) nadzorowanych jednostek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) inicjowanie, opiniowanie i rozpatrywanie wniosków o zatwierdzenie lub uzgodnienie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych przesyłanych do Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) przeprowadzanie kontroli archiwów zakładowych i lustracji, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli i lustracji, przygotowywanie projektów zaleceń pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości ich wykonania,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) nadzorowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum oraz we współpracy z Oddziałem II uzgadnianie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) przygotowywanie i opiniowanie projektów umów użyczenia (na czasowe przechowywanie) materiałów archiwalnych (należących do Archiwum) urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) sprawowanie nadzoru w zakresie kontroli archiwów zakładowych wykonywanych przez Oddział w Sanoku</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 14) udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>2. </strong><strong>Oddział II - gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (GO)</strong></p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) przejmowanie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) prowadzenie magazynu akt zgodnie z obowiązującymi wymogami,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) prowadzenie ewidencji zbiorczej zasobu Archiwum (łącznie z zasobem Oddziałów zamiejscowych): księgi nabytków i ubytków, spisu zespołów (baza danych SEZAM) i kartoteki zbiorczej, drugiego egzemplarza spisów zdawczo-odbiorczych, inwentarzy skarbowych zespołów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) dostarczanie materiałów do korzystania w pracowni naukowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowania zasobu Archiwum, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych i wyższego rzędu,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi w archiwum państwowym,12)opiniowanie projektów w zakresie rozmieszczania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13)utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 14)współdziałanie w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczania zasobu w magazynach archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 15)przedkładanie komisji metodycznej Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 16)organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych i stała współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 17)badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 18)nadzorowanie materiałów archiwalnych w zakresie zagwarantowania stałych i optymalnych warunków przechowywania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 19)zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 20)opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 21)wykonywanie kopii zabezpieczających i użytkowych materiałów archiwalnych (mikrofilmowanie, digitalizacja),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 22)sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 23)udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>3. </strong><strong>Oddział III - informacji i udostępniania (IU)</strong></p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) prowadzenie rejestru udostępniania archiwaliów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) prowadzenie rejestru użytkowników Pracowni Naukowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) przyjmowanie zamówień od użytkowników i ich realizacja we współpracy z magazynem akt,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) udostępnianie materiałów archiwalnych w pracowni naukowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami (regulaminami),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) wykonywanie kopii na potrzeby użytkowników,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) nadzór nad samodzielnym kopiowaniem materiałów archiwalnych własnym sprzętem użytkownika,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) wypożyczanie materiałów archiwalnych na żądanie organów wymiaru sprawiedliwości i kontrola ich terminowego zwrotu,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych i przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) przygotowanie informatorów o materiałach archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) prowadzenie ewidencji mikrofilmów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru Biblioteki Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 14) prowadzenie działalności popularyzatorskiej i edukacyjnej (organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych, prowadzenie zajęć archiwalnych i historycznych dla młodzieży szkolnej, przyjmowanie wycieczek młodzieży, studentów i przedstawicieli innych środowisk społecznych),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 15) współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami genealogicznymi, regionalnymi i in.,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 16) prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 17) programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (tworzenie i wypełnianie baz danych),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 18) prowadzenie strony internetowej Archiwum</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 19) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii i praktyki informacyjnej w Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 20) wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 21) sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 22) udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>4. </strong><strong>Ośrodek Badań Historii Żydów (OZ)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) rejestrowanie ze zbiorów archiwalnych wszelkich materiałów o tematyce żydowskiej dotyczących Polski południowo-wschodniej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) zbieranie informacji o judaikach w zbiorach muzeów, bibliotek i placówek naukowo-badawczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) sporządzanie pomocy informacyjnych dotyczących problematyki żydowskiej w zasobie Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) współpraca z placówkami naukowymi zajmującymi się problematyką żydowską,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) prowadzenie badań naukowych nad dziejami Żydów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) popularyzowanie problematyki żydowskiej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) wykonywanie kwerend genealogicznych i własnościowych dotyczących ludności żydowskiej z kraju i zagranicy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) wykonywanie prac redakcyjnych i wydawniczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie czynności realizowanych przez Ośrodek.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>5. </strong><strong>Dział Administracyjno-Gospodarczy (AG)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) Sprawy administracyjne i gospodarcze</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a. prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c. utrzymywanie w należytym stanie technicznym urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków archiwalnych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d. prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e. prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f. przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> g. prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną, (przygotowanie dokumentacji technicznej, kosztorysowej)</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> h. opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> i. organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> j. przygotowywanie umów i organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> k. obsługa dokumentacyjna i realizacja zamówień, zgodnie z prawem zamówień publicznych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> l. usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> m. organizowanie wykonawstwa przeglądów, konserwacji i badań technicznych instalacji w budynkach Archiwum,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> n. administrowanie siecią komputerową,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> o. nadzór nad sprzętem komputerowym i pomoc informatyczna dla komórek organizacyjnych</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> p. sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności działu.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) Zaopatrzenie</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a. analiza rynku dostawców urządzeń, materiałów i usług biurowych na potrzeby realizowanych zakupów,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. realizacja zakupów inwestycyjnych i bieżących urządzeń i sprzętu</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c. realizacja zakupów przedmiotów nietrwałych i materiałów dla potrzeb komórek organizacyjnych</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d. organizacja dostaw urządzeń i materiałów.</p> <p> </p> <p style="margin-left:144.0pt;"> 3) Sprawy kadrowe</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a. prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. sporządzanie sprawozdań i statystyki pracowniczej,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c. realizowanie procedury naboru pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d. wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e. wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem pracowników, </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f. załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> g. wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> h. załatwianie spraw z zakresu dyscypliny pracy, prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> i. załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> j. obsługa środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> k. organizacja i koordynacja staży i praktyk organizowanych w Archiwum.</p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) Bezpieczeństwo i higiena pracy</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a. kontrola warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c. prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d. ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e. udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f. udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> g. zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.</p> <p> </p> <p style="margin-left:216.0pt;"> 5) Ochrona przeciwpożarowa</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a. sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń p.poż., instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c. przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,- instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów, - prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) Obsługa sekretarsko-kancelaryjna (Sekretariat/Kancelaria)</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a. przyjmowanie korespondencji Archiwum i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c. obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d. rejestrowanie spraw w spisach spraw (jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy), a także gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych przez Archiwum lub w zakresie wyznaczonym przez dyrektora,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e. przygotowywanie korespondencji do wysłania i jej ekspedycja,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f. prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> g. obsługa centrali telefonicznej, faksu i poczty elektronicznej,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> h. przejmowanie interesantów i upotrzeby - kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> i. prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> j. przechowywanie korespondencji załatwianej bezpośrednio przez dyrektora,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> k. rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> l. pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> m. prowadzenie archiwum zakładowego, zgodnie z instrukcją archiwalną,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> n. obsługa uroczystości i gości.</p> <p> </p> <p style="margin-left:117.0pt;"> 7) Sprawy obronne i ochrona informacji niejawnych</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a. realizacja zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c. opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d. realizowanie prac reklamacyjnych od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny w odniesieniu do pracowników Archiwum,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e. wykonywanie zadań obrony cywilnej,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f. organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych struktur obronnych Archiwum,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> g. wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego Archiwum</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> h. wykonywanie czynności w zakresie pełnomocnika do spraw informacji niejawnych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> i. prowadzenie obsługi kancelaryjnej pism zawierających informację niejawną (ewidencja i obieg pism),</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> j. zabezpieczenie dokumentacji niejawnej.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>6. </strong><strong>Dział Finansowo – Księgowy (FK)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) prowadzenie spraw finansowych określanymi odrębnymi przepisami,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) współdziałanie z dyrektorem Archiwum w zakresie realizacji działalności finansowej Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) prowadzenie sprawozdawczości GUS,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) sporządzanie list wypłat, obliczanie podatku dochodowego oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności bezgotówkowych, wynikających z odrębnych przepisów,- obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) prowadzenia rozliczeń z ZUS i urzędami skarbowymi,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) prowadzenie obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) prowadzenie sprawozdawczości GUS,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) sporządzanie list wypłat, obliczanie podatku dochodowego oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności bezgotówkowych, wynikających z odrębnych przepisów,- </p> <p> 10) prowadzenia rozliczeń z ZUS i urzędami skarbowymi,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) prowadzenie obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) oraz wykonywanie innych obowiązków wynikających z obowiązującego prawa, w szczególności przepisów dotyczących finansów publicznych i rachunkowości.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>7. </strong><strong>Samodzielne stanowisko ds. przechowalnictwa (PD)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) prowadzenie działalności usługowej polegającej na przechowywaniu, kopiowaniu i konserwacji dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo – płacowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) prowadzenie ewidencji dokumentacji pracodawców przejętej od zlikwidowanych przedsiębiorców,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) wydawanie odpisów i kopii z przechowywanej dokumentacji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) udostępnianie dokumentacji upoważnionym osobom i organom,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) współpraca z Archiwum Państwowym Dokumentacji Osobowej i Płacowej oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przekazywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniem sądów rejestrowych,</p> <p align="center"> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>8. </strong><strong>Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku (OS)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku, obejmującego obszar działania określony w § 6 mniejszego Regulaminu, należą wszystkie zadania (możliwe do realizacji w jego warunkach) wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) Do zakresu działania Kierownika Oddziału w Sanoku należą sprawy określone w przydziale czynności oraz sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Przepisy końcowe</strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 14</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Zasady i tryb działania organów kolegialnych określają:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) Decyzja Nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 8 lutego 2006 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz określenia zakresu i trybu ich działania</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> o ochronie informacji niejawnych<strong>(</strong>Dz.U. 2010, Nr 182, poz. 1228).</p> ' |
Podgląd
Zamknij
Pole | Przed | Po |
---|
full |
Zakres Regulaminu
§ 1
1. Do zakresu działania i zadań Archiwum Państwowego w Rzeszowie należą sprawy określone w:
1) ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwachz dnia 14 lipca 1983 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698),
2) statucie nadanym Archiwum decyzją nr 47 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie likwidacji Oddziału w Skołyszynie Archiwum Państwowego w Rzeszowie oraz w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Rzeszowie, zwanym dalej Statutem,
3) innych aktach prawnych dotyczących działalności archiwalnej.
2. Ramową organizację Archiwum Państwowego w Rzeszowie określa Statut.
3. Do pracowników Archiwum Państwowego Rzeszowie stosuje się przepisy:
1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.);
2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 86, poz. 953, z późn. zm.);
3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.).
§ 2
Regulamin określa:
1) ogólne zasady pracy Archiwum,
2) zakresy działania komórek organizacyjnych.
§ 3
Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:
1) Archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Rzeszowie,
2) komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne i stanowiska wymienione w § 5 Statutu Archiwum.
Organizacja i zasady funkcjonowania Archiwum
§ 4
1. Pracą Archiwum kieruje Dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.
2. W czasie nieobecności dyrektora Archiwum zastępuje Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego.
3. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.
4. Do zadań dyrektora należy w szczególności:
1) reprezentowanie Archiwum wobec zewnętrznych instytucji i osób fizycznych,
2) organizowanie i koordynowanie prac w Archiwum w tym zatwierdzanie planów pracy i sprawozdań z działalności Archiwum,
3) wydawanie normatywów wewnętrznych regulujących sposoby realizacji zadań statutowych,
4) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2008 r., Nr 227, poz. 1505 z późn. zm.),
5) zarządzanie zasobami ludzkimi Archiwum ,
6) nadzorowanie działalności komórek organizacyjnych,
7) przewodniczenie Komisji Metodycznej,
8) podejmowanie decyzji związanych z dochodami i wydatkami budżetowymi oraz dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach Archiwum,
9) składanie oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych oraz podejmowanie zobowiązań finansowych w zakresie posiadanych pełnomocnictw,
10) podejmowanie decyzji w sprawach udostępniania materiałów archiwalnych i kwerend, w tym wydawanie zezwoleń na wcześniejsze udostępnianie materiałów archiwalnych,
11) organizowanie procesu tworzenia kopii zabezpieczających i użytkowych zasobu,
12) ustalanie jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, innych niż obejmujące swoją działalność obszar całego państwa,
13) wydawanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
14) nadzorowanie wykonywania kontroli archiwalnych przez Archiwum,
15) wydawanie postanowień w toku postępowania administracyjnego,
16) współdziałanie z organizacjami związkowymi działającymi na terenie Archiwum w zakresie określonym przez przepisy prawa,
17) zapewnianie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny, bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz ochrony danych osobowych,
18) udzielanie pełnomocnictw pracownikom Archiwum,
19) informowanie na bieżąco podległych pracowników o decyzjach, instrukcjach i innych materiałach otrzymywanych z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,
20) wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania Archiwum. - kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają przed dyrektorem Archiwum za wykonanie powierzonych im zadań.
§ 5
1. W skład struktury organizacyjnej Archiwum wchodzą:
1) Dyrektor Archiwum (symbol DA)
2) Oddział I – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (symbol NZ);
3) Oddział II – gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (symbol GO), w skład którego wchodzi:
a) Magazyn główny,
b) Pracownia konserwacji,
c) Pracownia reprograficzna;
4) Oddział III – informacji i udostępniania (symbol IU), w skład którego wchodzi:
a) Pracownia naukowa,
b) Biblioteka naukowa.
5) Ośrodek Badań Historii Żydów (symbol OZ);
6) Dział Administracyjno-Gospodarczy (symbol AG);
7) Dział Finansowo-Księgowy (symbol FK);
8) Samodzielne stanowisko ds. przechowalnictwa (symbol PD).
2. W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział zamiejscowy w Sanoku noszący nazwę „Archiwum Państwowe w Rzeszowie, Oddział w Sanoku” (symbol OS).
3. Do wykonywaniu zadań związanych z ochroną informacji niejawnych dyrektor Archiwum powołuje podległego mu pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.
4. Schemat graficzny struktury organizacyjnej znajduje się w załączniku do Regulaminu.
§ 6
W Archiwum działają następujące zespoły kolegialne
1. Kolegium Dyrektora Archiwum Państwowego w Rzeszowie (symbol KD),
2. Komisja Metodyczna (symbol KM),
3. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (symbol KO),
4. Zespół Zakupu Materiałów Archiwalnych (symbol ZZ).
§ 7
1. Zasięgiem działania Archiwum jest:
1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:
a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów i Krosno,
b) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, brzozowskiego, jasielskiego, krośnieńskiego,leskiego, leżajskiego, łańcuckiego, ropczycko-sędziszowskiego, sanockiego i strzyżowskiego,
c) gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów i Dzikowiec powiatu kolbuszowskiego,
d) miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy powiatu mieleckiego,
e) gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego;
2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego.
2. Terytorialny zasięg działania centrali Archiwum:
1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:
a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów, Krosno
b) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: jasielskiego, krośnieńskiego, leżajskiego, łańcuckiego, ropczycko-sędziszowskiego i strzyżowskiego,
c) gminy: Brzozów i Domaradz powiatu brzozowskiego
d) gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów i Dzikowiec powiatu kolbuszowskiego,
e) miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy powiatu mieleckiego
f) gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego
2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego
3. Terytorialny zasięg działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku:
1) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, leskiego i sanockiego,
2) Times New Roman gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego
2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego
3. Terytorialny zasięg działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku:
1)"> wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, leskiego i sanockiego,
2) gminy: Dydnia, Haczów, Jasienica Rosielna i Nozdrzec powiatu brzozowskiego,
§ 8
1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum i Oddziałów zamiejscowych Archiwum kierują ich kierownicy.
2. Pracą głównego księgowego kieruje dyrektor Archiwum.
3. Zakresy czynności kierowników i głównego księgowego ustala dyrektor Archiwum.
4. Zakresy czynności pracowników ustala dyrektor Archiwum w oparciu o projekty przedstawione przez kierowników oddziałów/działów.
§ 9
Komórki organizacyjne Archiwum – oddziały, działy i samodzielne stanowiska pracy -realizują zadania wynikające z Ustawy, aktów wykonawczych do Ustawy, Statutu oraz innych przepisów obowiązujących w zakresie dotyczącym działalności Archiwum, w szczególności zaś:
1. kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,
2. rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,
3. przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,
4. wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,
5. przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum
§ 10
Kierownik komórki organizacyjnej kieruje i odpowiada za całokształt jej działalności, a w szczególności:
1) organizuje pracę komórki organizacyjnej i zapewnia warunki umożliwiające realizację zadań,
2) opracowuje projekty planu i sprawozdania z działalności,
3) przedkłada dyrektorowi projekty decyzji i ustaleń wchodzących do zakresu działania komórki organizacyjnej,
4) inicjuje przedsięwzięcia w zakresie usprawnienia organizacji i funkcjonowania kierowanej komórki organizacyjnej,
5) sprawuje merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontroluje prawidłowe wykonanie jej zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,
6) występuje z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,
7) informuje podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,
8) realizuje zadania określone w indywidualnym zakresie czynności,
9) opracowuje zakresy czynności dla podległych pracowników,
10) organizuje współpracę merytoryczną z innymi wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi.
§ 12
1. Projekty pism, decyzji i innych dokumentów, przedkładanych dyrektorowi do podpisu, są parafowane przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej.
2. Dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe podpisują: dyrektor Archiwum Państwowe w Rzeszowie i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy.
§ 13
Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:
1) wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum,
2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,
3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu i właściwego wykonywania zadań Archiwum,
4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,
5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,
6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,
7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,
8) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,
6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,
7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,
8) dbałości o mienie Archiwum, porządek i estetykę w miejscu pracy.
Zakres czynności komórek organizacyjnych
§ 14
1) Oddział I - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (NZ);
1) przygotowywanie decyzji w sprawie tworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,
2) wnioskowanie do dyrektora Archiwum w sprawach objęcia lub wyłączenia spod nadzoru archiwalnego państwowych jednostek organizacyjnych,
3) prowadzenie ewidencji państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,
4) prowadzenie dokumentacji (teczek) nadzorowanych jednostek organizacyjnych,
5) inicjowanie, opiniowanie i rozpatrywanie wniosków o zatwierdzenie lub uzgodnienie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych przesyłanych do Archiwum,
6) przeprowadzanie kontroli archiwów zakładowych i lustracji, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli i lustracji, przygotowywanie projektów zaleceń pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości ich wykonania,
7) nadzorowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
8) przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych,
9) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum oraz we współpracy z Oddziałem II uzgadnianie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,
10) przygotowywanie i opiniowanie projektów umów użyczenia (na czasowe przechowywanie) materiałów archiwalnych (należących do Archiwum) urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia,
11) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego
12) sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału
13) sprawowanie nadzoru w zakresie kontroli archiwów zakładowych wykonywanych przez Oddział w Sanoku
14) udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.
2. Oddział II - gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (GO)
1) przejmowanie materiałów archiwalnych,
2) prowadzenie magazynu akt zgodnie z obowiązującymi wymogami,
3) prowadzenie ewidencji zbiorczej zasobu Archiwum (łącznie z zasobem Oddziałów zamiejscowych): księgi nabytków i ubytków, spisu zespołów (baza danych SEZAM) i kartoteki zbiorczej, drugiego egzemplarza spisów zdawczo-odbiorczych, inwentarzy skarbowych zespołów,
4) dostarczanie materiałów do korzystania w pracowni naukowej,
5) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowania zasobu Archiwum, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,
6) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych i wyższego rzędu,
7) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,
8) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,
9) przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi w archiwum państwowym,12)opiniowanie projektów w zakresie rozmieszczania materiałów archiwalnych,
13)utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,
14)współdziałanie w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczania zasobu w magazynach archiwalnych,
15)przedkładanie komisji metodycznej Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,
16)organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych i stała współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów,
17)badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,
18)nadzorowanie materiałów archiwalnych w zakresie zagwarantowania stałych i optymalnych warunków przechowywania materiałów archiwalnych,
19)zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,
20)opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji.
21)wykonywanie kopii zabezpieczających i użytkowych materiałów archiwalnych (mikrofilmowanie, digitalizacja),
22)sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału,
23)udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.
3. Oddział III - informacji i udostępniania (IU)
1) prowadzenie rejestru udostępniania archiwaliów,
2) prowadzenie rejestru użytkowników Pracowni Naukowej,
3) przyjmowanie zamówień od użytkowników i ich realizacja we współpracy z magazynem akt,
4) udostępnianie materiałów archiwalnych w pracowni naukowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami (regulaminami),
5) wykonywanie kopii na potrzeby użytkowników,
6) nadzór nad samodzielnym kopiowaniem materiałów archiwalnych własnym sprzętem użytkownika,
7) wypożyczanie materiałów archiwalnych na żądanie organów wymiaru sprawiedliwości i kontrola ich terminowego zwrotu,
8) gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
9) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
10) wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych i przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych,
11) przygotowanie informatorów o materiałach archiwalnych,
12) prowadzenie ewidencji mikrofilmów,
13) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru Biblioteki Archiwum,
14) prowadzenie działalności popularyzatorskiej i edukacyjnej (organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych, prowadzenie zajęć archiwalnych i historycznych dla młodzieży szkolnej, przyjmowanie wycieczek młodzieży, studentów i przedstawicieli innych środowisk społecznych),
15) współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami genealogicznymi, regionalnymi i in.,
16) prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,
17) programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (tworzenie i wypełnianie baz danych),
18) prowadzenie strony internetowej Archiwum
19) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii i praktyki informacyjnej w Archiwum,
20) wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji,
21) sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału,
22) udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.
4. Ośrodek Badań Historii Żydów (OZ)
1) rejestrowanie ze zbiorów archiwalnych wszelkich materiałów o tematyce żydowskiej dotyczących Polski południowo-wschodniej,
2) zbieranie informacji o judaikach w zbiorach muzeów, bibliotek i placówek naukowo-badawczych,
3) sporządzanie pomocy informacyjnych dotyczących problematyki żydowskiej w zasobie Archiwum,
4) współpraca z placówkami naukowymi zajmującymi się problematyką żydowską,
5) prowadzenie badań naukowych nad dziejami Żydów,
6) popularyzowanie problematyki żydowskiej,
7) wykonywanie kwerend genealogicznych i własnościowych dotyczących ludności żydowskiej z kraju i zagranicy,
8) wykonywanie prac redakcyjnych i wydawniczych,
9) sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału
10) udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie czynności realizowanych przez Ośrodek.
5. Dział Administracyjno-Gospodarczy (AG)
1) Sprawy administracyjne i gospodarcze
a. prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,
b. utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,
c. utrzymywanie w należytym stanie technicznym urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków archiwalnych,
d. prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,
b. utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,
e. prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,
f. przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,
g. prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną, (przygotowanie dokumentacji technicznej, kosztorysowej)
h. opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących,
i. organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,
j. przygotowywanie umów i organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,
k. obsługa dokumentacyjna i realizacja zamówień, zgodnie z prawem zamówień publicznych,
l. usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,
m. organizowanie wykonawstwa przeglądów, konserwacji i badań technicznych instalacji w budynkach Archiwum,
n. administrowanie siecią komputerową,
o. nadzór nad sprzętem komputerowym i pomoc informatyczna dla komórek organizacyjnych
p. sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności działu.
2) Zaopatrzenie
a. analiza rynku dostawców urządzeń, materiałów i usług biurowych na potrzeby realizowanych zakupów,
b. realizacja zakupów inwestycyjnych i bieżących urządzeń i sprzętu
c. realizacja zakupów przedmiotów nietrwałych i materiałów dla potrzeb komórek organizacyjnych
d. organizacja dostaw urządzeń i materiałów.
3) Sprawy kadrowe
a. prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
b. sporządzanie sprawozdań i statystyki pracowniczej,
c. realizowanie procedury naboru pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
d. wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,
e. wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,
e. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem pracowników,
f. załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,
g. wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,
h. załatwianie spraw z zakresu dyscypliny pracy, prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,
i. załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,
j. obsługa środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
k. organizacja i koordynacja staży i praktyk organizowanych w Archiwum.
4) Bezpieczeństwo i higiena pracy
a. kontrola warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
b. sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,
c. prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,
d. ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,
e. udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,
f. udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,
g. zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.
5) Ochrona przeciwpożarowa
a. sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,
b. sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń p.poż., instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,
c. przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,- instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów, - prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.
6) Obsługa sekretarsko-kancelaryjna (Sekretariat/Kancelaria)
a. przyjmowanie korespondencji Archiwum i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,
b. przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,
c. obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,
d. rejestrowanie spraw w spisach spraw (jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy), a także gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych przez Archiwum lub w zakresie wyznaczonym przez dyrektora,
e. przygotowywanie korespondencji do wysłania i jej ekspedycja,
f. prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,
g. obsługa centrali telefonicznej, faksu i poczty elektronicznej,
h. przejmowanie interesantów i upotrzeby - kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,
i. prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
j. przechowywanie korespondencji załatwianej bezpośrednio przez dyrektora,
k. rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,
l. pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,
m. prowadzenie archiwum zakładowego, zgodnie z instrukcją archiwalną,
n. obsługa uroczystości i gości.
7) Sprawy obronne i ochrona informacji niejawnych
a. realizacja zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,
b. przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,
c. opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,
d. realizowanie prac reklamacyjnych od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny w odniesieniu do pracowników Archiwum,
e. wykonywanie zadań obrony cywilnej,
f. organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych struktur obronnych Archiwum,
g. wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego Archiwum
h. wykonywanie czynności w zakresie pełnomocnika do spraw informacji niejawnych,
i. prowadzenie obsługi kancelaryjnej pism zawierających informację niejawną (ewidencja i obieg pism),
j. zabezpieczenie dokumentacji niejawnej.
6. Dział Finansowo – Księgowy (FK)
1) opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,
2) sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,
3) prowadzenie spraw finansowych określanymi odrębnymi przepisami,
4) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,
5) współdziałanie z dyrektorem Archiwum w zakresie realizacji działalności finansowej Archiwum,
6) prowadzenie sprawozdawczości GUS,
7) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,
8) sporządzanie list wypłat, obliczanie podatku dochodowego oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,
9) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności bezgotówkowych, wynikających z odrębnych przepisów,- obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,
10) prowadzenia rozliczeń z ZUS i urzędami skarbowymi,
11) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,
12) prowadzenie obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
13) prowadzenie sprawozdawczości GUS,
7) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,
8) sporządzanie list wypłat, obliczanie podatku dochodowego oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,
9) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności bezgotówkowych, wynikających z odrębnych przepisów,-
10) prowadzenia rozliczeń z ZUS i urzędami skarbowymi,
11) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,
12) prowadzenie obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
13) oraz wykonywanie innych obowiązków wynikających z obowiązującego prawa, w szczególności przepisów dotyczących finansów publicznych i rachunkowości.
7. Samodzielne stanowisko ds. przechowalnictwa (PD)
1) prowadzenie działalności usługowej polegającej na przechowywaniu, kopiowaniu i konserwacji dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo – płacowej,
2) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,
3) prowadzenie ewidencji dokumentacji pracodawców przejętej od zlikwidowanych przedsiębiorców,
4) wydawanie odpisów i kopii z przechowywanej dokumentacji,
5) udostępnianie dokumentacji upoważnionym osobom i organom,
6) współpraca z Archiwum Państwowym Dokumentacji Osobowej i Płacowej oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przekazywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniem sądów rejestrowych,
8. Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku (OS)
1) Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku, obejmującego obszar działania określony w § 6 mniejszego Regulaminu, należą wszystkie zadania (możliwe do realizacji w jego warunkach) wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum.
2) Do zakresu działania Kierownika Oddziału w Sanoku należą sprawy określone w przydziale czynności oraz sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia.
Przepisy końcowe
§ 14
1. Zasady i tryb działania organów kolegialnych określają:
1) Decyzja Nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 8 lutego 2006 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz określenia zakresu i trybu ich działania
o ochronie informacji niejawnych(Dz.U. 2010, Nr 182, poz. 1228).
|
Zakres Regulaminu
§ 1
1. Do zakresu działania i zadań Archiwum Państwowego w Rzeszowie należą sprawy określone w:
1) ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698),
2) statucie nadanym Archiwum decyzją nr 47 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie likwidacji Oddziału w Skołyszynie Archiwum Państwowego w Rzeszowie oraz w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Rzeszowie, zwanym dalej Statutem,
3) innych aktach prawnych dotyczących działalności archiwalnej.
2. Ramową organizację Archiwum Państwowego w Rzeszowie określa Statut.
3. Do pracowników Archiwum Państwowego Rzeszowie stosuje się przepisy:
1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.);
2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 86, poz. 953, z późn. zm.);
3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.).
§ 2
Regulamin określa:
1) ogólne zasady pracy Archiwum,
2) zakresy działania komórek organizacyjnych.
§ 3
Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:
1) Archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Rzeszowie,
2) komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne i stanowiska wymienione w § 5 Statutu Archiwum.
Organizacja i zasady funkcjonowania Archiwum
§ 4
1. Pracą Archiwum kieruje Dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.
2. W czasie nieobecności dyrektora Archiwum zastępuje Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego.
3. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.
4. Do zadań dyrektora należy w szczególności:
1) reprezentowanie Archiwum wobec zewnętrznych instytucji i osób fizycznych,
2) organizowanie i koordynowanie prac w Archiwum w tym zatwierdzanie planów pracy i sprawozdań z działalności Archiwum,
3) wydawanie normatywów wewnętrznych regulujących sposoby realizacji zadań statutowych,
4) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2008 r., Nr 227, poz. 1505 z późn. zm.),
5) zarządzanie zasobami ludzkimi Archiwum ,
6) nadzorowanie działalności komórek organizacyjnych,
7) przewodniczenie Komisji Metodycznej,
8) podejmowanie decyzji związanych z dochodami i wydatkami budżetowymi oraz dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach Archiwum,
9) składanie oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych oraz podejmowanie zobowiązań finansowych w zakresie posiadanych pełnomocnictw,
10) podejmowanie decyzji w sprawach udostępniania materiałów archiwalnych i kwerend, w tym wydawanie zezwoleń na wcześniejsze udostępnianie materiałów archiwalnych,
11) organizowanie procesu tworzenia kopii zabezpieczających i użytkowych zasobu,
12) ustalanie jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, innych niż obejmujące swoją działalność obszar całego państwa,
13) wydawanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
14) nadzorowanie wykonywania kontroli archiwalnych przez Archiwum,
15) wydawanie postanowień w toku postępowania administracyjnego,
16) współdziałanie z organizacjami związkowymi działającymi na terenie Archiwum w zakresie określonym przez przepisy prawa,
17) zapewnianie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny, bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz ochrony danych osobowych,
18) udzielanie pełnomocnictw pracownikom Archiwum,
19) informowanie na bieżąco podległych pracowników o decyzjach, instrukcjach i innych materiałach otrzymywanych z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,
20) wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania Archiwum. - kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają przed dyrektorem Archiwum za wykonanie powierzonych im zadań.
§ 5
1. W skład struktury organizacyjnej Archiwum wchodzą:
1) Dyrektor Archiwum (symbol DA)
2) Oddział I – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (symbol NZ);
3) Oddział II – gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (symbol GO), w skład którego wchodzi:
a) Magazyn główny,
b) Pracownia konserwacji,
c) Pracownia reprograficzna;
4) Oddział III – informacji i udostępniania (symbol IU), w skład którego wchodzi:
a) Pracownia naukowa,
b) Biblioteka naukowa.
5) Ośrodek Badań Historii Żydów (symbol OZ);
6) Dział Administracyjno-Gospodarczy (symbol AG);
7) Dział Finansowo-Księgowy (symbol FK);
8) Samodzielne stanowisko ds. przechowalnictwa (symbol PD).
2. W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział zamiejscowy w Sanoku noszący nazwę „Archiwum Państwowe w Rzeszowie, Oddział w Sanoku” (symbol OS).
3. Do wykonywaniu zadań związanych z ochroną informacji niejawnych dyrektor Archiwum powołuje podległego mu pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.
4. Schemat graficzny struktury organizacyjnej znajduje się w załączniku do Regulaminu.
§ 6
W Archiwum działają następujące zespoły kolegialne
1. Kolegium Dyrektora Archiwum Państwowego w Rzeszowie (symbol KD),
2. Komisja Metodyczna (symbol KM),
3. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (symbol KO),
4. Zespół Zakupu Materiałów Archiwalnych (symbol ZZ).
§ 7
1. Zasięgiem działania Archiwum jest:
1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:
a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów i Krosno,
b) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, brzozowskiego, jasielskiego, krośnieńskiego,leskiego, leżajskiego, łańcuckiego, ropczycko-sędziszowskiego, sanockiego i strzyżowskiego,
c) gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów i Dzikowiec powiatu kolbuszowskiego,
d) miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy powiatu mieleckiego,
e) gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego;
2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego.
2. Terytorialny zasięg działania centrali Archiwum:
1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:
a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów, Krosno
b) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: jasielskiego, krośnieńskiego, leżajskiego, łańcuckiego, ropczycko-sędziszowskiego i strzyżowskiego,
c) gminy: Brzozów i Domaradz powiatu brzozowskiego
d) gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów i Dzikowiec powiatu kolbuszowskiego,
e) miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy powiatu mieleckiego
f) gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego
2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego
3. Terytorialny zasięg działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku:
1) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, leskiego i sanockiego,
2) Times New Roman gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego
2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego
3. Terytorialny zasięg działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku:
1)"> wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, leskiego i sanockiego,
2) gminy: Dydnia, Haczów, Jasienica Rosielna i Nozdrzec powiatu brzozowskiego,
§ 8
1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum i Oddziałów zamiejscowych Archiwum kierują ich kierownicy.
2. Pracą głównego księgowego kieruje dyrektor Archiwum.
3. Zakresy czynności kierowników i głównego księgowego ustala dyrektor Archiwum.
4. Zakresy czynności pracowników ustala dyrektor Archiwum w oparciu o projekty przedstawione przez kierowników oddziałów/działów.
§ 9
Komórki organizacyjne Archiwum – oddziały, działy i samodzielne stanowiska pracy -realizują zadania wynikające z Ustawy, aktów wykonawczych do Ustawy, Statutu oraz innych przepisów obowiązujących w zakresie dotyczącym działalności Archiwum, w szczególności zaś:
1. kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,
2. rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,
3. przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,
4. wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,
5. przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum
§ 10
Kierownik komórki organizacyjnej kieruje i odpowiada za całokształt jej działalności, a w szczególności:
1) organizuje pracę komórki organizacyjnej i zapewnia warunki umożliwiające realizację zadań,
2) opracowuje projekty planu i sprawozdania z działalności,
3) przedkłada dyrektorowi projekty decyzji i ustaleń wchodzących do zakresu działania komórki organizacyjnej,
4) inicjuje przedsięwzięcia w zakresie usprawnienia organizacji i funkcjonowania kierowanej komórki organizacyjnej,
5) sprawuje merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontroluje prawidłowe wykonanie jej zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,
6) występuje z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,
7) informuje podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,
8) realizuje zadania określone w indywidualnym zakresie czynności,
9) opracowuje zakresy czynności dla podległych pracowników,
10) organizuje współpracę merytoryczną z innymi wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi.
§ 12
1. Projekty pism, decyzji i innych dokumentów, przedkładanych dyrektorowi do podpisu, są parafowane przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej.
2. Dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe podpisują: dyrektor Archiwum Państwowe w Rzeszowie i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy.
§ 13
Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:
1) wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum,
2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,
3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu i właściwego wykonywania zadań Archiwum,
4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,
5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,
6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,
7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,
8) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,
6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,
7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,
8) dbałości o mienie Archiwum, porządek i estetykę w miejscu pracy.
Zakres czynności komórek organizacyjnych
§ 14
1) Oddział I - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (NZ);
1) przygotowywanie decyzji w sprawie tworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,
2) wnioskowanie do dyrektora Archiwum w sprawach objęcia lub wyłączenia spod nadzoru archiwalnego państwowych jednostek organizacyjnych,
3) prowadzenie ewidencji państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,
4) prowadzenie dokumentacji (teczek) nadzorowanych jednostek organizacyjnych,
5) inicjowanie, opiniowanie i rozpatrywanie wniosków o zatwierdzenie lub uzgodnienie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych przesyłanych do Archiwum,
6) przeprowadzanie kontroli archiwów zakładowych i lustracji, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli i lustracji, przygotowywanie projektów zaleceń pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości ich wykonania,
7) nadzorowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
8) przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych,
9) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum oraz we współpracy z Oddziałem II uzgadnianie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,
10) przygotowywanie i opiniowanie projektów umów użyczenia (na czasowe przechowywanie) materiałów archiwalnych (należących do Archiwum) urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia,
11) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego
12) sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału
13) sprawowanie nadzoru w zakresie kontroli archiwów zakładowych wykonywanych przez Oddział w Sanoku
14) udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.
2. Oddział II - gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (GO)
1) przejmowanie materiałów archiwalnych,
2) prowadzenie magazynu akt zgodnie z obowiązującymi wymogami,
3) prowadzenie ewidencji zbiorczej zasobu Archiwum (łącznie z zasobem Oddziałów zamiejscowych): księgi nabytków i ubytków, spisu zespołów (baza danych SEZAM) i kartoteki zbiorczej, drugiego egzemplarza spisów zdawczo-odbiorczych, inwentarzy skarbowych zespołów,
4) dostarczanie materiałów do korzystania w pracowni naukowej,
5) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowania zasobu Archiwum, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,
6) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych i wyższego rzędu,
7) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,
8) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,
9) przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi w archiwum państwowym,12)opiniowanie projektów w zakresie rozmieszczania materiałów archiwalnych,
13)utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,
14)współdziałanie w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczania zasobu w magazynach archiwalnych,
15)przedkładanie komisji metodycznej Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,
16)organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych i stała współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów,
17)badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,
18)nadzorowanie materiałów archiwalnych w zakresie zagwarantowania stałych i optymalnych warunków przechowywania materiałów archiwalnych,
19)zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,
20)opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji.
21)wykonywanie kopii zabezpieczających i użytkowych materiałów archiwalnych (mikrofilmowanie, digitalizacja),
22)sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału,
23)udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.
3. Oddział III - informacji i udostępniania (IU)
1) prowadzenie rejestru udostępniania archiwaliów,
2) prowadzenie rejestru użytkowników Pracowni Naukowej,
3) przyjmowanie zamówień od użytkowników i ich realizacja we współpracy z magazynem akt,
4) udostępnianie materiałów archiwalnych w pracowni naukowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami (regulaminami),
5) wykonywanie kopii na potrzeby użytkowników,
6) nadzór nad samodzielnym kopiowaniem materiałów archiwalnych własnym sprzętem użytkownika,
7) wypożyczanie materiałów archiwalnych na żądanie organów wymiaru sprawiedliwości i kontrola ich terminowego zwrotu,
8) gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
9) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
10) wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych i przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych,
11) przygotowanie informatorów o materiałach archiwalnych,
12) prowadzenie ewidencji mikrofilmów,
13) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru Biblioteki Archiwum,
14) prowadzenie działalności popularyzatorskiej i edukacyjnej (organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych, prowadzenie zajęć archiwalnych i historycznych dla młodzieży szkolnej, przyjmowanie wycieczek młodzieży, studentów i przedstawicieli innych środowisk społecznych),
15) współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami genealogicznymi, regionalnymi i in.,
16) prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,
17) programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (tworzenie i wypełnianie baz danych),
18) prowadzenie strony internetowej Archiwum
19) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii i praktyki informacyjnej w Archiwum,
20) wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji,
21) sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału,
22) udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.
4. Ośrodek Badań Historii Żydów (OZ)
1) rejestrowanie ze zbiorów archiwalnych wszelkich materiałów o tematyce żydowskiej dotyczących Polski południowo-wschodniej,
2) zbieranie informacji o judaikach w zbiorach muzeów, bibliotek i placówek naukowo-badawczych,
3) sporządzanie pomocy informacyjnych dotyczących problematyki żydowskiej w zasobie Archiwum,
4) współpraca z placówkami naukowymi zajmującymi się problematyką żydowską,
5) prowadzenie badań naukowych nad dziejami Żydów,
6) popularyzowanie problematyki żydowskiej,
7) wykonywanie kwerend genealogicznych i własnościowych dotyczących ludności żydowskiej z kraju i zagranicy,
8) wykonywanie prac redakcyjnych i wydawniczych,
9) sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału
10) udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie czynności realizowanych przez Ośrodek.
5. Dział Administracyjno-Gospodarczy (AG)
1) Sprawy administracyjne i gospodarcze
a. prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,
b. utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,
c. utrzymywanie w należytym stanie technicznym urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków archiwalnych,
d. prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,
b. utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,
e. prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,
f. przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,
g. prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną, (przygotowanie dokumentacji technicznej, kosztorysowej)
h. opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących,
i. organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,
j. przygotowywanie umów i organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,
k. obsługa dokumentacyjna i realizacja zamówień, zgodnie z prawem zamówień publicznych,
l. usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,
m. organizowanie wykonawstwa przeglądów, konserwacji i badań technicznych instalacji w budynkach Archiwum,
n. administrowanie siecią komputerową,
o. nadzór nad sprzętem komputerowym i pomoc informatyczna dla komórek organizacyjnych
p. sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności działu.
2) Zaopatrzenie
a. analiza rynku dostawców urządzeń, materiałów i usług biurowych na potrzeby realizowanych zakupów,
b. realizacja zakupów inwestycyjnych i bieżących urządzeń i sprzętu
c. realizacja zakupów przedmiotów nietrwałych i materiałów dla potrzeb komórek organizacyjnych
d. organizacja dostaw urządzeń i materiałów.
3) Sprawy kadrowe
a. prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
b. sporządzanie sprawozdań i statystyki pracowniczej,
c. realizowanie procedury naboru pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
d. wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,
e. wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,
e. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem pracowników,
f. załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,
g. wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,
h. załatwianie spraw z zakresu dyscypliny pracy, prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,
i. załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,
j. obsługa środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
k. organizacja i koordynacja staży i praktyk organizowanych w Archiwum.
4) Bezpieczeństwo i higiena pracy
a. kontrola warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
b. sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,
c. prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,
d. ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,
e. udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,
f. udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,
g. zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.
5) Ochrona przeciwpożarowa
a. sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,
b. sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń p.poż., instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,
c. przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,- instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów, - prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.
6) Obsługa sekretarsko-kancelaryjna (Sekretariat/Kancelaria)
a. przyjmowanie korespondencji Archiwum i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,
b. przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,
c. obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,
d. rejestrowanie spraw w spisach spraw (jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy), a także gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych przez Archiwum lub w zakresie wyznaczonym przez dyrektora,
e. przygotowywanie korespondencji do wysłania i jej ekspedycja,
f. prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,
g. obsługa centrali telefonicznej, faksu i poczty elektronicznej,
h. przejmowanie interesantów i upotrzeby - kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,
i. prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
j. przechowywanie korespondencji załatwianej bezpośrednio przez dyrektora,
k. rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,
l. pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,
m. prowadzenie archiwum zakładowego, zgodnie z instrukcją archiwalną,
n. obsługa uroczystości i gości.
7) Sprawy obronne i ochrona informacji niejawnych
a. realizacja zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,
b. przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,
c. opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,
d. realizowanie prac reklamacyjnych od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny w odniesieniu do pracowników Archiwum,
e. wykonywanie zadań obrony cywilnej,
f. organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych struktur obronnych Archiwum,
g. wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego Archiwum
h. wykonywanie czynności w zakresie pełnomocnika do spraw informacji niejawnych,
i. prowadzenie obsługi kancelaryjnej pism zawierających informację niejawną (ewidencja i obieg pism),
j. zabezpieczenie dokumentacji niejawnej.
6. Dział Finansowo – Księgowy (FK)
1) opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,
2) sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,
3) prowadzenie spraw finansowych określanymi odrębnymi przepisami,
4) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,
5) współdziałanie z dyrektorem Archiwum w zakresie realizacji działalności finansowej Archiwum,
6) prowadzenie sprawozdawczości GUS,
7) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,
8) sporządzanie list wypłat, obliczanie podatku dochodowego oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,
9) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności bezgotówkowych, wynikających z odrębnych przepisów,- obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,
10) prowadzenia rozliczeń z ZUS i urzędami skarbowymi,
11) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,
12) prowadzenie obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
13) prowadzenie sprawozdawczości GUS,
7) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,
8) sporządzanie list wypłat, obliczanie podatku dochodowego oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,
9) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności bezgotówkowych, wynikających z odrębnych przepisów,-
10) prowadzenia rozliczeń z ZUS i urzędami skarbowymi,
11) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,
12) prowadzenie obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
13) oraz wykonywanie innych obowiązków wynikających z obowiązującego prawa, w szczególności przepisów dotyczących finansów publicznych i rachunkowości.
7. Samodzielne stanowisko ds. przechowalnictwa (PD)
1) prowadzenie działalności usługowej polegającej na przechowywaniu, kopiowaniu i konserwacji dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo – płacowej,
2) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,
3) prowadzenie ewidencji dokumentacji pracodawców przejętej od zlikwidowanych przedsiębiorców,
4) wydawanie odpisów i kopii z przechowywanej dokumentacji,
5) udostępnianie dokumentacji upoważnionym osobom i organom,
6) współpraca z Archiwum Państwowym Dokumentacji Osobowej i Płacowej oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przekazywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniem sądów rejestrowych,
8. Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku (OS)
1) Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku, obejmującego obszar działania określony w § 6 mniejszego Regulaminu, należą wszystkie zadania (możliwe do realizacji w jego warunkach) wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum.
2) Do zakresu działania Kierownika Oddziału w Sanoku należą sprawy określone w przydziale czynności oraz sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia.
Przepisy końcowe
§ 14
1. Zasady i tryb działania organów kolegialnych określają:
1) Decyzja Nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 8 lutego 2006 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz określenia zakresu i trybu ich działania
o ochronie informacji niejawnych(Dz.U. 2010, Nr 182, poz. 1228).
|
|
5 |
2019-02-28 14:23:55 |
JaCy10957 JaCy10957 |
Pole full zmieniło wartość z '<p> </p> <p align="center"> <strong>Zakres Regulaminu</strong></p> <p align="center"> <strong>§ 1</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Do zakresu działania i zadań Archiwum Państwowego w Rzeszowie należą sprawy określone w:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) <a href="http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/D2011123069801.pdf">ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach</a> z dnia 14 lipca 1983 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) statucie nadanym Archiwum decyzją nr 47 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie likwidacji Oddziału w Skołyszynie Archiwum Państwowego w Rzeszowie oraz w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Rzeszowie, zwanym dalej Statutem,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) innych aktach prawnych dotyczących działalności archiwalnej.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Ramową organizację Archiwum Państwowego w Rzeszowie określa Statut.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Do pracowników Archiwum Państwowego Rzeszowie stosuje się przepisy:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.);</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 86, poz. 953, z późn. zm.);</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.).</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 2</strong></p> <p> Regulamin określa:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ogólne zasady pracy Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) zakresy działania komórek organizacyjnych.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 3</strong></p> <p> Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) Archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Rzeszowie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne i stanowiska wymienione w § 5 Statutu Archiwum.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Organizacja i zasady funkcjonowania Archiwum</strong></p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 4</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Pracą Archiwum kieruje Dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. W czasie nieobecności dyrektora Archiwum zastępuje Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Do zadań dyrektora należy w szczególności:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) reprezentowanie Archiwum wobec zewnętrznych instytucji i osób fizycznych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) organizowanie i koordynowanie prac w Archiwum w tym zatwierdzanie planów pracy i sprawozdań z działalności Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) wydawanie normatywów wewnętrznych regulujących sposoby realizacji zadań statutowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2008 r., Nr 227, poz. 1505 z późn. zm.),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) zarządzanie zasobami ludzkimi Archiwum ,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) nadzorowanie działalności komórek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) przewodniczenie Komisji Metodycznej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) podejmowanie decyzji związanych z dochodami i wydatkami budżetowymi oraz dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) składanie oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych oraz podejmowanie zobowiązań finansowych w zakresie posiadanych pełnomocnictw,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) podejmowanie decyzji w sprawach udostępniania materiałów archiwalnych i kwerend, w tym wydawanie zezwoleń na wcześniejsze udostępnianie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) organizowanie procesu tworzenia kopii zabezpieczających i użytkowych zasobu,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) ustalanie jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, innych niż obejmujące swoją działalność obszar całego państwa,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) wydawanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 14) nadzorowanie wykonywania kontroli archiwalnych przez Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 15) wydawanie postanowień w toku postępowania administracyjnego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 16) współdziałanie z organizacjami związkowymi działającymi na terenie Archiwum w zakresie określonym przez przepisy prawa,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 17) zapewnianie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny, bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz ochrony danych osobowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 18) udzielanie pełnomocnictw pracownikom Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 19) informowanie na bieżąco podległych pracowników o decyzjach, instrukcjach i innych materiałach otrzymywanych z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 20) wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania Archiwum. - kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają przed dyrektorem Archiwum za wykonanie powierzonych im zadań.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 5</strong></p> <p align="left" style="margin-left:18.0pt;"> 1. W skład struktury organizacyjnej Archiwum wchodzą:</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 1) Dyrektor Archiwum (symbol DA)</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 2) Oddział I – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (symbol NZ);</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) Oddział II – gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (symbol GO), w skład którego wchodzi:</p> <p align="left" style="margin-left:54.0pt;"> a) Magazyn główny,</p> <p align="left" style="margin-left:54.0pt;"> b) Pracownia konserwacji,</p> <p align="left" style="margin-left:54.0pt;"> c) Pracownia reprograficzna;</p> <p align="left" style="margin-left:117.0pt;"> 4) Oddział III – informacji i udostępniania (symbol IU), w skład którego wchodzi:</p> <p align="left" style="margin-left:117.0pt;"> a) Pracownia naukowa,</p> <p align="left" style="margin-left:117.0pt;"> b) Biblioteka naukowa.</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 5) Ośrodek Badań Historii Żydów (symbol OZ);</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 6) Dział Administracyjno-Gospodarczy (symbol AG);</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 7) Dział Finansowo-Księgowy (symbol FK);</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 8) Samodzielne stanowisko ds. przechowalnictwa (symbol PD).</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział zamiejscowy w Sanoku noszący nazwę „Archiwum Państwowe w Rzeszowie, Oddział w Sanoku” (symbol OS).</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Do wykonywaniu zadań związanych z ochroną informacji niejawnych dyrektor Archiwum powołuje podległego mu pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Schemat graficzny struktury organizacyjnej znajduje się w załączniku do Regulaminu.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 6</strong></p> <p> W Archiwum działają następujące zespoły kolegialne</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Kolegium Dyrektora Archiwum Państwowego w Rzeszowie (symbol KD),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Komisja Metodyczna (symbol KM),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (symbol KO),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Zespół Zakupu Materiałów Archiwalnych (symbol ZZ).</p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 7</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Zasięgiem działania Archiwum jest:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów i Krosno,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, brzozowskiego, jasielskiego, krośnieńskiego,leskiego, leżajskiego, łańcuckiego, ropczycko-sędziszowskiego, sanockiego i strzyżowskiego,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c) gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów i Dzikowiec powiatu kolbuszowskiego,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d) miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy powiatu mieleckiego,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e) gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego;</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Terytorialny zasięg działania centrali Archiwum:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów, Krosno</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: jasielskiego, krośnieńskiego, leżajskiego, łańcuckiego, ropczycko-sędziszowskiego i strzyżowskiego,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c) gminy: Brzozów i Domaradz powiatu brzozowskiego</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d) gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów i Dzikowiec powiatu kolbuszowskiego,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e) miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy powiatu mieleckiego</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f) gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Terytorialny zasięg działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, leskiego i sanockiego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) Times New Roman gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Terytorialny zasięg działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1)<span face="Arial">"> </span>wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, leskiego i sanockiego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) gminy: Dydnia, Haczów, Jasienica Rosielna i Nozdrzec powiatu brzozowskiego,</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 8</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum i Oddziałów zamiejscowych Archiwum kierują ich kierownicy.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Pracą głównego księgowego kieruje dyrektor Archiwum.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Zakresy czynności kierowników i głównego księgowego ustala dyrektor Archiwum.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Zakresy czynności pracowników ustala dyrektor Archiwum w oparciu o projekty przedstawione przez kierowników oddziałów/działów.</p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 9</strong></p> <p> Komórki organizacyjne Archiwum – oddziały, działy i samodzielne stanowiska pracy -realizują zadania wynikające z Ustawy, aktów wykonawczych do Ustawy, Statutu oraz innych przepisów obowiązujących w zakresie dotyczącym działalności Archiwum, w szczególności zaś:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1. kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2. rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3. przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4. wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5. przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 10</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> Kierownik komórki organizacyjnej kieruje i odpowiada za całokształt jej działalności, a w szczególności:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) organizuje pracę komórki organizacyjnej i zapewnia warunki umożliwiające realizację zadań,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) opracowuje projekty planu i sprawozdania z działalności,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) przedkłada dyrektorowi projekty decyzji i ustaleń wchodzących do zakresu działania komórki organizacyjnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) inicjuje przedsięwzięcia w zakresie usprawnienia organizacji i funkcjonowania kierowanej komórki organizacyjnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) sprawuje merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontroluje prawidłowe wykonanie jej zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) występuje z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) informuje podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) realizuje zadania określone w indywidualnym zakresie czynności,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) opracowuje zakresy czynności dla podległych pracowników,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) organizuje współpracę merytoryczną z innymi wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p align="center"> <strong>§ 12</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Projekty pism, decyzji i innych dokumentów, przedkładanych dyrektorowi do podpisu, są parafowane przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe podpisują: dyrektor Archiwum Państwowe w Rzeszowie i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 13</strong></p> <p> Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu i właściwego wykonywania zadań Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) dbałości o mienie Archiwum, porządek i estetykę w miejscu pracy.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Zakres czynności komórek organizacyjnych </strong></p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 14</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>1) </strong><strong>Oddział I - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (NZ)</strong><strong>;</strong></p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) przygotowywanie decyzji w sprawie tworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) wnioskowanie do dyrektora Archiwum w sprawach objęcia lub wyłączenia spod nadzoru archiwalnego państwowych jednostek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) prowadzenie ewidencji państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) prowadzenie dokumentacji (teczek) nadzorowanych jednostek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) inicjowanie, opiniowanie i rozpatrywanie wniosków o zatwierdzenie lub uzgodnienie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych przesyłanych do Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) przeprowadzanie kontroli archiwów zakładowych i lustracji, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli i lustracji, przygotowywanie projektów zaleceń pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości ich wykonania,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) nadzorowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum oraz we współpracy z Oddziałem II uzgadnianie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) przygotowywanie i opiniowanie projektów umów użyczenia (na czasowe przechowywanie) materiałów archiwalnych (należących do Archiwum) urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) sprawowanie nadzoru w zakresie kontroli archiwów zakładowych wykonywanych przez Oddział w Sanoku</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 14) udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>2. </strong><strong>Oddział II - gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (GO)</strong></p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) przejmowanie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) prowadzenie magazynu akt zgodnie z obowiązującymi wymogami,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) prowadzenie ewidencji zbiorczej zasobu Archiwum (łącznie z zasobem Oddziałów zamiejscowych): księgi nabytków i ubytków, spisu zespołów (baza danych SEZAM) i kartoteki zbiorczej, drugiego egzemplarza spisów zdawczo-odbiorczych, inwentarzy skarbowych zespołów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) dostarczanie materiałów do korzystania w pracowni naukowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowania zasobu Archiwum, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych i wyższego rzędu,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi w archiwum państwowym,12)opiniowanie projektów w zakresie rozmieszczania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13)utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 14)współdziałanie w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczania zasobu w magazynach archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 15)przedkładanie komisji metodycznej Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 16)organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych i stała współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 17)badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 18)nadzorowanie materiałów archiwalnych w zakresie zagwarantowania stałych i optymalnych warunków przechowywania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 19)zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 20)opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 21)wykonywanie kopii zabezpieczających i użytkowych materiałów archiwalnych (mikrofilmowanie, digitalizacja),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 22)sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 23)udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>3. </strong><strong>Oddział III - informacji i udostępniania (IU)</strong></p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) prowadzenie rejestru udostępniania archiwaliów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) prowadzenie rejestru użytkowników Pracowni Naukowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) przyjmowanie zamówień od użytkowników i ich realizacja we współpracy z magazynem akt,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) udostępnianie materiałów archiwalnych w pracowni naukowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami (regulaminami),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) wykonywanie kopii na potrzeby użytkowników,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) nadzór nad samodzielnym kopiowaniem materiałów archiwalnych własnym sprzętem użytkownika,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) wypożyczanie materiałów archiwalnych na żądanie organów wymiaru sprawiedliwości i kontrola ich terminowego zwrotu,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych i przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) przygotowanie informatorów o materiałach archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) prowadzenie ewidencji mikrofilmów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru Biblioteki Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 14) prowadzenie działalności popularyzatorskiej i edukacyjnej (organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych, prowadzenie zajęć archiwalnych i historycznych dla młodzieży szkolnej, przyjmowanie wycieczek młodzieży, studentów i przedstawicieli innych środowisk społecznych),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 15) współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami genealogicznymi, regionalnymi i in.,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 16) prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 17) programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (tworzenie i wypełnianie baz danych),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 18) prowadzenie strony internetowej Archiwum</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 19) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii i praktyki informacyjnej w Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 20) wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 21) sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 22) udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>4. </strong><strong>Ośrodek Badań Historii Żydów (OZ)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) rejestrowanie ze zbiorów archiwalnych wszelkich materiałów o tematyce żydowskiej dotyczących Polski południowo-wschodniej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) zbieranie informacji o judaikach w zbiorach muzeów, bibliotek i placówek naukowo-badawczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) sporządzanie pomocy informacyjnych dotyczących problematyki żydowskiej w zasobie Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) współpraca z placówkami naukowymi zajmującymi się problematyką żydowską,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) prowadzenie badań naukowych nad dziejami Żydów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) popularyzowanie problematyki żydowskiej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) wykonywanie kwerend genealogicznych i własnościowych dotyczących ludności żydowskiej z kraju i zagranicy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) wykonywanie prac redakcyjnych i wydawniczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie czynności realizowanych przez Ośrodek.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>5. </strong><strong>Dział Administracyjno-Gospodarczy (AG)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) Sprawy administracyjne i gospodarcze</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a. prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c. utrzymywanie w należytym stanie technicznym urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków archiwalnych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d. prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e. prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f. przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> g. prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną, (przygotowanie dokumentacji technicznej, kosztorysowej)</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> h. opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> i. organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> j. przygotowywanie umów i organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> k. obsługa dokumentacyjna i realizacja zamówień, zgodnie z prawem zamówień publicznych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> l. usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> m. organizowanie wykonawstwa przeglądów, konserwacji i badań technicznych instalacji w budynkach Archiwum,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> n. administrowanie siecią komputerową,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> o. nadzór nad sprzętem komputerowym i pomoc informatyczna dla komórek organizacyjnych</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> p. sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności działu.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) Zaopatrzenie</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a. analiza rynku dostawców urządzeń, materiałów i usług biurowych na potrzeby realizowanych zakupów,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. realizacja zakupów inwestycyjnych i bieżących urządzeń i sprzętu</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c. realizacja zakupów przedmiotów nietrwałych i materiałów dla potrzeb komórek organizacyjnych</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d. organizacja dostaw urządzeń i materiałów.</p> <p> </p> <p style="margin-left:144.0pt;"> 3) Sprawy kadrowe</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a. prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. sporządzanie sprawozdań i statystyki pracowniczej,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c. realizowanie procedury naboru pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d. wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e. wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem pracowników, </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f. załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> g. wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> h. załatwianie spraw z zakresu dyscypliny pracy, prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> i. załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> j. obsługa środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> k. organizacja i koordynacja staży i praktyk organizowanych w Archiwum.</p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) Bezpieczeństwo i higiena pracy</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a. kontrola warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c. prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d. ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e. udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f. udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> g. zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.</p> <p> </p> <p style="margin-left:216.0pt;"> 5) Ochrona przeciwpożarowa</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a. sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń p.poż., instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c. przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,- instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów, - prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) Obsługa sekretarsko-kancelaryjna (Sekretariat/Kancelaria)</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a. przyjmowanie korespondencji Archiwum i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c. obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d. rejestrowanie spraw w spisach spraw (jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy), a także gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych przez Archiwum lub w zakresie wyznaczonym przez dyrektora,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e. przygotowywanie korespondencji do wysłania i jej ekspedycja,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f. prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> g. obsługa centrali telefonicznej, faksu i poczty elektronicznej,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> h. przejmowanie interesantów i upotrzeby - kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> i. prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> j. przechowywanie korespondencji załatwianej bezpośrednio przez dyrektora,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> k. rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> l. pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> m. prowadzenie archiwum zakładowego, zgodnie z instrukcją archiwalną,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> n. obsługa uroczystości i gości.</p> <p> </p> <p style="margin-left:117.0pt;"> 7) Sprawy obronne i ochrona informacji niejawnych</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a. realizacja zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b. przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c. opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d. realizowanie prac reklamacyjnych od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny w odniesieniu do pracowników Archiwum,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e. wykonywanie zadań obrony cywilnej,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f. organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych struktur obronnych Archiwum,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> g. wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego Archiwum</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> h. wykonywanie czynności w zakresie pełnomocnika do spraw informacji niejawnych,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> i. prowadzenie obsługi kancelaryjnej pism zawierających informację niejawną (ewidencja i obieg pism),</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> j. zabezpieczenie dokumentacji niejawnej.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>6. </strong><strong>Dział Finansowo – Księgowy (FK)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) prowadzenie spraw finansowych określanymi odrębnymi przepisami,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) współdziałanie z dyrektorem Archiwum w zakresie realizacji działalności finansowej Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) prowadzenie sprawozdawczości GUS,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) sporządzanie list wypłat, obliczanie podatku dochodowego oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności bezgotówkowych, wynikających z odrębnych przepisów,- obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) prowadzenia rozliczeń z ZUS i urzędami skarbowymi,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) prowadzenie obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) prowadzenie sprawozdawczości GUS,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) sporządzanie list wypłat, obliczanie podatku dochodowego oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności bezgotówkowych, wynikających z odrębnych przepisów,- </p> <p> 10) prowadzenia rozliczeń z ZUS i urzędami skarbowymi,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) prowadzenie obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) oraz wykonywanie innych obowiązków wynikających z obowiązującego prawa, w szczególności przepisów dotyczących finansów publicznych i rachunkowości.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>7. </strong><strong>Samodzielne stanowisko ds. przechowalnictwa (PD)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) prowadzenie działalności usługowej polegającej na przechowywaniu, kopiowaniu i konserwacji dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo – płacowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) prowadzenie ewidencji dokumentacji pracodawców przejętej od zlikwidowanych przedsiębiorców,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) wydawanie odpisów i kopii z przechowywanej dokumentacji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) udostępnianie dokumentacji upoważnionym osobom i organom,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) współpraca z Archiwum Państwowym Dokumentacji Osobowej i Płacowej oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przekazywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniem sądów rejestrowych,</p> <p align="center"> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>8. </strong><strong>Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku (OS)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku, obejmującego obszar działania określony w § 6 mniejszego Regulaminu, należą wszystkie zadania (możliwe do realizacji w jego warunkach) wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) Do zakresu działania Kierownika Oddziału w Sanoku należą sprawy określone w przydziale czynności oraz sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Przepisy końcowe</strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 14</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Zasady i tryb działania organów kolegialnych określają:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) Decyzja Nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 8 lutego 2006 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz określenia zakresu i trybu ich działania</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> o ochronie informacji niejawnych<strong>(</strong>Dz.U. 2010, Nr 182, poz. 1228).</p> ' na '<p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>Zakres Regulaminu</strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 1</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Regulamin określa:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) właściwość miejscową Archiwum Państwowego w Rzeszowie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) strukturę organizacyjną placówki,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) organizację pracy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) zakres zadań komórek organizacyjnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Podstawę prawną Regulaminu stanowią:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217, z późn. zm.,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) statut Archiwum Państwowego w Rzeszowie nadany decyzją nr 47 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie likwidacji Oddziału w Skołyszynie Archiwum Państwowego w Rzeszowie oraz w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Rzeszowie z późn. zm.,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) przepisy Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych regulujące organizację i zadania archiwów państwowych.</p> <p style="margin-left:72.0pt;"> 3. Do pracowników Archiwum Państwowego Rzeszowie stosuje się przepisy:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. 2017, poz. 2142, tekst jednolity),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 2018 r. poz. 917, tekst jednolity).</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 4. Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Rzeszowie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne wymienione w § 4 Statutu Archiwum.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Zakres działania i właściwość miejscowa </strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 2</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Do zadań Archiwum należy:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) udostępnianie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i archiwów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) prowadzenie Ośrodka Badań Historii Żydów.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) prowadzenia kwerend w zasobie archiwalnym,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) kopiowania materiałów archiwalnych dla potrzeb, o których mowa w ust. 1 pkt 4,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) konserwacji materiałów archiwalnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą w szczególności na:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,<br /> w tym dokumentacji osobowo-płacowej.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 3</strong></p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 1. Zasięgiem działania centrali Archiwum jest:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów, Krosno,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b) powiaty: jasielski, krośnieński, leżajski, łańcucki, ropczycko-sędziszowski i strzyżowski,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c) z powiatu brzozowskiego gminy: Brzozów i Domaradz,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d) z powiatu kolbuszowskiego gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów<br /> i Dzikowiec,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e) z powiatu mieleckiego: miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f) z powiatu rzeszowskiego gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) z powiatu gorlickiego gminy: Biecz i Lipinki.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 2. Zasięgiem działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku jest:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a) powiaty: bieszczadzki, leski i sanocki,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b) z powiatu brzozowskiego gminy: Dydnia, Haczów, Jasienica Rosielna i Nozdrzec.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Struktura organizacyjna Archiwum</strong></p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 4</strong></p> <p align="left" style="margin-left:18.0pt;"> 1. W skład struktury organizacyjnej Archiwum wchodzą:</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 1) Dyrektor Archiwum (symbol DA),</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 2) Oddział I – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (symbol NZ),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) Oddział II – gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (symbol GO),<br /> w skład którego wchodzi:</p> <p align="left" style="margin-left:2.0cm;"> a) Magazyn główny,</p> <p align="left" style="margin-left:2.0cm;"> b) Pracownia konserwacji,</p> <p align="left" style="margin-left:2.0cm;"> c) Pracownia digitalizacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) Stanowisko do spraw ewidencji zasobu archiwalnego</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) Oddział III – udostępniania, informacji i promocji, w skład którego wchodzi:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) Czytelnia</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) Ośrodek Badań Historii Żydów,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) Stanowisko ds. obsługi dokumentacji pracowniczej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) Biblioteka.</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 5) Dział Administracyjno-Gospodarczy (symbol AG),</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 6) Dział Finansowo-Księgowy (symbol FK),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział zamiejscowy w Sanoku noszący nazwę „Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku” (symbol OS).</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Do wykonywaniu zadań związanych z ochroną informacji niejawnych dyrektor Archiwum powołuje podległego mu pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Schemat graficzny struktury organizacyjnej znajduje się w załączniku do niniejszego Regulaminu.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 5</strong></p> <p> W Archiwum działają następujące ciała kolegialne</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Kolegium Dyrektora (symbol KD),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Komisja Metodyczna (symbol KM),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (symbol KO).</p> <p align="center"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p align="center"> <strong>Organizacja pracy Archiwum</strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 6</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Pracą Archiwum kieruje Dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. W czasie nieobecności dyrektora Archiwum zastępuje Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Do zadań dyrektora należy w szczególności:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowo-badawczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) reprezentowanie Archiwum na zewnątrz,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum,<br /> w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) wydawanie aktów prawnych w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) wydawanie zarządzeń wewnętrznych i wprowadzanych na ich podstawie regulaminów oraz instrukcji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacjizawodowych i zdobywaniu stopni naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa<br /> i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) kierowanie realizacją zadań w zakresie obrony cywilnej oraz ochrony informacji niejawnych.</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 5. Dyrektor Archiwum ustala zakresy czynności kierowników komórek organizacyjnych oraz zakresy czynności pracowników w oparciu o projekty przedstawione przez kierowników komórek organizacyjnych.</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 6. Dyrektor Archiwum i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy podpisują dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe.</p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 7</strong></p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum kierują kierownicy.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 2. Komórki organizacyjne - oddziały i działy - realizują zadania wynikające z obowiązujących przepisów, w szczególności:</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 1) kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają<br /> i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 2) prowadzą działalność usługową polegającą w szczególności na przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 3) rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 4) przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 5) wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 6) przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 3. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 4. Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom niezbędnym do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 5. Do wykonania zadań wymagających udziału pracowników z różnych komórek organizacyjnych lub realizacji projektu dyrektor Archiwum może powołać zespół określając jego zakres i tryb pracy, skład osobowy oraz okres działania.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 8</strong></p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 1. Kierownik komórki organizacyjnej zarządza całokształtem jej działalności, a w szczególności odpowiada za:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) organizację pracę komórki organizacyjnej i zapewnienie warunków umożliwiających realizację zadań,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontrolę prawidłowości wykonania zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) opracowanie planu pracy i sprawozdania z działalności, w tym dotyczących budżetu zadaniowego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) informowanie podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) przedkładanie dyrektorowi projektów zarządzeń, decyzji i ustaleń w zakresie spraw należących do właściwości komórki,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) inicjowanie przedsięwzięć dotyczących organizacji i funkcjonowania komórki,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) organizowanie współpracy merytorycznej z innymi komórkami organizacyjnymi,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) wnioskowanie w zakresie opisu i wartościowania stanowisk pracy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) przygotowanie projektów zakresów czynności dla podległych pracowników,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) dokonywanie ocen okresowych podległych pracowników,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) wydawanie opinii o podległych pracownikach,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) występowanie z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) realizację zadań określonych w indywidualnym zakresie czynności oraz zadania wynikające z pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 6. Kierownik komórki organizacyjnej podlega dyrektorowi Archiwum.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 9</strong></p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 1. Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) wykonywania zadań służbowych wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu i właściwego wykonywania zadań Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) dbania o mienie Archiwum, porządek i estetykę w miejscu pracy.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 2. Pracownicy podlegli są bezpośrednio kierownikom właściwych komórek organizacyjnych, zgodnie z zakresem czynności.</p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>Zakres zadań komórek organizacyjnych</strong></p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 10</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>1. </strong><strong>Oddział I - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (NZ)</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie kształtowania państwowego zasobu archiwalnego:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) ocena wartości archiwalnej dokumentacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) typowanie twórców państwowego zasobu archiwalnego,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) wnioskowanie do dyrektora Archiwum w sprawach objęcia lub wyłączenia spod nadzoru archiwalnego państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) przygotowywanie aktów administracyjnych w sprawie objęcia nadzorem archiwalnym i utworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych dla całego terenu właściwości Archiwum.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie prowadzenia nadzoru archiwalnego:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) prowadzenie ewidencji państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) prowadzenie dokumentacji (teczek) nadzorowanych jednostek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) przeprowadzanie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, z wyłączeniem organów posiadających archiwa wyodrębnione, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli, przygotowywanie projektów wystąpień pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości wykonania zaleceń pokontrolnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) opiniowanie i rozpatrywanie wniosków o uzgodnienie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych dla całego terenu właściwości Archiwum,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) rozpatrywanie wniosków o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przygotowywanie projektów: zgód na brakowanie dokumentacji, odmowy wyrażenia zgody na brakowanie dokumentacji oraz opinii dotyczących brakowania dokumentacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> g) przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> h) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> i) współpraca z Oddziałem II i Oddziałem w Sanoku w sprawie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> j) przygotowywanie i opiniowanie projektów umów użyczenia lub porozumień na czasowe pozostawienie materiałów archiwalnych należących do Archiwum urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia i porozumień dla całego terenu właściwości Archiwum,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> k) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> l) koordynowanie pracy Oddziału w Sanoku w zakresie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>2. </strong><strong>Oddział II - gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (GO)</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie gromadzenia i ewidencji zasobu:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) uzgadnianie warunków i terminów przekazania materiałów archiwalnych przez podmioty zewnętrzne,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) ocena stanu materiałów archiwalnych przygotowanych do przekazania,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) ewidencyjne i fizyczne przejmowanie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu centrali Archiwum, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) administrowanie informatycznym systemem ewidencyjnym ZOSiA.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie obsługi magazynów archiwalnych:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) prowadzenie magazynów archiwalnych akt zgodnie z obowiązującymi wymogami,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) monitorowanie parametrów powietrza w magazynach archiwalnych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) realizacja zamówień materiałów dla użytkowników pracowni naukowej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) udostępnianie dokumentacji do kwerend,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) udostępnianie materiałów do wystaw i pokazów.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) W zakresie opracowania zasobu i metodyki archiwalnej:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i opracowania zasobu, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) przedkładanie dyrektorowi Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) obsługa sekretarska komisji metodycznej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie teorii i praktyki opracowania zasobu,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> g) uczestniczenie w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> h) opiniowanie projektów w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> i) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> j) organizowanie przebiegu studenckich praktyk archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> k) współuczestnictwo w działalności informacyjnej i popularyzatorskiej.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) W zakresie konserwacji materiałów archiwalnych i profilaktyki konserwatorskiej:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) bieżące i okresowe przeglądy konserwatorskie zasobu,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów i pracowniami konserwatorskimi archiwów państwowych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich digitalizacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia zasobu.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>3. </strong><strong>Oddział III –udostępniania, informacji i promocji (IU)</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie udostępniania materiałów archiwalnych i zasobów bibliotecznych:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) prowadzenie ewidencji udostępniania archiwaliów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) prowadzenie rejestru użytkowników czytelni,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) pomoc informacyjna użytkownikom czytelni,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) przyjmowanie zamówień od użytkowników i ich realizacja we współpracy z magazynem akt</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) udostępnianie materiałów archiwalnych w czytelni lub w systemie teleinformatycznym oraz poprzez przekazywanie zainteresowanym reprodukcji tych materiałów albo przetworzonej informacji o ich treści,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) wykonywanie kopii – cyfrowych i analogowych - na potrzeby użytkowników,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) nadzór nad samodzielnym kopiowaniem materiałów archiwalnych własnym sprzętem użytkownika,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) wypożyczanie materiałów archiwalnych na żądanie organów wymiaru sprawiedliwości i kontrola ich terminowego zwrotu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) prowadzenie ewidencji mikrofilmów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru biblioteki archiwalnej.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie informacji archiwalnej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) przygotowanie informatorów o materiałach archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (tworzenie i wypełnianie baz danych),</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii<br /> i praktyki informacyjnej w Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) prowadzenie prac dokumentacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) W zakresie promocji oraz popularyzacji zasobu i Archiwum:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) prowadzenie lekcji archiwalnych i historycznych dla młodzieży szkolnej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) organizowanie imprez archiwalnych (konkursy, pikniki archiwalne, „drzwi otwarte”, imprezy okolicznościowe i rocznicowe)</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) przyjmowanie wycieczek,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami genealogicznymi, regionalnymi,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) prowadzenie strony internetowej Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) działalność wydawnicza.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) W zakresie problematyki żydowskiej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) rejestrowanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej dotyczących Polski południowo-wschodniej, zgromadzonych w zasobie archiwalnym archiwów państwowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) zbieranie informacji i sporządzanie pomocy informacyjnych dotyczących materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej przechowywanych przez muzea, biblioteki oraz inne instytucje, a także przez osoby fizyczne,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) gromadzenie, zabezpieczanie, przechowywanie i opracowywanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej z terenu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) tworzenie tematycznych baz danych dotyczących problematyki żydowskiej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) współpraca w zakresie badań historii Żydów z wyższymi uczelniami, stowarzyszeniami i ośrodkami naukowymi, organizowanie sesji naukowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) popularyzacja dziejów Żydów w Polsce.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) W zakresie obsługi dokumentacji pracowniczej:</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> a) współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określone w art. 51u ust. 3 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> b) przejmowanie dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców na podstawie decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub na podstawie wskazania sądu rejestrowego,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> c) realizacja zawartych cywilnoprawnych umów przechowania dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> d) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> e) prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawców przejętej od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców, wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> f) wykonywanie kwerend do celów emerytalno-rentowych,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> g) wydawanie kopii oraz odpisów dokumentacji pracowniczej, a także zaświadczeń na podstawie tej dokumentacji,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> h) wypożyczanie dokumentacji pracowniczej uprawnionym podmiotom i osobom fizycznym.</p> <p> </p> <p style="margin-left:21.3pt;"> <strong>4. </strong><strong>Dział Administracyjno-Gospodarczy (AG)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie zarządzania zasobami materialnymi:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) utrzymywanie w należytym stanie technicznym urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) dokonywanie z udziałem pracownika odpowiedzialnego za BHP i ochronę przeciwpożarową oraz społecznym inspektorem pracy przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń, instalacji i urządzeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną, (przygotowanie dokumentacji technicznej, kosztorysowej)</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) przygotowywanie umów i organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) obsługa dokumentacyjna i realizacja zamówień, zgodnie z prawem zamówień publicznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> m)organizowanie wykonawstwa przeglądów, konserwacji i badań technicznych instalacji w budynkach Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> n) administrowanie siecią komputerową,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> o) nadzór nad sprzętem komputerowym i pomoc informatyczna dla komórek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> p) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> q) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> r) nadzorowanie ruchu osobowego w Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> s) obsługa systemu SAWiN,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> t) otwieranie i zamykanie budynku centrali Archiwum w Rzeszowie.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie realizacji zamówień publicznych:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) organizowanie zamówień publicznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) analiza rynku dostawców urządzeń, materiałów i usług biurowych na potrzeby realizowanych zakupów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) realizacja zakupów inwestycyjnych i bieżących urządzeń i sprzętu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) realizacja zakupów przedmiotów nietrwałych i materiałów dla potrzeb komórek organizacyjnych</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) organizacja dostaw urządzeń i materiałów.</p> <p> </p> <p style="margin-left:144.0pt;"> 3) W zakresie zarządzania zasobami ludzkimi:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) sporządzanie sprawozdań i statystyki pracowniczej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) realizowanie procedury naboru pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) szkolenia i podnoszenie kwalifikacji przez pracowników, </p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) nadzór nad dyscypliną pracy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) obsługa administracyjna Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) organizacja i koordynowanie staży i praktyk organizowanych w Archiwum.</p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) monitorowanie warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów BHP,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.</p> <p> </p> <p style="margin-left:216.0pt;"> 5) W zakresie ochrony przeciwpożarowej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) W zakresie zarządzania dokumentacją i obsługi sekretarskiej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) przyjmowanie korespondencji Archiwum, rejestrowanie i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) rejestrowanie spraw w spisach spraw i prowadzenie teczek spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora Archiwum lub przez niego wyznaczonych, a także pozostałych spraw, jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) przygotowywanie korespondencji do wysłania, jej rejestrowanie i ekspedycja,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) zabezpieczenie pieczęci i stempli,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) obsługa poczty elektronicznej i faksu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) przyjmowanie interesantów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) prowadzenie registratury dla akt spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> m)pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> n) prowadzenie archiwum zakładowego dla centrali Archiwum, zgodnie z instrukcją archiwalną, oraz nadzór merytoryczny nad jego filią w Oddziale w Sanoku,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> o) obsługa spotkań i narad organizowanych przez Dyrektora,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> p) obsługa gości.</p> <p> </p> <p style="margin-left:117.0pt;"> 7) W zakresie spraw obronnych i ochrony informacji niejawnych:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) realizacja zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) realizowanie prac reklamacyjnych od obowiązku czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny w odniesieniu do personelu Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) wykonywanie zadań obrony cywilnej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych d/s obronnych Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego Archiwum</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) wykonywanie czynności w zakresie pełnomocnika do spraw informacji niejawnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) prowadzenie obsługi kancelaryjnej pism zawierających informację niejawną (ewidencja i obieg pism),</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) zabezpieczenie dokumentacji niejawnej.</p> <p> </p> <p style="margin-left:21.3pt;"> <strong>5. </strong><strong>Dział Finansowo – Księgowy (FK)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) realizacja dyspozycji środkami pieniężnymi,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) sprawdzanie dokumentów pod względem formalno-rachunkowym</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) prowadzenie spraw finansowych określanymi odrębnymi przepisami,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) wykonywanie operacji księgowych, zgodnie z polityką rachunkowości,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) prowadzenie rozliczeń z urzędami skarbowymi i ZUS,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) prowadzenie sprawozdawczości GUS,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) sporządzanie raportów i zestawień na potrzeby dyrektora,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) obsługa wynagrodzeń osobowych - naliczanie i sporządzanie dokumentów płacowych, realizacja wypłat obliczanie i odprowadzanie pochodnych od płac oraz sporządzanie sprawozdawczości w zakresie wynagrodzeń,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 14) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności, wynikających z odrębnych przepisów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 15) obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 16) realizacja wypłat świadczeń socjalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 17) wykonywanie innych obowiązków wynikających z obowiązującego prawa, w szczególności przepisów dotyczących finansów publicznych i rachunkowości.</p> <p> </p> <p style="margin-left:21.3pt;"> <strong>6. </strong><strong>Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku (OS)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku, obejmującego obszar działania określony w § 3 niniejszego Regulaminu, należą:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) wszystkie możliwe do realizacji zadania wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu Oddziału, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) prowadzenie filii archiwum zakładowego dla dokumentacji wytworzonej w ramach spraw załatwianych w Oddziale,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) nadzorowanie ruchu osobowego w Oddziale,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) obsługa systemu sygnalizacji włamania i napadu (SAWiN),</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) otwieranie i zamykanie budynku Oddziału.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) Do zakresu działania Kierownika Oddziału w Sanoku należą sprawy określone<br /> w przydziale czynności oraz sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Przepisy końcowe</strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 11</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Organizację i zasady działania organów kolegialnych określają:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) zarządzenie Nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia 2018 r. <em>w sprawie określenia zakresu i trybu działania komisji metodycznych w archiwach państwowych,</em></p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) zarządzenie Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 listopada 2013 r. <em>w sprawie utworzenia oraz zakresu i trybu działania komisji archiwalnej oceny dokumentacji w archiwach państwowych</em> z późniejszymi zmianami.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Organizację pracy i czynności kancelaryjne w Archiwum określa instrukcja kancelaryjna wprowadzona Zarządzeniem Nr 18 z dnia 21 grudnia 2012 r. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych <em>w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych</em>.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Organizację postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne określają przepisy ustawyz dnia 5 sierpnia 2010r. <em>o ochronie informacji niejawnych</em><strong>(</strong>Dz.U. 2010, Nr 182, poz. 1228) i akty wykonawcze do tej ustawy.</p> ' |
Podgląd
Zamknij
Pole | Przed | Po |
---|
full |
Zakres Regulaminu
§ 1
1. Do zakresu działania i zadań Archiwum Państwowego w Rzeszowie należą sprawy określone w:
1) ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698),
2) statucie nadanym Archiwum decyzją nr 47 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie likwidacji Oddziału w Skołyszynie Archiwum Państwowego w Rzeszowie oraz w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Rzeszowie, zwanym dalej Statutem,
3) innych aktach prawnych dotyczących działalności archiwalnej.
2. Ramową organizację Archiwum Państwowego w Rzeszowie określa Statut.
3. Do pracowników Archiwum Państwowego Rzeszowie stosuje się przepisy:
1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.);
2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 86, poz. 953, z późn. zm.);
3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.).
§ 2
Regulamin określa:
1) ogólne zasady pracy Archiwum,
2) zakresy działania komórek organizacyjnych.
§ 3
Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:
1) Archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Rzeszowie,
2) komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne i stanowiska wymienione w § 5 Statutu Archiwum.
Organizacja i zasady funkcjonowania Archiwum
§ 4
1. Pracą Archiwum kieruje Dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.
2. W czasie nieobecności dyrektora Archiwum zastępuje Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego.
3. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.
4. Do zadań dyrektora należy w szczególności:
1) reprezentowanie Archiwum wobec zewnętrznych instytucji i osób fizycznych,
2) organizowanie i koordynowanie prac w Archiwum w tym zatwierdzanie planów pracy i sprawozdań z działalności Archiwum,
3) wydawanie normatywów wewnętrznych regulujących sposoby realizacji zadań statutowych,
4) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2008 r., Nr 227, poz. 1505 z późn. zm.),
5) zarządzanie zasobami ludzkimi Archiwum ,
6) nadzorowanie działalności komórek organizacyjnych,
7) przewodniczenie Komisji Metodycznej,
8) podejmowanie decyzji związanych z dochodami i wydatkami budżetowymi oraz dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach Archiwum,
9) składanie oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych oraz podejmowanie zobowiązań finansowych w zakresie posiadanych pełnomocnictw,
10) podejmowanie decyzji w sprawach udostępniania materiałów archiwalnych i kwerend, w tym wydawanie zezwoleń na wcześniejsze udostępnianie materiałów archiwalnych,
11) organizowanie procesu tworzenia kopii zabezpieczających i użytkowych zasobu,
12) ustalanie jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, innych niż obejmujące swoją działalność obszar całego państwa,
13) wydawanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
14) nadzorowanie wykonywania kontroli archiwalnych przez Archiwum,
15) wydawanie postanowień w toku postępowania administracyjnego,
16) współdziałanie z organizacjami związkowymi działającymi na terenie Archiwum w zakresie określonym przez przepisy prawa,
17) zapewnianie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny, bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz ochrony danych osobowych,
18) udzielanie pełnomocnictw pracownikom Archiwum,
19) informowanie na bieżąco podległych pracowników o decyzjach, instrukcjach i innych materiałach otrzymywanych z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,
20) wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania Archiwum. - kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają przed dyrektorem Archiwum za wykonanie powierzonych im zadań.
§ 5
1. W skład struktury organizacyjnej Archiwum wchodzą:
1) Dyrektor Archiwum (symbol DA)
2) Oddział I – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (symbol NZ);
3) Oddział II – gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (symbol GO), w skład którego wchodzi:
a) Magazyn główny,
b) Pracownia konserwacji,
c) Pracownia reprograficzna;
4) Oddział III – informacji i udostępniania (symbol IU), w skład którego wchodzi:
a) Pracownia naukowa,
b) Biblioteka naukowa.
5) Ośrodek Badań Historii Żydów (symbol OZ);
6) Dział Administracyjno-Gospodarczy (symbol AG);
7) Dział Finansowo-Księgowy (symbol FK);
8) Samodzielne stanowisko ds. przechowalnictwa (symbol PD).
2. W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział zamiejscowy w Sanoku noszący nazwę „Archiwum Państwowe w Rzeszowie, Oddział w Sanoku” (symbol OS).
3. Do wykonywaniu zadań związanych z ochroną informacji niejawnych dyrektor Archiwum powołuje podległego mu pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.
4. Schemat graficzny struktury organizacyjnej znajduje się w załączniku do Regulaminu.
§ 6
W Archiwum działają następujące zespoły kolegialne
1. Kolegium Dyrektora Archiwum Państwowego w Rzeszowie (symbol KD),
2. Komisja Metodyczna (symbol KM),
3. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (symbol KO),
4. Zespół Zakupu Materiałów Archiwalnych (symbol ZZ).
§ 7
1. Zasięgiem działania Archiwum jest:
1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:
a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów i Krosno,
b) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, brzozowskiego, jasielskiego, krośnieńskiego,leskiego, leżajskiego, łańcuckiego, ropczycko-sędziszowskiego, sanockiego i strzyżowskiego,
c) gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów i Dzikowiec powiatu kolbuszowskiego,
d) miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy powiatu mieleckiego,
e) gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego;
2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego.
2. Terytorialny zasięg działania centrali Archiwum:
1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:
a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów, Krosno
b) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: jasielskiego, krośnieńskiego, leżajskiego, łańcuckiego, ropczycko-sędziszowskiego i strzyżowskiego,
c) gminy: Brzozów i Domaradz powiatu brzozowskiego
d) gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów i Dzikowiec powiatu kolbuszowskiego,
e) miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy powiatu mieleckiego
f) gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego
2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego
3. Terytorialny zasięg działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku:
1) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, leskiego i sanockiego,
2) Times New Roman gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego
2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego
3. Terytorialny zasięg działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku:
1)"> wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, leskiego i sanockiego,
2) gminy: Dydnia, Haczów, Jasienica Rosielna i Nozdrzec powiatu brzozowskiego,
§ 8
1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum i Oddziałów zamiejscowych Archiwum kierują ich kierownicy.
2. Pracą głównego księgowego kieruje dyrektor Archiwum.
3. Zakresy czynności kierowników i głównego księgowego ustala dyrektor Archiwum.
4. Zakresy czynności pracowników ustala dyrektor Archiwum w oparciu o projekty przedstawione przez kierowników oddziałów/działów.
§ 9
Komórki organizacyjne Archiwum – oddziały, działy i samodzielne stanowiska pracy -realizują zadania wynikające z Ustawy, aktów wykonawczych do Ustawy, Statutu oraz innych przepisów obowiązujących w zakresie dotyczącym działalności Archiwum, w szczególności zaś:
1. kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,
2. rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,
3. przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,
4. wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,
5. przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum
§ 10
Kierownik komórki organizacyjnej kieruje i odpowiada za całokształt jej działalności, a w szczególności:
1) organizuje pracę komórki organizacyjnej i zapewnia warunki umożliwiające realizację zadań,
2) opracowuje projekty planu i sprawozdania z działalności,
3) przedkłada dyrektorowi projekty decyzji i ustaleń wchodzących do zakresu działania komórki organizacyjnej,
4) inicjuje przedsięwzięcia w zakresie usprawnienia organizacji i funkcjonowania kierowanej komórki organizacyjnej,
5) sprawuje merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontroluje prawidłowe wykonanie jej zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,
6) występuje z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,
7) informuje podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,
8) realizuje zadania określone w indywidualnym zakresie czynności,
9) opracowuje zakresy czynności dla podległych pracowników,
10) organizuje współpracę merytoryczną z innymi wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi.
§ 12
1. Projekty pism, decyzji i innych dokumentów, przedkładanych dyrektorowi do podpisu, są parafowane przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej.
2. Dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe podpisują: dyrektor Archiwum Państwowe w Rzeszowie i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy.
§ 13
Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:
1) wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum,
2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,
3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu i właściwego wykonywania zadań Archiwum,
4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,
5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,
6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,
7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,
8) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,
6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,
7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,
8) dbałości o mienie Archiwum, porządek i estetykę w miejscu pracy.
Zakres czynności komórek organizacyjnych
§ 14
1) Oddział I - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (NZ);
1) przygotowywanie decyzji w sprawie tworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,
2) wnioskowanie do dyrektora Archiwum w sprawach objęcia lub wyłączenia spod nadzoru archiwalnego państwowych jednostek organizacyjnych,
3) prowadzenie ewidencji państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,
4) prowadzenie dokumentacji (teczek) nadzorowanych jednostek organizacyjnych,
5) inicjowanie, opiniowanie i rozpatrywanie wniosków o zatwierdzenie lub uzgodnienie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych przesyłanych do Archiwum,
6) przeprowadzanie kontroli archiwów zakładowych i lustracji, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli i lustracji, przygotowywanie projektów zaleceń pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości ich wykonania,
7) nadzorowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
8) przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych,
9) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum oraz we współpracy z Oddziałem II uzgadnianie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,
10) przygotowywanie i opiniowanie projektów umów użyczenia (na czasowe przechowywanie) materiałów archiwalnych (należących do Archiwum) urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia,
11) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego
12) sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału
13) sprawowanie nadzoru w zakresie kontroli archiwów zakładowych wykonywanych przez Oddział w Sanoku
14) udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.
2. Oddział II - gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (GO)
1) przejmowanie materiałów archiwalnych,
2) prowadzenie magazynu akt zgodnie z obowiązującymi wymogami,
3) prowadzenie ewidencji zbiorczej zasobu Archiwum (łącznie z zasobem Oddziałów zamiejscowych): księgi nabytków i ubytków, spisu zespołów (baza danych SEZAM) i kartoteki zbiorczej, drugiego egzemplarza spisów zdawczo-odbiorczych, inwentarzy skarbowych zespołów,
4) dostarczanie materiałów do korzystania w pracowni naukowej,
5) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowania zasobu Archiwum, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,
6) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych i wyższego rzędu,
7) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,
8) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,
9) przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi w archiwum państwowym,12)opiniowanie projektów w zakresie rozmieszczania materiałów archiwalnych,
13)utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,
14)współdziałanie w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczania zasobu w magazynach archiwalnych,
15)przedkładanie komisji metodycznej Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,
16)organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych i stała współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów,
17)badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,
18)nadzorowanie materiałów archiwalnych w zakresie zagwarantowania stałych i optymalnych warunków przechowywania materiałów archiwalnych,
19)zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,
20)opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji.
21)wykonywanie kopii zabezpieczających i użytkowych materiałów archiwalnych (mikrofilmowanie, digitalizacja),
22)sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału,
23)udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.
3. Oddział III - informacji i udostępniania (IU)
1) prowadzenie rejestru udostępniania archiwaliów,
2) prowadzenie rejestru użytkowników Pracowni Naukowej,
3) przyjmowanie zamówień od użytkowników i ich realizacja we współpracy z magazynem akt,
4) udostępnianie materiałów archiwalnych w pracowni naukowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami (regulaminami),
5) wykonywanie kopii na potrzeby użytkowników,
6) nadzór nad samodzielnym kopiowaniem materiałów archiwalnych własnym sprzętem użytkownika,
7) wypożyczanie materiałów archiwalnych na żądanie organów wymiaru sprawiedliwości i kontrola ich terminowego zwrotu,
8) gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
9) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
10) wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych i przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych,
11) przygotowanie informatorów o materiałach archiwalnych,
12) prowadzenie ewidencji mikrofilmów,
13) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru Biblioteki Archiwum,
14) prowadzenie działalności popularyzatorskiej i edukacyjnej (organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych, prowadzenie zajęć archiwalnych i historycznych dla młodzieży szkolnej, przyjmowanie wycieczek młodzieży, studentów i przedstawicieli innych środowisk społecznych),
15) współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami genealogicznymi, regionalnymi i in.,
16) prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,
17) programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (tworzenie i wypełnianie baz danych),
18) prowadzenie strony internetowej Archiwum
19) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii i praktyki informacyjnej w Archiwum,
20) wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji,
21) sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału,
22) udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.
4. Ośrodek Badań Historii Żydów (OZ)
1) rejestrowanie ze zbiorów archiwalnych wszelkich materiałów o tematyce żydowskiej dotyczących Polski południowo-wschodniej,
2) zbieranie informacji o judaikach w zbiorach muzeów, bibliotek i placówek naukowo-badawczych,
3) sporządzanie pomocy informacyjnych dotyczących problematyki żydowskiej w zasobie Archiwum,
4) współpraca z placówkami naukowymi zajmującymi się problematyką żydowską,
5) prowadzenie badań naukowych nad dziejami Żydów,
6) popularyzowanie problematyki żydowskiej,
7) wykonywanie kwerend genealogicznych i własnościowych dotyczących ludności żydowskiej z kraju i zagranicy,
8) wykonywanie prac redakcyjnych i wydawniczych,
9) sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału
10) udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie czynności realizowanych przez Ośrodek.
5. Dział Administracyjno-Gospodarczy (AG)
1) Sprawy administracyjne i gospodarcze
a. prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,
b. utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,
c. utrzymywanie w należytym stanie technicznym urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków archiwalnych,
d. prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,
b. utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,
e. prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,
f. przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,
g. prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną, (przygotowanie dokumentacji technicznej, kosztorysowej)
h. opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących,
i. organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,
j. przygotowywanie umów i organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,
k. obsługa dokumentacyjna i realizacja zamówień, zgodnie z prawem zamówień publicznych,
l. usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,
m. organizowanie wykonawstwa przeglądów, konserwacji i badań technicznych instalacji w budynkach Archiwum,
n. administrowanie siecią komputerową,
o. nadzór nad sprzętem komputerowym i pomoc informatyczna dla komórek organizacyjnych
p. sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności działu.
2) Zaopatrzenie
a. analiza rynku dostawców urządzeń, materiałów i usług biurowych na potrzeby realizowanych zakupów,
b. realizacja zakupów inwestycyjnych i bieżących urządzeń i sprzętu
c. realizacja zakupów przedmiotów nietrwałych i materiałów dla potrzeb komórek organizacyjnych
d. organizacja dostaw urządzeń i materiałów.
3) Sprawy kadrowe
a. prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
b. sporządzanie sprawozdań i statystyki pracowniczej,
c. realizowanie procedury naboru pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
d. wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,
e. wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,
e. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem pracowników,
f. załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,
g. wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,
h. załatwianie spraw z zakresu dyscypliny pracy, prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,
i. załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,
j. obsługa środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
k. organizacja i koordynacja staży i praktyk organizowanych w Archiwum.
4) Bezpieczeństwo i higiena pracy
a. kontrola warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
b. sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,
c. prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,
d. ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,
e. udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,
f. udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,
g. zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.
5) Ochrona przeciwpożarowa
a. sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,
b. sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń p.poż., instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,
c. przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,- instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów, - prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.
6) Obsługa sekretarsko-kancelaryjna (Sekretariat/Kancelaria)
a. przyjmowanie korespondencji Archiwum i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,
b. przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,
c. obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,
d. rejestrowanie spraw w spisach spraw (jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy), a także gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych przez Archiwum lub w zakresie wyznaczonym przez dyrektora,
e. przygotowywanie korespondencji do wysłania i jej ekspedycja,
f. prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,
g. obsługa centrali telefonicznej, faksu i poczty elektronicznej,
h. przejmowanie interesantów i upotrzeby - kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,
i. prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
j. przechowywanie korespondencji załatwianej bezpośrednio przez dyrektora,
k. rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,
l. pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,
m. prowadzenie archiwum zakładowego, zgodnie z instrukcją archiwalną,
n. obsługa uroczystości i gości.
7) Sprawy obronne i ochrona informacji niejawnych
a. realizacja zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,
b. przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,
c. opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,
d. realizowanie prac reklamacyjnych od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny w odniesieniu do pracowników Archiwum,
e. wykonywanie zadań obrony cywilnej,
f. organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych struktur obronnych Archiwum,
g. wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego Archiwum
h. wykonywanie czynności w zakresie pełnomocnika do spraw informacji niejawnych,
i. prowadzenie obsługi kancelaryjnej pism zawierających informację niejawną (ewidencja i obieg pism),
j. zabezpieczenie dokumentacji niejawnej.
6. Dział Finansowo – Księgowy (FK)
1) opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,
2) sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,
3) prowadzenie spraw finansowych określanymi odrębnymi przepisami,
4) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,
5) współdziałanie z dyrektorem Archiwum w zakresie realizacji działalności finansowej Archiwum,
6) prowadzenie sprawozdawczości GUS,
7) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,
8) sporządzanie list wypłat, obliczanie podatku dochodowego oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,
9) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności bezgotówkowych, wynikających z odrębnych przepisów,- obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,
10) prowadzenia rozliczeń z ZUS i urzędami skarbowymi,
11) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,
12) prowadzenie obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
13) prowadzenie sprawozdawczości GUS,
7) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,
8) sporządzanie list wypłat, obliczanie podatku dochodowego oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,
9) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności bezgotówkowych, wynikających z odrębnych przepisów,-
10) prowadzenia rozliczeń z ZUS i urzędami skarbowymi,
11) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,
12) prowadzenie obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
13) oraz wykonywanie innych obowiązków wynikających z obowiązującego prawa, w szczególności przepisów dotyczących finansów publicznych i rachunkowości.
7. Samodzielne stanowisko ds. przechowalnictwa (PD)
1) prowadzenie działalności usługowej polegającej na przechowywaniu, kopiowaniu i konserwacji dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo – płacowej,
2) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,
3) prowadzenie ewidencji dokumentacji pracodawców przejętej od zlikwidowanych przedsiębiorców,
4) wydawanie odpisów i kopii z przechowywanej dokumentacji,
5) udostępnianie dokumentacji upoważnionym osobom i organom,
6) współpraca z Archiwum Państwowym Dokumentacji Osobowej i Płacowej oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przekazywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniem sądów rejestrowych,
8. Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku (OS)
1) Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku, obejmującego obszar działania określony w § 6 mniejszego Regulaminu, należą wszystkie zadania (możliwe do realizacji w jego warunkach) wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum.
2) Do zakresu działania Kierownika Oddziału w Sanoku należą sprawy określone w przydziale czynności oraz sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia.
Przepisy końcowe
§ 14
1. Zasady i tryb działania organów kolegialnych określają:
1) Decyzja Nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 8 lutego 2006 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz określenia zakresu i trybu ich działania
o ochronie informacji niejawnych(Dz.U. 2010, Nr 182, poz. 1228).
|
Zakres Regulaminu
§ 1
1. Regulamin określa:
1) właściwość miejscową Archiwum Państwowego w Rzeszowie,
2) strukturę organizacyjną placówki,
3) organizację pracy,
4) zakres zadań komórek organizacyjnych.
2. Podstawę prawną Regulaminu stanowią:
1) ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217, z późn. zm.,
2) statut Archiwum Państwowego w Rzeszowie nadany decyzją nr 47 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie likwidacji Oddziału w Skołyszynie Archiwum Państwowego w Rzeszowie oraz w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Rzeszowie z późn. zm.,
3) przepisy Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych regulujące organizację i zadania archiwów państwowych.
3. Do pracowników Archiwum Państwowego Rzeszowie stosuje się przepisy:
1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),
2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. 2017, poz. 2142, tekst jednolity),
3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 2018 r. poz. 917, tekst jednolity).
4. Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:
1) archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Rzeszowie,
2) komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne wymienione w § 4 Statutu Archiwum.
Zakres działania i właściwość miejscowa
§ 2
1. Do zadań Archiwum należy:
1) kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym,
2) przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych,
3) ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych,
4) udostępnianie materiałów archiwalnych,
5) urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych,
6) prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej,
7) prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i archiwów,
8) prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą,
9) prowadzenie Ośrodka Badań Historii Żydów.
2. Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:
1) prowadzenia kwerend w zasobie archiwalnym,
2) kopiowania materiałów archiwalnych dla potrzeb, o których mowa w ust. 1 pkt 4,
3) przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych,
4) konserwacji materiałów archiwalnych.
3. Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą w szczególności na:
1) przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,
2) wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,
w tym dokumentacji osobowo-płacowej.
§ 3
1. Zasięgiem działania centrali Archiwum jest:
1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:
a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów, Krosno,
b) powiaty: jasielski, krośnieński, leżajski, łańcucki, ropczycko-sędziszowski i strzyżowski,
c) z powiatu brzozowskiego gminy: Brzozów i Domaradz,
d) z powiatu kolbuszowskiego gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów
i Dzikowiec,
e) z powiatu mieleckiego: miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy,
f) z powiatu rzeszowskiego gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn,
2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący:
a) z powiatu gorlickiego gminy: Biecz i Lipinki.
2. Zasięgiem działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku jest:
1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:
a) powiaty: bieszczadzki, leski i sanocki,
b) z powiatu brzozowskiego gminy: Dydnia, Haczów, Jasienica Rosielna i Nozdrzec.
Struktura organizacyjna Archiwum
§ 4
1. W skład struktury organizacyjnej Archiwum wchodzą:
1) Dyrektor Archiwum (symbol DA),
2) Oddział I – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (symbol NZ),
3) Oddział II – gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (symbol GO),
w skład którego wchodzi:
a) Magazyn główny,
b) Pracownia konserwacji,
c) Pracownia digitalizacji,
d) Stanowisko do spraw ewidencji zasobu archiwalnego
4) Oddział III – udostępniania, informacji i promocji, w skład którego wchodzi:
a) Czytelnia
b) Ośrodek Badań Historii Żydów,
c) Stanowisko ds. obsługi dokumentacji pracowniczej,
d) Biblioteka.
5) Dział Administracyjno-Gospodarczy (symbol AG),
6) Dział Finansowo-Księgowy (symbol FK),
2. W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział zamiejscowy w Sanoku noszący nazwę „Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku” (symbol OS).
3. Do wykonywaniu zadań związanych z ochroną informacji niejawnych dyrektor Archiwum powołuje podległego mu pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.
4. Schemat graficzny struktury organizacyjnej znajduje się w załączniku do niniejszego Regulaminu.
§ 5
W Archiwum działają następujące ciała kolegialne
1. Kolegium Dyrektora (symbol KD),
2. Komisja Metodyczna (symbol KM),
3. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (symbol KO).
Organizacja pracy Archiwum
§ 6
1. Pracą Archiwum kieruje Dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.
2. W czasie nieobecności dyrektora Archiwum zastępuje Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego.
3. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.
4. Do zadań dyrektora należy w szczególności:
1) ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowo-badawczych,
2) ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum,
3) reprezentowanie Archiwum na zewnątrz,
4) przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum,
w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji,
5) dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych,
6) wydawanie aktów prawnych w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów,
7) wydawanie zarządzeń wewnętrznych i wprowadzanych na ich podstawie regulaminów oraz instrukcji,
8) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),
9) tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacjizawodowych i zdobywaniu stopni naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie,
10) kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa
i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów,
11) kierowanie realizacją zadań w zakresie obrony cywilnej oraz ochrony informacji niejawnych.
5. Dyrektor Archiwum ustala zakresy czynności kierowników komórek organizacyjnych oraz zakresy czynności pracowników w oparciu o projekty przedstawione przez kierowników komórek organizacyjnych.
6. Dyrektor Archiwum i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy podpisują dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe.
§ 7
1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum kierują kierownicy.
2. Komórki organizacyjne - oddziały i działy - realizują zadania wynikające z obowiązujących przepisów, w szczególności:
1) kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają
i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,
2) prowadzą działalność usługową polegającą w szczególności na przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,
3) rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,
4) przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,
5) wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,
6) przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum.
3. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.
4. Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom niezbędnym do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.
5. Do wykonania zadań wymagających udziału pracowników z różnych komórek organizacyjnych lub realizacji projektu dyrektor Archiwum może powołać zespół określając jego zakres i tryb pracy, skład osobowy oraz okres działania.
§ 8
1. Kierownik komórki organizacyjnej zarządza całokształtem jej działalności, a w szczególności odpowiada za:
1) organizację pracę komórki organizacyjnej i zapewnienie warunków umożliwiających realizację zadań,
2) merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontrolę prawidłowości wykonania zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,
3) opracowanie planu pracy i sprawozdania z działalności, w tym dotyczących budżetu zadaniowego,
4) informowanie podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,
5) przedkładanie dyrektorowi projektów zarządzeń, decyzji i ustaleń w zakresie spraw należących do właściwości komórki,
6) inicjowanie przedsięwzięć dotyczących organizacji i funkcjonowania komórki,
7) organizowanie współpracy merytorycznej z innymi komórkami organizacyjnymi,
8) wnioskowanie w zakresie opisu i wartościowania stanowisk pracy,
9) przygotowanie projektów zakresów czynności dla podległych pracowników,
10) dokonywanie ocen okresowych podległych pracowników,
11) wydawanie opinii o podległych pracownikach,
12) występowanie z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,
13) realizację zadań określonych w indywidualnym zakresie czynności oraz zadania wynikające z pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez dyrektora Archiwum,
6. Kierownik komórki organizacyjnej podlega dyrektorowi Archiwum.
§ 9
1. Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:
1) wykonywania zadań służbowych wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum,
2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,
3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu i właściwego wykonywania zadań Archiwum,
4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,
5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,
6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,
7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,
8) dbania o mienie Archiwum, porządek i estetykę w miejscu pracy.
2. Pracownicy podlegli są bezpośrednio kierownikom właściwych komórek organizacyjnych, zgodnie z zakresem czynności.
Zakres zadań komórek organizacyjnych
§ 10
1. Oddział I - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (NZ)
1) W zakresie kształtowania państwowego zasobu archiwalnego:
a) ocena wartości archiwalnej dokumentacji,
b) typowanie twórców państwowego zasobu archiwalnego,
c) wnioskowanie do dyrektora Archiwum w sprawach objęcia lub wyłączenia spod nadzoru archiwalnego państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,
d) przygotowywanie aktów administracyjnych w sprawie objęcia nadzorem archiwalnym i utworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych dla całego terenu właściwości Archiwum.
2) W zakresie prowadzenia nadzoru archiwalnego:
a) prowadzenie ewidencji państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,
b) prowadzenie dokumentacji (teczek) nadzorowanych jednostek organizacyjnych,
c) przeprowadzanie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, z wyłączeniem organów posiadających archiwa wyodrębnione, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli, przygotowywanie projektów wystąpień pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości wykonania zaleceń pokontrolnych,
d) opiniowanie i rozpatrywanie wniosków o uzgodnienie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych dla całego terenu właściwości Archiwum,
e) rozpatrywanie wniosków o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przygotowywanie projektów: zgód na brakowanie dokumentacji, odmowy wyrażenia zgody na brakowanie dokumentacji oraz opinii dotyczących brakowania dokumentacji,
f) prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
g) przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych,
h) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum,
i) współpraca z Oddziałem II i Oddziałem w Sanoku w sprawie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,
j) przygotowywanie i opiniowanie projektów umów użyczenia lub porozumień na czasowe pozostawienie materiałów archiwalnych należących do Archiwum urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia i porozumień dla całego terenu właściwości Archiwum,
k) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego,
l) koordynowanie pracy Oddziału w Sanoku w zakresie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej.
2. Oddział II - gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (GO)
1) W zakresie gromadzenia i ewidencji zasobu:
a) uzgadnianie warunków i terminów przekazania materiałów archiwalnych przez podmioty zewnętrzne,
b) ocena stanu materiałów archiwalnych przygotowanych do przekazania,
c) ewidencyjne i fizyczne przejmowanie materiałów archiwalnych,
d) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu centrali Archiwum, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
e) administrowanie informatycznym systemem ewidencyjnym ZOSiA.
2) W zakresie obsługi magazynów archiwalnych:
a) prowadzenie magazynów archiwalnych akt zgodnie z obowiązującymi wymogami,
b) monitorowanie parametrów powietrza w magazynach archiwalnych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,
c) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,
d) realizacja zamówień materiałów dla użytkowników pracowni naukowej,
e) udostępnianie dokumentacji do kwerend,
f) udostępnianie materiałów do wystaw i pokazów.
3) W zakresie opracowania zasobu i metodyki archiwalnej:
a) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i opracowania zasobu, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,
b) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
c) przedkładanie dyrektorowi Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,
d) obsługa sekretarska komisji metodycznej,
e) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie teorii i praktyki opracowania zasobu,
f) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,
g) uczestniczenie w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,
h) opiniowanie projektów w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,
i) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,
j) organizowanie przebiegu studenckich praktyk archiwalnych,
k) współuczestnictwo w działalności informacyjnej i popularyzatorskiej.
4) W zakresie konserwacji materiałów archiwalnych i profilaktyki konserwatorskiej:
a) bieżące i okresowe przeglądy konserwatorskie zasobu,
b) organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych
c) współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów i pracowniami konserwatorskimi archiwów państwowych,
d) badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,
e) prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich digitalizacji,
f) opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia zasobu.
3. Oddział III –udostępniania, informacji i promocji (IU)
1) W zakresie udostępniania materiałów archiwalnych i zasobów bibliotecznych:
a) prowadzenie ewidencji udostępniania archiwaliów,
b) prowadzenie rejestru użytkowników czytelni,
c) pomoc informacyjna użytkownikom czytelni,
d) przyjmowanie zamówień od użytkowników i ich realizacja we współpracy z magazynem akt
e) udostępnianie materiałów archiwalnych w czytelni lub w systemie teleinformatycznym oraz poprzez przekazywanie zainteresowanym reprodukcji tych materiałów albo przetworzonej informacji o ich treści,
f) wykonywanie kopii – cyfrowych i analogowych - na potrzeby użytkowników,
g) nadzór nad samodzielnym kopiowaniem materiałów archiwalnych własnym sprzętem użytkownika,
h) wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych,
i) przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów,
j) wypożyczanie materiałów archiwalnych na żądanie organów wymiaru sprawiedliwości i kontrola ich terminowego zwrotu,
k) prowadzenie ewidencji mikrofilmów,
l) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru biblioteki archiwalnej.
2) W zakresie informacji archiwalnej:
a) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
b) przygotowanie informatorów o materiałach archiwalnych,
c) programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (tworzenie i wypełnianie baz danych),
d) wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji,
e) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii
i praktyki informacyjnej w Archiwum,
f) prowadzenie prac dokumentacyjnych,
g) gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych.
3) W zakresie promocji oraz popularyzacji zasobu i Archiwum:
a) organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych,
b) prowadzenie lekcji archiwalnych i historycznych dla młodzieży szkolnej,
c) organizowanie imprez archiwalnych (konkursy, pikniki archiwalne, „drzwi otwarte”, imprezy okolicznościowe i rocznicowe)
d) przyjmowanie wycieczek,
e) współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami genealogicznymi, regionalnymi,
f) prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,
g) prowadzenie strony internetowej Archiwum,
h) działalność wydawnicza.
4) W zakresie problematyki żydowskiej:
a) rejestrowanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej dotyczących Polski południowo-wschodniej, zgromadzonych w zasobie archiwalnym archiwów państwowych,
b) zbieranie informacji i sporządzanie pomocy informacyjnych dotyczących materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej przechowywanych przez muzea, biblioteki oraz inne instytucje, a także przez osoby fizyczne,
c) gromadzenie, zabezpieczanie, przechowywanie i opracowywanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej z terenu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie,
d) tworzenie tematycznych baz danych dotyczących problematyki żydowskiej,
e) współpraca w zakresie badań historii Żydów z wyższymi uczelniami, stowarzyszeniami i ośrodkami naukowymi, organizowanie sesji naukowych,
f) popularyzacja dziejów Żydów w Polsce.
5) W zakresie obsługi dokumentacji pracowniczej:
a) współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określone w art. 51u ust. 3 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,
b) przejmowanie dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców na podstawie decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub na podstawie wskazania sądu rejestrowego,
c) realizacja zawartych cywilnoprawnych umów przechowania dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania,
d) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,
e) prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawców przejętej od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców, wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,
f) wykonywanie kwerend do celów emerytalno-rentowych,
g) wydawanie kopii oraz odpisów dokumentacji pracowniczej, a także zaświadczeń na podstawie tej dokumentacji,
h) wypożyczanie dokumentacji pracowniczej uprawnionym podmiotom i osobom fizycznym.
4. Dział Administracyjno-Gospodarczy (AG)
1) W zakresie zarządzania zasobami materialnymi:
a) prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,
b) utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,
c) utrzymywanie w należytym stanie technicznym urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków archiwalnych,
d) dokonywanie z udziałem pracownika odpowiedzialnego za BHP i ochronę przeciwpożarową oraz społecznym inspektorem pracy przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń, instalacji i urządzeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych,
e) prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,
f) przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,
g) prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną, (przygotowanie dokumentacji technicznej, kosztorysowej)
h) opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących,
i) organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,
j) przygotowywanie umów i organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,
k) obsługa dokumentacyjna i realizacja zamówień, zgodnie z prawem zamówień publicznych,
l) usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,
m)organizowanie wykonawstwa przeglądów, konserwacji i badań technicznych instalacji w budynkach Archiwum,
n) administrowanie siecią komputerową,
o) nadzór nad sprzętem komputerowym i pomoc informatyczna dla komórek organizacyjnych,
p) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych,
q) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,
r) nadzorowanie ruchu osobowego w Archiwum,
s) obsługa systemu SAWiN,
t) otwieranie i zamykanie budynku centrali Archiwum w Rzeszowie.
2) W zakresie realizacji zamówień publicznych:
a) organizowanie zamówień publicznych,
b) analiza rynku dostawców urządzeń, materiałów i usług biurowych na potrzeby realizowanych zakupów,
c) realizacja zakupów inwestycyjnych i bieżących urządzeń i sprzętu,
d) realizacja zakupów przedmiotów nietrwałych i materiałów dla potrzeb komórek organizacyjnych
e) organizacja dostaw urządzeń i materiałów.
3) W zakresie zarządzania zasobami ludzkimi:
a) prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
b) sporządzanie sprawozdań i statystyki pracowniczej,
c) realizowanie procedury naboru pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
d) wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,
e) szkolenia i podnoszenie kwalifikacji przez pracowników,
f) załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,
g) wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,
h) nadzór nad dyscypliną pracy,
i) prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,
j) załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,
k) obsługa administracyjna Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
l) organizacja i koordynowanie staży i praktyk organizowanych w Archiwum.
4) W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:
a) monitorowanie warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów BHP,
b) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,
c) prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,
d) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,
e) udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,
f) udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,
g) zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.
5) W zakresie ochrony przeciwpożarowej:
a) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,
b) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,
c) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,
d) instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów,
e) prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.
6) W zakresie zarządzania dokumentacją i obsługi sekretarskiej:
a) przyjmowanie korespondencji Archiwum, rejestrowanie i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,
b) przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,
c) obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,
d) rejestrowanie spraw w spisach spraw i prowadzenie teczek spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora Archiwum lub przez niego wyznaczonych, a także pozostałych spraw, jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy,
e) przygotowywanie korespondencji do wysłania, jej rejestrowanie i ekspedycja,
f) prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,
g) zabezpieczenie pieczęci i stempli,
h) obsługa poczty elektronicznej i faksu,
i) przyjmowanie interesantów,
j) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
k) prowadzenie registratury dla akt spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora,
l) rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,
m)pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,
n) prowadzenie archiwum zakładowego dla centrali Archiwum, zgodnie z instrukcją archiwalną, oraz nadzór merytoryczny nad jego filią w Oddziale w Sanoku,
o) obsługa spotkań i narad organizowanych przez Dyrektora,
p) obsługa gości.
7) W zakresie spraw obronnych i ochrony informacji niejawnych:
a) realizacja zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,
b) przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,
c) opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,
d) realizowanie prac reklamacyjnych od obowiązku czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny w odniesieniu do personelu Archiwum,
e) wykonywanie zadań obrony cywilnej,
f) organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych d/s obronnych Archiwum,
g) wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego Archiwum
h) wykonywanie czynności w zakresie pełnomocnika do spraw informacji niejawnych,
i) prowadzenie obsługi kancelaryjnej pism zawierających informację niejawną (ewidencja i obieg pism),
j) zabezpieczenie dokumentacji niejawnej.
5. Dział Finansowo – Księgowy (FK)
1) opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,
2) sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,
3) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,
4) realizacja dyspozycji środkami pieniężnymi,
5) sprawdzanie dokumentów pod względem formalno-rachunkowym
6) prowadzenie spraw finansowych określanymi odrębnymi przepisami,
7) wykonywanie operacji księgowych, zgodnie z polityką rachunkowości,
8) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,
9) prowadzenie rozliczeń z urzędami skarbowymi i ZUS,
10) prowadzenie sprawozdawczości GUS,
11) sporządzanie raportów i zestawień na potrzeby dyrektora,
12) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,
13) obsługa wynagrodzeń osobowych - naliczanie i sporządzanie dokumentów płacowych, realizacja wypłat obliczanie i odprowadzanie pochodnych od płac oraz sporządzanie sprawozdawczości w zakresie wynagrodzeń,
14) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności, wynikających z odrębnych przepisów,
15) obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,
16) realizacja wypłat świadczeń socjalnych,
17) wykonywanie innych obowiązków wynikających z obowiązującego prawa, w szczególności przepisów dotyczących finansów publicznych i rachunkowości.
6. Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku (OS)
1) Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku, obejmującego obszar działania określony w § 3 niniejszego Regulaminu, należą:
a) wszystkie możliwe do realizacji zadania wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum,
b) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu Oddziału, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
c) prowadzenie filii archiwum zakładowego dla dokumentacji wytworzonej w ramach spraw załatwianych w Oddziale,
d) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,
e) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej,
f) czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,
g) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej
h) opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,
i) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,
j) nadzorowanie ruchu osobowego w Oddziale,
k) obsługa systemu sygnalizacji włamania i napadu (SAWiN),
l) otwieranie i zamykanie budynku Oddziału.
2) Do zakresu działania Kierownika Oddziału w Sanoku należą sprawy określone
w przydziale czynności oraz sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia.
Przepisy końcowe
§ 11
1. Organizację i zasady działania organów kolegialnych określają:
1) zarządzenie Nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia 2018 r. w sprawie określenia zakresu i trybu działania komisji metodycznych w archiwach państwowych,
2) zarządzenie Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 listopada 2013 r. w sprawie utworzenia oraz zakresu i trybu działania komisji archiwalnej oceny dokumentacji w archiwach państwowych z późniejszymi zmianami.
2. Organizację pracy i czynności kancelaryjne w Archiwum określa instrukcja kancelaryjna wprowadzona Zarządzeniem Nr 18 z dnia 21 grudnia 2012 r. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych.
3. Organizację postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne określają przepisy ustawyz dnia 5 sierpnia 2010r. o ochronie informacji niejawnych(Dz.U. 2010, Nr 182, poz. 1228) i akty wykonawcze do tej ustawy.
|
|
6 |
2019-02-28 14:36:16 |
JaCy10957 JaCy10957 |
Pole full zmieniło wartość z '<p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>Zakres Regulaminu</strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 1</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Regulamin określa:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) właściwość miejscową Archiwum Państwowego w Rzeszowie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) strukturę organizacyjną placówki,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) organizację pracy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) zakres zadań komórek organizacyjnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Podstawę prawną Regulaminu stanowią:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217, z późn. zm.,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) statut Archiwum Państwowego w Rzeszowie nadany decyzją nr 47 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie likwidacji Oddziału w Skołyszynie Archiwum Państwowego w Rzeszowie oraz w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Rzeszowie z późn. zm.,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) przepisy Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych regulujące organizację i zadania archiwów państwowych.</p> <p style="margin-left:72.0pt;"> 3. Do pracowników Archiwum Państwowego Rzeszowie stosuje się przepisy:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. 2017, poz. 2142, tekst jednolity),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 2018 r. poz. 917, tekst jednolity).</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 4. Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Rzeszowie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne wymienione w § 4 Statutu Archiwum.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Zakres działania i właściwość miejscowa </strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 2</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Do zadań Archiwum należy:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) udostępnianie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i archiwów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) prowadzenie Ośrodka Badań Historii Żydów.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) prowadzenia kwerend w zasobie archiwalnym,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) kopiowania materiałów archiwalnych dla potrzeb, o których mowa w ust. 1 pkt 4,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) konserwacji materiałów archiwalnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą w szczególności na:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,<br /> w tym dokumentacji osobowo-płacowej.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 3</strong></p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 1. Zasięgiem działania centrali Archiwum jest:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów, Krosno,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b) powiaty: jasielski, krośnieński, leżajski, łańcucki, ropczycko-sędziszowski i strzyżowski,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c) z powiatu brzozowskiego gminy: Brzozów i Domaradz,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d) z powiatu kolbuszowskiego gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów<br /> i Dzikowiec,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e) z powiatu mieleckiego: miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f) z powiatu rzeszowskiego gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) z powiatu gorlickiego gminy: Biecz i Lipinki.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 2. Zasięgiem działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku jest:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a) powiaty: bieszczadzki, leski i sanocki,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b) z powiatu brzozowskiego gminy: Dydnia, Haczów, Jasienica Rosielna i Nozdrzec.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Struktura organizacyjna Archiwum</strong></p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 4</strong></p> <p align="left" style="margin-left:18.0pt;"> 1. W skład struktury organizacyjnej Archiwum wchodzą:</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 1) Dyrektor Archiwum (symbol DA),</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 2) Oddział I – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (symbol NZ),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) Oddział II – gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (symbol GO),<br /> w skład którego wchodzi:</p> <p align="left" style="margin-left:2.0cm;"> a) Magazyn główny,</p> <p align="left" style="margin-left:2.0cm;"> b) Pracownia konserwacji,</p> <p align="left" style="margin-left:2.0cm;"> c) Pracownia digitalizacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) Stanowisko do spraw ewidencji zasobu archiwalnego</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) Oddział III – udostępniania, informacji i promocji, w skład którego wchodzi:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) Czytelnia</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) Ośrodek Badań Historii Żydów,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) Stanowisko ds. obsługi dokumentacji pracowniczej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) Biblioteka.</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 5) Dział Administracyjno-Gospodarczy (symbol AG),</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 6) Dział Finansowo-Księgowy (symbol FK),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział zamiejscowy w Sanoku noszący nazwę „Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku” (symbol OS).</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Do wykonywaniu zadań związanych z ochroną informacji niejawnych dyrektor Archiwum powołuje podległego mu pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Schemat graficzny struktury organizacyjnej znajduje się w załączniku do niniejszego Regulaminu.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 5</strong></p> <p> W Archiwum działają następujące ciała kolegialne</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Kolegium Dyrektora (symbol KD),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Komisja Metodyczna (symbol KM),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (symbol KO).</p> <p align="center"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p align="center"> <strong>Organizacja pracy Archiwum</strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 6</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Pracą Archiwum kieruje Dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. W czasie nieobecności dyrektora Archiwum zastępuje Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Do zadań dyrektora należy w szczególności:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowo-badawczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) reprezentowanie Archiwum na zewnątrz,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum,<br /> w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) wydawanie aktów prawnych w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) wydawanie zarządzeń wewnętrznych i wprowadzanych na ich podstawie regulaminów oraz instrukcji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacjizawodowych i zdobywaniu stopni naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa<br /> i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) kierowanie realizacją zadań w zakresie obrony cywilnej oraz ochrony informacji niejawnych.</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 5. Dyrektor Archiwum ustala zakresy czynności kierowników komórek organizacyjnych oraz zakresy czynności pracowników w oparciu o projekty przedstawione przez kierowników komórek organizacyjnych.</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 6. Dyrektor Archiwum i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy podpisują dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe.</p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 7</strong></p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum kierują kierownicy.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 2. Komórki organizacyjne - oddziały i działy - realizują zadania wynikające z obowiązujących przepisów, w szczególności:</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 1) kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają<br /> i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 2) prowadzą działalność usługową polegającą w szczególności na przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 3) rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 4) przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 5) wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 6) przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 3. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 4. Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom niezbędnym do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 5. Do wykonania zadań wymagających udziału pracowników z różnych komórek organizacyjnych lub realizacji projektu dyrektor Archiwum może powołać zespół określając jego zakres i tryb pracy, skład osobowy oraz okres działania.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 8</strong></p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 1. Kierownik komórki organizacyjnej zarządza całokształtem jej działalności, a w szczególności odpowiada za:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) organizację pracę komórki organizacyjnej i zapewnienie warunków umożliwiających realizację zadań,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontrolę prawidłowości wykonania zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) opracowanie planu pracy i sprawozdania z działalności, w tym dotyczących budżetu zadaniowego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) informowanie podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) przedkładanie dyrektorowi projektów zarządzeń, decyzji i ustaleń w zakresie spraw należących do właściwości komórki,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) inicjowanie przedsięwzięć dotyczących organizacji i funkcjonowania komórki,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) organizowanie współpracy merytorycznej z innymi komórkami organizacyjnymi,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) wnioskowanie w zakresie opisu i wartościowania stanowisk pracy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) przygotowanie projektów zakresów czynności dla podległych pracowników,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) dokonywanie ocen okresowych podległych pracowników,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) wydawanie opinii o podległych pracownikach,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) występowanie z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) realizację zadań określonych w indywidualnym zakresie czynności oraz zadania wynikające z pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 6. Kierownik komórki organizacyjnej podlega dyrektorowi Archiwum.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 9</strong></p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 1. Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) wykonywania zadań służbowych wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu i właściwego wykonywania zadań Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) dbania o mienie Archiwum, porządek i estetykę w miejscu pracy.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 2. Pracownicy podlegli są bezpośrednio kierownikom właściwych komórek organizacyjnych, zgodnie z zakresem czynności.</p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>Zakres zadań komórek organizacyjnych</strong></p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 10</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>1. </strong><strong>Oddział I - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (NZ)</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie kształtowania państwowego zasobu archiwalnego:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) ocena wartości archiwalnej dokumentacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) typowanie twórców państwowego zasobu archiwalnego,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) wnioskowanie do dyrektora Archiwum w sprawach objęcia lub wyłączenia spod nadzoru archiwalnego państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) przygotowywanie aktów administracyjnych w sprawie objęcia nadzorem archiwalnym i utworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych dla całego terenu właściwości Archiwum.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie prowadzenia nadzoru archiwalnego:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) prowadzenie ewidencji państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) prowadzenie dokumentacji (teczek) nadzorowanych jednostek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) przeprowadzanie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, z wyłączeniem organów posiadających archiwa wyodrębnione, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli, przygotowywanie projektów wystąpień pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości wykonania zaleceń pokontrolnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) opiniowanie i rozpatrywanie wniosków o uzgodnienie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych dla całego terenu właściwości Archiwum,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) rozpatrywanie wniosków o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przygotowywanie projektów: zgód na brakowanie dokumentacji, odmowy wyrażenia zgody na brakowanie dokumentacji oraz opinii dotyczących brakowania dokumentacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> g) przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> h) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> i) współpraca z Oddziałem II i Oddziałem w Sanoku w sprawie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> j) przygotowywanie i opiniowanie projektów umów użyczenia lub porozumień na czasowe pozostawienie materiałów archiwalnych należących do Archiwum urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia i porozumień dla całego terenu właściwości Archiwum,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> k) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> l) koordynowanie pracy Oddziału w Sanoku w zakresie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>2. </strong><strong>Oddział II - gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (GO)</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie gromadzenia i ewidencji zasobu:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) uzgadnianie warunków i terminów przekazania materiałów archiwalnych przez podmioty zewnętrzne,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) ocena stanu materiałów archiwalnych przygotowanych do przekazania,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) ewidencyjne i fizyczne przejmowanie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu centrali Archiwum, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) administrowanie informatycznym systemem ewidencyjnym ZOSiA.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie obsługi magazynów archiwalnych:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) prowadzenie magazynów archiwalnych akt zgodnie z obowiązującymi wymogami,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) monitorowanie parametrów powietrza w magazynach archiwalnych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) realizacja zamówień materiałów dla użytkowników pracowni naukowej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) udostępnianie dokumentacji do kwerend,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) udostępnianie materiałów do wystaw i pokazów.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) W zakresie opracowania zasobu i metodyki archiwalnej:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i opracowania zasobu, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) przedkładanie dyrektorowi Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) obsługa sekretarska komisji metodycznej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie teorii i praktyki opracowania zasobu,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> g) uczestniczenie w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> h) opiniowanie projektów w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> i) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> j) organizowanie przebiegu studenckich praktyk archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> k) współuczestnictwo w działalności informacyjnej i popularyzatorskiej.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) W zakresie konserwacji materiałów archiwalnych i profilaktyki konserwatorskiej:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) bieżące i okresowe przeglądy konserwatorskie zasobu,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów i pracowniami konserwatorskimi archiwów państwowych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich digitalizacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia zasobu.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>3. </strong><strong>Oddział III –udostępniania, informacji i promocji (IU)</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie udostępniania materiałów archiwalnych i zasobów bibliotecznych:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) prowadzenie ewidencji udostępniania archiwaliów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) prowadzenie rejestru użytkowników czytelni,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) pomoc informacyjna użytkownikom czytelni,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) przyjmowanie zamówień od użytkowników i ich realizacja we współpracy z magazynem akt</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) udostępnianie materiałów archiwalnych w czytelni lub w systemie teleinformatycznym oraz poprzez przekazywanie zainteresowanym reprodukcji tych materiałów albo przetworzonej informacji o ich treści,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) wykonywanie kopii – cyfrowych i analogowych - na potrzeby użytkowników,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) nadzór nad samodzielnym kopiowaniem materiałów archiwalnych własnym sprzętem użytkownika,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) wypożyczanie materiałów archiwalnych na żądanie organów wymiaru sprawiedliwości i kontrola ich terminowego zwrotu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) prowadzenie ewidencji mikrofilmów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru biblioteki archiwalnej.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie informacji archiwalnej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) przygotowanie informatorów o materiałach archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (tworzenie i wypełnianie baz danych),</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii<br /> i praktyki informacyjnej w Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) prowadzenie prac dokumentacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) W zakresie promocji oraz popularyzacji zasobu i Archiwum:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) prowadzenie lekcji archiwalnych i historycznych dla młodzieży szkolnej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) organizowanie imprez archiwalnych (konkursy, pikniki archiwalne, „drzwi otwarte”, imprezy okolicznościowe i rocznicowe)</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) przyjmowanie wycieczek,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami genealogicznymi, regionalnymi,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) prowadzenie strony internetowej Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) działalność wydawnicza.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) W zakresie problematyki żydowskiej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) rejestrowanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej dotyczących Polski południowo-wschodniej, zgromadzonych w zasobie archiwalnym archiwów państwowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) zbieranie informacji i sporządzanie pomocy informacyjnych dotyczących materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej przechowywanych przez muzea, biblioteki oraz inne instytucje, a także przez osoby fizyczne,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) gromadzenie, zabezpieczanie, przechowywanie i opracowywanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej z terenu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) tworzenie tematycznych baz danych dotyczących problematyki żydowskiej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) współpraca w zakresie badań historii Żydów z wyższymi uczelniami, stowarzyszeniami i ośrodkami naukowymi, organizowanie sesji naukowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) popularyzacja dziejów Żydów w Polsce.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) W zakresie obsługi dokumentacji pracowniczej:</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> a) współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określone w art. 51u ust. 3 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> b) przejmowanie dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców na podstawie decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub na podstawie wskazania sądu rejestrowego,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> c) realizacja zawartych cywilnoprawnych umów przechowania dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> d) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> e) prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawców przejętej od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców, wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> f) wykonywanie kwerend do celów emerytalno-rentowych,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> g) wydawanie kopii oraz odpisów dokumentacji pracowniczej, a także zaświadczeń na podstawie tej dokumentacji,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> h) wypożyczanie dokumentacji pracowniczej uprawnionym podmiotom i osobom fizycznym.</p> <p> </p> <p style="margin-left:21.3pt;"> <strong>4. </strong><strong>Dział Administracyjno-Gospodarczy (AG)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie zarządzania zasobami materialnymi:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) utrzymywanie w należytym stanie technicznym urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) dokonywanie z udziałem pracownika odpowiedzialnego za BHP i ochronę przeciwpożarową oraz społecznym inspektorem pracy przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń, instalacji i urządzeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną, (przygotowanie dokumentacji technicznej, kosztorysowej)</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) przygotowywanie umów i organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) obsługa dokumentacyjna i realizacja zamówień, zgodnie z prawem zamówień publicznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> m)organizowanie wykonawstwa przeglądów, konserwacji i badań technicznych instalacji w budynkach Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> n) administrowanie siecią komputerową,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> o) nadzór nad sprzętem komputerowym i pomoc informatyczna dla komórek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> p) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> q) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> r) nadzorowanie ruchu osobowego w Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> s) obsługa systemu SAWiN,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> t) otwieranie i zamykanie budynku centrali Archiwum w Rzeszowie.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie realizacji zamówień publicznych:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) organizowanie zamówień publicznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) analiza rynku dostawców urządzeń, materiałów i usług biurowych na potrzeby realizowanych zakupów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) realizacja zakupów inwestycyjnych i bieżących urządzeń i sprzętu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) realizacja zakupów przedmiotów nietrwałych i materiałów dla potrzeb komórek organizacyjnych</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) organizacja dostaw urządzeń i materiałów.</p> <p> </p> <p style="margin-left:144.0pt;"> 3) W zakresie zarządzania zasobami ludzkimi:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) sporządzanie sprawozdań i statystyki pracowniczej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) realizowanie procedury naboru pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) szkolenia i podnoszenie kwalifikacji przez pracowników, </p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) nadzór nad dyscypliną pracy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) obsługa administracyjna Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) organizacja i koordynowanie staży i praktyk organizowanych w Archiwum.</p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) monitorowanie warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów BHP,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.</p> <p> </p> <p style="margin-left:216.0pt;"> 5) W zakresie ochrony przeciwpożarowej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) W zakresie zarządzania dokumentacją i obsługi sekretarskiej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) przyjmowanie korespondencji Archiwum, rejestrowanie i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) rejestrowanie spraw w spisach spraw i prowadzenie teczek spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora Archiwum lub przez niego wyznaczonych, a także pozostałych spraw, jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) przygotowywanie korespondencji do wysłania, jej rejestrowanie i ekspedycja,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) zabezpieczenie pieczęci i stempli,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) obsługa poczty elektronicznej i faksu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) przyjmowanie interesantów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) prowadzenie registratury dla akt spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> m)pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> n) prowadzenie archiwum zakładowego dla centrali Archiwum, zgodnie z instrukcją archiwalną, oraz nadzór merytoryczny nad jego filią w Oddziale w Sanoku,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> o) obsługa spotkań i narad organizowanych przez Dyrektora,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> p) obsługa gości.</p> <p> </p> <p style="margin-left:117.0pt;"> 7) W zakresie spraw obronnych i ochrony informacji niejawnych:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) realizacja zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) realizowanie prac reklamacyjnych od obowiązku czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny w odniesieniu do personelu Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) wykonywanie zadań obrony cywilnej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych d/s obronnych Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego Archiwum</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) wykonywanie czynności w zakresie pełnomocnika do spraw informacji niejawnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) prowadzenie obsługi kancelaryjnej pism zawierających informację niejawną (ewidencja i obieg pism),</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) zabezpieczenie dokumentacji niejawnej.</p> <p> </p> <p style="margin-left:21.3pt;"> <strong>5. </strong><strong>Dział Finansowo – Księgowy (FK)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) realizacja dyspozycji środkami pieniężnymi,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) sprawdzanie dokumentów pod względem formalno-rachunkowym</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) prowadzenie spraw finansowych określanymi odrębnymi przepisami,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) wykonywanie operacji księgowych, zgodnie z polityką rachunkowości,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) prowadzenie rozliczeń z urzędami skarbowymi i ZUS,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) prowadzenie sprawozdawczości GUS,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) sporządzanie raportów i zestawień na potrzeby dyrektora,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) obsługa wynagrodzeń osobowych - naliczanie i sporządzanie dokumentów płacowych, realizacja wypłat obliczanie i odprowadzanie pochodnych od płac oraz sporządzanie sprawozdawczości w zakresie wynagrodzeń,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 14) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności, wynikających z odrębnych przepisów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 15) obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 16) realizacja wypłat świadczeń socjalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 17) wykonywanie innych obowiązków wynikających z obowiązującego prawa, w szczególności przepisów dotyczących finansów publicznych i rachunkowości.</p> <p> </p> <p style="margin-left:21.3pt;"> <strong>6. </strong><strong>Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku (OS)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku, obejmującego obszar działania określony w § 3 niniejszego Regulaminu, należą:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) wszystkie możliwe do realizacji zadania wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu Oddziału, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) prowadzenie filii archiwum zakładowego dla dokumentacji wytworzonej w ramach spraw załatwianych w Oddziale,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) nadzorowanie ruchu osobowego w Oddziale,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) obsługa systemu sygnalizacji włamania i napadu (SAWiN),</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) otwieranie i zamykanie budynku Oddziału.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) Do zakresu działania Kierownika Oddziału w Sanoku należą sprawy określone<br /> w przydziale czynności oraz sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Przepisy końcowe</strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 11</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Organizację i zasady działania organów kolegialnych określają:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) zarządzenie Nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia 2018 r. <em>w sprawie określenia zakresu i trybu działania komisji metodycznych w archiwach państwowych,</em></p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) zarządzenie Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 listopada 2013 r. <em>w sprawie utworzenia oraz zakresu i trybu działania komisji archiwalnej oceny dokumentacji w archiwach państwowych</em> z późniejszymi zmianami.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Organizację pracy i czynności kancelaryjne w Archiwum określa instrukcja kancelaryjna wprowadzona Zarządzeniem Nr 18 z dnia 21 grudnia 2012 r. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych <em>w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych</em>.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Organizację postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne określają przepisy ustawyz dnia 5 sierpnia 2010r. <em>o ochronie informacji niejawnych</em><strong>(</strong>Dz.U. 2010, Nr 182, poz. 1228) i akty wykonawcze do tej ustawy.</p> ' na '<p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>Zakres Regulaminu</strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 1</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Regulamin określa:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) właściwość miejscową Archiwum Państwowego w Rzeszowie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) strukturę organizacyjną placówki,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) organizację pracy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) zakres zadań komórek organizacyjnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Podstawę prawną Regulaminu stanowią:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217, z późn. zm.,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) statut Archiwum Państwowego w Rzeszowie nadany decyzją nr 47 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie likwidacji Oddziału w Skołyszynie Archiwum Państwowego w Rzeszowie oraz w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Rzeszowie z późn. zm.,</p> <p style="margin-left:72.0pt;"> 3) przepisy Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych regulujące organizację i zadania archiwów państwowych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Do pracowników Archiwum Państwowego Rzeszowie stosuje się przepisy:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. 2017, poz. 2142, tekst jednolity),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 2018 r. poz. 917, tekst jednolity).</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 4. Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Rzeszowie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne wymienione w § 4 Statutu Archiwum.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Zakres działania i właściwość miejscowa </strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 2</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Do zadań Archiwum należy:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) udostępnianie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i archiwów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) prowadzenie Ośrodka Badań Historii Żydów.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) prowadzenia kwerend w zasobie archiwalnym,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) kopiowania materiałów archiwalnych dla potrzeb, o których mowa w ust. 1 pkt 4,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) konserwacji materiałów archiwalnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą w szczególności na:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,<br /> w tym dokumentacji osobowo-płacowej.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 3</strong></p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 1. Zasięgiem działania centrali Archiwum jest:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów, Krosno,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b) powiaty: jasielski, krośnieński, leżajski, łańcucki, ropczycko-sędziszowski i strzyżowski,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c) z powiatu brzozowskiego gminy: Brzozów i Domaradz,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d) z powiatu kolbuszowskiego gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów<br /> i Dzikowiec,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e) z powiatu mieleckiego: miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f) z powiatu rzeszowskiego gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) z powiatu gorlickiego gminy: Biecz i Lipinki.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 2. Zasięgiem działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku jest:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a) powiaty: bieszczadzki, leski i sanocki,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b) z powiatu brzozowskiego gminy: Dydnia, Haczów, Jasienica Rosielna i Nozdrzec.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Struktura organizacyjna Archiwum</strong></p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 4</strong></p> <p align="left" style="margin-left:18.0pt;"> 1. W skład struktury organizacyjnej Archiwum wchodzą:</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 1) Dyrektor Archiwum (symbol DA),</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 2) Oddział I – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (symbol NZ),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) Oddział II – gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (symbol GO),<br /> w skład którego wchodzi:</p> <p align="left" style="margin-left:2.0cm;"> a) Magazyn główny,</p> <p align="left" style="margin-left:2.0cm;"> b) Pracownia konserwacji,</p> <p align="left" style="margin-left:2.0cm;"> c) Pracownia digitalizacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) Stanowisko do spraw ewidencji zasobu archiwalnego</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) Oddział III – udostępniania, informacji i promocji, w skład którego wchodzi:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) Czytelnia</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) Ośrodek Badań Historii Żydów,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) Stanowisko ds. obsługi dokumentacji pracowniczej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) Biblioteka.</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 5) Dział Administracyjno-Gospodarczy (symbol AG),</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 6) Dział Finansowo-Księgowy (symbol FK),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział zamiejscowy w Sanoku noszący nazwę „Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku” (symbol OS).</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Do wykonywaniu zadań związanych z ochroną informacji niejawnych dyrektor Archiwum powołuje podległego mu pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Schemat graficzny struktury organizacyjnej znajduje się w załączniku do niniejszego Regulaminu.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 5</strong></p> <p> W Archiwum działają następujące ciała kolegialne</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Kolegium Dyrektora (symbol KD),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Komisja Metodyczna (symbol KM),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (symbol KO).</p> <p align="center"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p align="center"> <strong>Organizacja pracy Archiwum</strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 6</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Pracą Archiwum kieruje Dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. W czasie nieobecności dyrektora Archiwum zastępuje Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Do zadań dyrektora należy w szczególności:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowo-badawczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) reprezentowanie Archiwum na zewnątrz,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum,<br /> w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) wydawanie aktów prawnych w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) wydawanie zarządzeń wewnętrznych i wprowadzanych na ich podstawie regulaminów oraz instrukcji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacjizawodowych i zdobywaniu stopni naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa<br /> i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) kierowanie realizacją zadań w zakresie obrony cywilnej oraz ochrony informacji niejawnych.</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 5. Dyrektor Archiwum ustala zakresy czynności kierowników komórek organizacyjnych oraz zakresy czynności pracowników w oparciu o projekty przedstawione przez kierowników komórek organizacyjnych.</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 6. Dyrektor Archiwum i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy podpisują dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe.</p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 7</strong></p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum kierują kierownicy.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 2. Komórki organizacyjne - oddziały i działy - realizują zadania wynikające z obowiązujących przepisów, w szczególności:</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 1) kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają<br /> i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 2) prowadzą działalność usługową polegającą w szczególności na przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 3) rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 4) przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 5) wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 6) przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 3. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 4. Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom niezbędnym do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 5. Do wykonania zadań wymagających udziału pracowników z różnych komórek organizacyjnych lub realizacji projektu dyrektor Archiwum może powołać zespół określając jego zakres i tryb pracy, skład osobowy oraz okres działania.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 8</strong></p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 1. Kierownik komórki organizacyjnej zarządza całokształtem jej działalności, a w szczególności odpowiada za:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) organizację pracę komórki organizacyjnej i zapewnienie warunków umożliwiających realizację zadań,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontrolę prawidłowości wykonania zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) opracowanie planu pracy i sprawozdania z działalności, w tym dotyczących budżetu zadaniowego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) informowanie podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) przedkładanie dyrektorowi projektów zarządzeń, decyzji i ustaleń w zakresie spraw należących do właściwości komórki,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) inicjowanie przedsięwzięć dotyczących organizacji i funkcjonowania komórki,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) organizowanie współpracy merytorycznej z innymi komórkami organizacyjnymi,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) wnioskowanie w zakresie opisu i wartościowania stanowisk pracy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) przygotowanie projektów zakresów czynności dla podległych pracowników,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) dokonywanie ocen okresowych podległych pracowników,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) wydawanie opinii o podległych pracownikach,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) występowanie z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) realizację zadań określonych w indywidualnym zakresie czynności oraz zadania wynikające z pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 6. Kierownik komórki organizacyjnej podlega dyrektorowi Archiwum.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 9</strong></p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 1. Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) wykonywania zadań służbowych wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu i właściwego wykonywania zadań Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) dbania o mienie Archiwum, porządek i estetykę w miejscu pracy.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 2. Pracownicy podlegli są bezpośrednio kierownikom właściwych komórek organizacyjnych, zgodnie z zakresem czynności.</p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>Zakres zadań komórek organizacyjnych</strong></p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 10</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>1. </strong><strong>Oddział I - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (NZ)</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie kształtowania państwowego zasobu archiwalnego:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) ocena wartości archiwalnej dokumentacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) typowanie twórców państwowego zasobu archiwalnego,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) wnioskowanie do dyrektora Archiwum w sprawach objęcia lub wyłączenia spod nadzoru archiwalnego państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) przygotowywanie aktów administracyjnych w sprawie objęcia nadzorem archiwalnym i utworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych dla całego terenu właściwości Archiwum.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie prowadzenia nadzoru archiwalnego:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) prowadzenie ewidencji państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) prowadzenie dokumentacji (teczek) nadzorowanych jednostek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) przeprowadzanie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, z wyłączeniem organów posiadających archiwa wyodrębnione, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli, przygotowywanie projektów wystąpień pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości wykonania zaleceń pokontrolnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) opiniowanie i rozpatrywanie wniosków o uzgodnienie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych dla całego terenu właściwości Archiwum,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) rozpatrywanie wniosków o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przygotowywanie projektów: zgód na brakowanie dokumentacji, odmowy wyrażenia zgody na brakowanie dokumentacji oraz opinii dotyczących brakowania dokumentacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> g) przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> h) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> i) współpraca z Oddziałem II i Oddziałem w Sanoku w sprawie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> j) przygotowywanie i opiniowanie projektów umów użyczenia lub porozumień na czasowe pozostawienie materiałów archiwalnych należących do Archiwum urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia i porozumień dla całego terenu właściwości Archiwum,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> k) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> l) koordynowanie pracy Oddziału w Sanoku w zakresie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>2. </strong><strong>Oddział II - gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (GO)</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie gromadzenia i ewidencji zasobu:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) uzgadnianie warunków i terminów przekazania materiałów archiwalnych przez podmioty zewnętrzne,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) ocena stanu materiałów archiwalnych przygotowanych do przekazania,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) ewidencyjne i fizyczne przejmowanie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu centrali Archiwum, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) administrowanie informatycznym systemem ewidencyjnym ZOSiA.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie obsługi magazynów archiwalnych:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) prowadzenie magazynów archiwalnych akt zgodnie z obowiązującymi wymogami,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) monitorowanie parametrów powietrza w magazynach archiwalnych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) realizacja zamówień materiałów dla użytkowników pracowni naukowej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) udostępnianie dokumentacji do kwerend,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) udostępnianie materiałów do wystaw i pokazów.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) W zakresie opracowania zasobu i metodyki archiwalnej:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i opracowania zasobu, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) przedkładanie dyrektorowi Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) obsługa sekretarska komisji metodycznej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie teorii i praktyki opracowania zasobu,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> g) uczestniczenie w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> h) opiniowanie projektów w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> i) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> j) organizowanie przebiegu studenckich praktyk archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> k) współuczestnictwo w działalności informacyjnej i popularyzatorskiej.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) W zakresie konserwacji materiałów archiwalnych i profilaktyki konserwatorskiej:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) bieżące i okresowe przeglądy konserwatorskie zasobu,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów i pracowniami konserwatorskimi archiwów państwowych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich digitalizacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia zasobu.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>3. </strong><strong>Oddział III –udostępniania, informacji i promocji (IU)</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie udostępniania materiałów archiwalnych i zasobów bibliotecznych:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) prowadzenie ewidencji udostępniania archiwaliów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) prowadzenie rejestru użytkowników czytelni,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) pomoc informacyjna użytkownikom czytelni,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) przyjmowanie zamówień od użytkowników i ich realizacja we współpracy z magazynem akt</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) udostępnianie materiałów archiwalnych w czytelni lub w systemie teleinformatycznym oraz poprzez przekazywanie zainteresowanym reprodukcji tych materiałów albo przetworzonej informacji o ich treści,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) wykonywanie kopii – cyfrowych i analogowych - na potrzeby użytkowników,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) nadzór nad samodzielnym kopiowaniem materiałów archiwalnych własnym sprzętem użytkownika,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) wypożyczanie materiałów archiwalnych na żądanie organów wymiaru sprawiedliwości i kontrola ich terminowego zwrotu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) prowadzenie ewidencji mikrofilmów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru biblioteki archiwalnej.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie informacji archiwalnej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) przygotowanie informatorów o materiałach archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (tworzenie i wypełnianie baz danych),</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii<br /> i praktyki informacyjnej w Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) prowadzenie prac dokumentacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) W zakresie promocji oraz popularyzacji zasobu i Archiwum:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) prowadzenie lekcji archiwalnych i historycznych dla młodzieży szkolnej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) organizowanie imprez archiwalnych (konkursy, pikniki archiwalne, „drzwi otwarte”, imprezy okolicznościowe i rocznicowe)</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) przyjmowanie wycieczek,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami genealogicznymi, regionalnymi,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) prowadzenie strony internetowej Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) działalność wydawnicza.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) W zakresie problematyki żydowskiej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) rejestrowanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej dotyczących Polski południowo-wschodniej, zgromadzonych w zasobie archiwalnym archiwów państwowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) zbieranie informacji i sporządzanie pomocy informacyjnych dotyczących materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej przechowywanych przez muzea, biblioteki oraz inne instytucje, a także przez osoby fizyczne,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) gromadzenie, zabezpieczanie, przechowywanie i opracowywanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej z terenu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) tworzenie tematycznych baz danych dotyczących problematyki żydowskiej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) współpraca w zakresie badań historii Żydów z wyższymi uczelniami, stowarzyszeniami i ośrodkami naukowymi, organizowanie sesji naukowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) popularyzacja dziejów Żydów w Polsce.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) W zakresie obsługi dokumentacji pracowniczej:</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> a) współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określone w art. 51u ust. 3 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> b) przejmowanie dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców na podstawie decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub na podstawie wskazania sądu rejestrowego,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> c) realizacja zawartych cywilnoprawnych umów przechowania dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> d) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> e) prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawców przejętej od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców, wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> f) wykonywanie kwerend do celów emerytalno-rentowych,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> g) wydawanie kopii oraz odpisów dokumentacji pracowniczej, a także zaświadczeń na podstawie tej dokumentacji,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> h) wypożyczanie dokumentacji pracowniczej uprawnionym podmiotom i osobom fizycznym.</p> <p> </p> <p style="margin-left:21.3pt;"> <strong>4. </strong><strong>Dział Administracyjno-Gospodarczy (AG)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie zarządzania zasobami materialnymi:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) utrzymywanie w należytym stanie technicznym urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) dokonywanie z udziałem pracownika odpowiedzialnego za BHP i ochronę przeciwpożarową oraz społecznym inspektorem pracy przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń, instalacji i urządzeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną, (przygotowanie dokumentacji technicznej, kosztorysowej)</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) przygotowywanie umów i organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) obsługa dokumentacyjna i realizacja zamówień, zgodnie z prawem zamówień publicznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> m)organizowanie wykonawstwa przeglądów, konserwacji i badań technicznych instalacji w budynkach Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> n) administrowanie siecią komputerową,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> o) nadzór nad sprzętem komputerowym i pomoc informatyczna dla komórek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> p) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> q) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> r) nadzorowanie ruchu osobowego w Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> s) obsługa systemu SAWiN,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> t) otwieranie i zamykanie budynku centrali Archiwum w Rzeszowie.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie realizacji zamówień publicznych:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) organizowanie zamówień publicznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) analiza rynku dostawców urządzeń, materiałów i usług biurowych na potrzeby realizowanych zakupów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) realizacja zakupów inwestycyjnych i bieżących urządzeń i sprzętu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) realizacja zakupów przedmiotów nietrwałych i materiałów dla potrzeb komórek organizacyjnych</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) organizacja dostaw urządzeń i materiałów.</p> <p> </p> <p style="margin-left:144.0pt;"> 3) W zakresie zarządzania zasobami ludzkimi:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) sporządzanie sprawozdań i statystyki pracowniczej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) realizowanie procedury naboru pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) szkolenia i podnoszenie kwalifikacji przez pracowników, </p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) nadzór nad dyscypliną pracy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) obsługa administracyjna Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) organizacja i koordynowanie staży i praktyk organizowanych w Archiwum.</p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) monitorowanie warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów BHP,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.</p> <p> </p> <p style="margin-left:216.0pt;"> 5) W zakresie ochrony przeciwpożarowej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) W zakresie zarządzania dokumentacją i obsługi sekretarskiej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) przyjmowanie korespondencji Archiwum, rejestrowanie i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) rejestrowanie spraw w spisach spraw i prowadzenie teczek spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora Archiwum lub przez niego wyznaczonych, a także pozostałych spraw, jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) przygotowywanie korespondencji do wysłania, jej rejestrowanie i ekspedycja,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) zabezpieczenie pieczęci i stempli,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) obsługa poczty elektronicznej i faksu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) przyjmowanie interesantów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) prowadzenie registratury dla akt spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> m)pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> n) prowadzenie archiwum zakładowego dla centrali Archiwum, zgodnie z instrukcją archiwalną, oraz nadzór merytoryczny nad jego filią w Oddziale w Sanoku,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> o) obsługa spotkań i narad organizowanych przez Dyrektora,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> p) obsługa gości.</p> <p> </p> <p style="margin-left:117.0pt;"> 7) W zakresie spraw obronnych i ochrony informacji niejawnych:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) realizacja zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) realizowanie prac reklamacyjnych od obowiązku czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny w odniesieniu do personelu Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) wykonywanie zadań obrony cywilnej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych d/s obronnych Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego Archiwum</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) wykonywanie czynności w zakresie pełnomocnika do spraw informacji niejawnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) prowadzenie obsługi kancelaryjnej pism zawierających informację niejawną (ewidencja i obieg pism),</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) zabezpieczenie dokumentacji niejawnej.</p> <p> </p> <p style="margin-left:21.3pt;"> <strong>5. </strong><strong>Dział Finansowo – Księgowy (FK)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) realizacja dyspozycji środkami pieniężnymi,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) sprawdzanie dokumentów pod względem formalno-rachunkowym</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) prowadzenie spraw finansowych określanymi odrębnymi przepisami,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) wykonywanie operacji księgowych, zgodnie z polityką rachunkowości,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) prowadzenie rozliczeń z urzędami skarbowymi i ZUS,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) prowadzenie sprawozdawczości GUS,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) sporządzanie raportów i zestawień na potrzeby dyrektora,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) obsługa wynagrodzeń osobowych - naliczanie i sporządzanie dokumentów płacowych, realizacja wypłat obliczanie i odprowadzanie pochodnych od płac oraz sporządzanie sprawozdawczości w zakresie wynagrodzeń,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 14) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności, wynikających z odrębnych przepisów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 15) obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 16) realizacja wypłat świadczeń socjalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 17) wykonywanie innych obowiązków wynikających z obowiązującego prawa, w szczególności przepisów dotyczących finansów publicznych i rachunkowości.</p> <p> </p> <p style="margin-left:21.3pt;"> <strong>6. </strong><strong>Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku (OS)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku, obejmującego obszar działania określony w § 3 niniejszego Regulaminu, należą:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) wszystkie możliwe do realizacji zadania wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu Oddziału, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) prowadzenie filii archiwum zakładowego dla dokumentacji wytworzonej w ramach spraw załatwianych w Oddziale,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) nadzorowanie ruchu osobowego w Oddziale,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) obsługa systemu sygnalizacji włamania i napadu (SAWiN),</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) otwieranie i zamykanie budynku Oddziału.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) Do zakresu działania Kierownika Oddziału w Sanoku należą sprawy określone<br /> w przydziale czynności oraz sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Przepisy końcowe</strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 11</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Organizację i zasady działania organów kolegialnych określają:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) zarządzenie Nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia 2018 r. <em>w sprawie określenia zakresu i trybu działania komisji metodycznych w archiwach państwowych,</em></p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) zarządzenie Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 listopada 2013 r. <em>w sprawie utworzenia oraz zakresu i trybu działania komisji archiwalnej oceny dokumentacji w archiwach państwowych</em> z późniejszymi zmianami.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Organizację pracy i czynności kancelaryjne w Archiwum określa instrukcja kancelaryjna wprowadzona Zarządzeniem Nr 18 z dnia 21 grudnia 2012 r. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych <em>w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych</em>.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Organizację postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne określają przepisy ustawyz dnia 5 sierpnia 2010r. <em>o ochronie informacji niejawnych</em><strong>(</strong>Dz.U. 2010, Nr 182, poz. 1228) i akty wykonawcze do tej ustawy.</p> ' |
Podgląd
Zamknij
Pole | Przed | Po |
---|
full |
Zakres Regulaminu
§ 1
1. Regulamin określa:
1) właściwość miejscową Archiwum Państwowego w Rzeszowie,
2) strukturę organizacyjną placówki,
3) organizację pracy,
4) zakres zadań komórek organizacyjnych.
2. Podstawę prawną Regulaminu stanowią:
1) ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217, z późn. zm.,
2) statut Archiwum Państwowego w Rzeszowie nadany decyzją nr 47 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie likwidacji Oddziału w Skołyszynie Archiwum Państwowego w Rzeszowie oraz w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Rzeszowie z późn. zm.,
3) przepisy Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych regulujące organizację i zadania archiwów państwowych.
3. Do pracowników Archiwum Państwowego Rzeszowie stosuje się przepisy:
1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),
2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. 2017, poz. 2142, tekst jednolity),
3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 2018 r. poz. 917, tekst jednolity).
4. Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:
1) archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Rzeszowie,
2) komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne wymienione w § 4 Statutu Archiwum.
Zakres działania i właściwość miejscowa
§ 2
1. Do zadań Archiwum należy:
1) kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym,
2) przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych,
3) ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych,
4) udostępnianie materiałów archiwalnych,
5) urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych,
6) prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej,
7) prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i archiwów,
8) prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą,
9) prowadzenie Ośrodka Badań Historii Żydów.
2. Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:
1) prowadzenia kwerend w zasobie archiwalnym,
2) kopiowania materiałów archiwalnych dla potrzeb, o których mowa w ust. 1 pkt 4,
3) przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych,
4) konserwacji materiałów archiwalnych.
3. Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą w szczególności na:
1) przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,
2) wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,
w tym dokumentacji osobowo-płacowej.
§ 3
1. Zasięgiem działania centrali Archiwum jest:
1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:
a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów, Krosno,
b) powiaty: jasielski, krośnieński, leżajski, łańcucki, ropczycko-sędziszowski i strzyżowski,
c) z powiatu brzozowskiego gminy: Brzozów i Domaradz,
d) z powiatu kolbuszowskiego gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów
i Dzikowiec,
e) z powiatu mieleckiego: miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy,
f) z powiatu rzeszowskiego gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn,
2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący:
a) z powiatu gorlickiego gminy: Biecz i Lipinki.
2. Zasięgiem działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku jest:
1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:
a) powiaty: bieszczadzki, leski i sanocki,
b) z powiatu brzozowskiego gminy: Dydnia, Haczów, Jasienica Rosielna i Nozdrzec.
Struktura organizacyjna Archiwum
§ 4
1. W skład struktury organizacyjnej Archiwum wchodzą:
1) Dyrektor Archiwum (symbol DA),
2) Oddział I – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (symbol NZ),
3) Oddział II – gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (symbol GO),
w skład którego wchodzi:
a) Magazyn główny,
b) Pracownia konserwacji,
c) Pracownia digitalizacji,
d) Stanowisko do spraw ewidencji zasobu archiwalnego
4) Oddział III – udostępniania, informacji i promocji, w skład którego wchodzi:
a) Czytelnia
b) Ośrodek Badań Historii Żydów,
c) Stanowisko ds. obsługi dokumentacji pracowniczej,
d) Biblioteka.
5) Dział Administracyjno-Gospodarczy (symbol AG),
6) Dział Finansowo-Księgowy (symbol FK),
2. W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział zamiejscowy w Sanoku noszący nazwę „Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku” (symbol OS).
3. Do wykonywaniu zadań związanych z ochroną informacji niejawnych dyrektor Archiwum powołuje podległego mu pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.
4. Schemat graficzny struktury organizacyjnej znajduje się w załączniku do niniejszego Regulaminu.
§ 5
W Archiwum działają następujące ciała kolegialne
1. Kolegium Dyrektora (symbol KD),
2. Komisja Metodyczna (symbol KM),
3. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (symbol KO).
Organizacja pracy Archiwum
§ 6
1. Pracą Archiwum kieruje Dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.
2. W czasie nieobecności dyrektora Archiwum zastępuje Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego.
3. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.
4. Do zadań dyrektora należy w szczególności:
1) ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowo-badawczych,
2) ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum,
3) reprezentowanie Archiwum na zewnątrz,
4) przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum,
w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji,
5) dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych,
6) wydawanie aktów prawnych w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów,
7) wydawanie zarządzeń wewnętrznych i wprowadzanych na ich podstawie regulaminów oraz instrukcji,
8) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),
9) tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacjizawodowych i zdobywaniu stopni naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie,
10) kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa
i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów,
11) kierowanie realizacją zadań w zakresie obrony cywilnej oraz ochrony informacji niejawnych.
5. Dyrektor Archiwum ustala zakresy czynności kierowników komórek organizacyjnych oraz zakresy czynności pracowników w oparciu o projekty przedstawione przez kierowników komórek organizacyjnych.
6. Dyrektor Archiwum i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy podpisują dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe.
§ 7
1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum kierują kierownicy.
2. Komórki organizacyjne - oddziały i działy - realizują zadania wynikające z obowiązujących przepisów, w szczególności:
1) kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają
i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,
2) prowadzą działalność usługową polegającą w szczególności na przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,
3) rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,
4) przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,
5) wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,
6) przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum.
3. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.
4. Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom niezbędnym do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.
5. Do wykonania zadań wymagających udziału pracowników z różnych komórek organizacyjnych lub realizacji projektu dyrektor Archiwum może powołać zespół określając jego zakres i tryb pracy, skład osobowy oraz okres działania.
§ 8
1. Kierownik komórki organizacyjnej zarządza całokształtem jej działalności, a w szczególności odpowiada za:
1) organizację pracę komórki organizacyjnej i zapewnienie warunków umożliwiających realizację zadań,
2) merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontrolę prawidłowości wykonania zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,
3) opracowanie planu pracy i sprawozdania z działalności, w tym dotyczących budżetu zadaniowego,
4) informowanie podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,
5) przedkładanie dyrektorowi projektów zarządzeń, decyzji i ustaleń w zakresie spraw należących do właściwości komórki,
6) inicjowanie przedsięwzięć dotyczących organizacji i funkcjonowania komórki,
7) organizowanie współpracy merytorycznej z innymi komórkami organizacyjnymi,
8) wnioskowanie w zakresie opisu i wartościowania stanowisk pracy,
9) przygotowanie projektów zakresów czynności dla podległych pracowników,
10) dokonywanie ocen okresowych podległych pracowników,
11) wydawanie opinii o podległych pracownikach,
12) występowanie z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,
13) realizację zadań określonych w indywidualnym zakresie czynności oraz zadania wynikające z pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez dyrektora Archiwum,
6. Kierownik komórki organizacyjnej podlega dyrektorowi Archiwum.
§ 9
1. Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:
1) wykonywania zadań służbowych wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum,
2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,
3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu i właściwego wykonywania zadań Archiwum,
4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,
5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,
6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,
7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,
8) dbania o mienie Archiwum, porządek i estetykę w miejscu pracy.
2. Pracownicy podlegli są bezpośrednio kierownikom właściwych komórek organizacyjnych, zgodnie z zakresem czynności.
Zakres zadań komórek organizacyjnych
§ 10
1. Oddział I - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (NZ)
1) W zakresie kształtowania państwowego zasobu archiwalnego:
a) ocena wartości archiwalnej dokumentacji,
b) typowanie twórców państwowego zasobu archiwalnego,
c) wnioskowanie do dyrektora Archiwum w sprawach objęcia lub wyłączenia spod nadzoru archiwalnego państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,
d) przygotowywanie aktów administracyjnych w sprawie objęcia nadzorem archiwalnym i utworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych dla całego terenu właściwości Archiwum.
2) W zakresie prowadzenia nadzoru archiwalnego:
a) prowadzenie ewidencji państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,
b) prowadzenie dokumentacji (teczek) nadzorowanych jednostek organizacyjnych,
c) przeprowadzanie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, z wyłączeniem organów posiadających archiwa wyodrębnione, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli, przygotowywanie projektów wystąpień pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości wykonania zaleceń pokontrolnych,
d) opiniowanie i rozpatrywanie wniosków o uzgodnienie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych dla całego terenu właściwości Archiwum,
e) rozpatrywanie wniosków o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przygotowywanie projektów: zgód na brakowanie dokumentacji, odmowy wyrażenia zgody na brakowanie dokumentacji oraz opinii dotyczących brakowania dokumentacji,
f) prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
g) przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych,
h) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum,
i) współpraca z Oddziałem II i Oddziałem w Sanoku w sprawie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,
j) przygotowywanie i opiniowanie projektów umów użyczenia lub porozumień na czasowe pozostawienie materiałów archiwalnych należących do Archiwum urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia i porozumień dla całego terenu właściwości Archiwum,
k) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego,
l) koordynowanie pracy Oddziału w Sanoku w zakresie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej.
2. Oddział II - gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (GO)
1) W zakresie gromadzenia i ewidencji zasobu:
a) uzgadnianie warunków i terminów przekazania materiałów archiwalnych przez podmioty zewnętrzne,
b) ocena stanu materiałów archiwalnych przygotowanych do przekazania,
c) ewidencyjne i fizyczne przejmowanie materiałów archiwalnych,
d) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu centrali Archiwum, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
e) administrowanie informatycznym systemem ewidencyjnym ZOSiA.
2) W zakresie obsługi magazynów archiwalnych:
a) prowadzenie magazynów archiwalnych akt zgodnie z obowiązującymi wymogami,
b) monitorowanie parametrów powietrza w magazynach archiwalnych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,
c) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,
d) realizacja zamówień materiałów dla użytkowników pracowni naukowej,
e) udostępnianie dokumentacji do kwerend,
f) udostępnianie materiałów do wystaw i pokazów.
3) W zakresie opracowania zasobu i metodyki archiwalnej:
a) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i opracowania zasobu, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,
b) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
c) przedkładanie dyrektorowi Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,
d) obsługa sekretarska komisji metodycznej,
e) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie teorii i praktyki opracowania zasobu,
f) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,
g) uczestniczenie w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,
h) opiniowanie projektów w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,
i) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,
j) organizowanie przebiegu studenckich praktyk archiwalnych,
k) współuczestnictwo w działalności informacyjnej i popularyzatorskiej.
4) W zakresie konserwacji materiałów archiwalnych i profilaktyki konserwatorskiej:
a) bieżące i okresowe przeglądy konserwatorskie zasobu,
b) organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych
c) współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów i pracowniami konserwatorskimi archiwów państwowych,
d) badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,
e) prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich digitalizacji,
f) opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia zasobu.
3. Oddział III –udostępniania, informacji i promocji (IU)
1) W zakresie udostępniania materiałów archiwalnych i zasobów bibliotecznych:
a) prowadzenie ewidencji udostępniania archiwaliów,
b) prowadzenie rejestru użytkowników czytelni,
c) pomoc informacyjna użytkownikom czytelni,
d) przyjmowanie zamówień od użytkowników i ich realizacja we współpracy z magazynem akt
e) udostępnianie materiałów archiwalnych w czytelni lub w systemie teleinformatycznym oraz poprzez przekazywanie zainteresowanym reprodukcji tych materiałów albo przetworzonej informacji o ich treści,
f) wykonywanie kopii – cyfrowych i analogowych - na potrzeby użytkowników,
g) nadzór nad samodzielnym kopiowaniem materiałów archiwalnych własnym sprzętem użytkownika,
h) wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych,
i) przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów,
j) wypożyczanie materiałów archiwalnych na żądanie organów wymiaru sprawiedliwości i kontrola ich terminowego zwrotu,
k) prowadzenie ewidencji mikrofilmów,
l) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru biblioteki archiwalnej.
2) W zakresie informacji archiwalnej:
a) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
b) przygotowanie informatorów o materiałach archiwalnych,
c) programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (tworzenie i wypełnianie baz danych),
d) wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji,
e) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii
i praktyki informacyjnej w Archiwum,
f) prowadzenie prac dokumentacyjnych,
g) gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych.
3) W zakresie promocji oraz popularyzacji zasobu i Archiwum:
a) organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych,
b) prowadzenie lekcji archiwalnych i historycznych dla młodzieży szkolnej,
c) organizowanie imprez archiwalnych (konkursy, pikniki archiwalne, „drzwi otwarte”, imprezy okolicznościowe i rocznicowe)
d) przyjmowanie wycieczek,
e) współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami genealogicznymi, regionalnymi,
f) prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,
g) prowadzenie strony internetowej Archiwum,
h) działalność wydawnicza.
4) W zakresie problematyki żydowskiej:
a) rejestrowanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej dotyczących Polski południowo-wschodniej, zgromadzonych w zasobie archiwalnym archiwów państwowych,
b) zbieranie informacji i sporządzanie pomocy informacyjnych dotyczących materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej przechowywanych przez muzea, biblioteki oraz inne instytucje, a także przez osoby fizyczne,
c) gromadzenie, zabezpieczanie, przechowywanie i opracowywanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej z terenu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie,
d) tworzenie tematycznych baz danych dotyczących problematyki żydowskiej,
e) współpraca w zakresie badań historii Żydów z wyższymi uczelniami, stowarzyszeniami i ośrodkami naukowymi, organizowanie sesji naukowych,
f) popularyzacja dziejów Żydów w Polsce.
5) W zakresie obsługi dokumentacji pracowniczej:
a) współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określone w art. 51u ust. 3 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,
b) przejmowanie dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców na podstawie decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub na podstawie wskazania sądu rejestrowego,
c) realizacja zawartych cywilnoprawnych umów przechowania dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania,
d) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,
e) prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawców przejętej od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców, wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,
f) wykonywanie kwerend do celów emerytalno-rentowych,
g) wydawanie kopii oraz odpisów dokumentacji pracowniczej, a także zaświadczeń na podstawie tej dokumentacji,
h) wypożyczanie dokumentacji pracowniczej uprawnionym podmiotom i osobom fizycznym.
4. Dział Administracyjno-Gospodarczy (AG)
1) W zakresie zarządzania zasobami materialnymi:
a) prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,
b) utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,
c) utrzymywanie w należytym stanie technicznym urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków archiwalnych,
d) dokonywanie z udziałem pracownika odpowiedzialnego za BHP i ochronę przeciwpożarową oraz społecznym inspektorem pracy przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń, instalacji i urządzeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych,
e) prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,
f) przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,
g) prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną, (przygotowanie dokumentacji technicznej, kosztorysowej)
h) opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących,
i) organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,
j) przygotowywanie umów i organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,
k) obsługa dokumentacyjna i realizacja zamówień, zgodnie z prawem zamówień publicznych,
l) usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,
m)organizowanie wykonawstwa przeglądów, konserwacji i badań technicznych instalacji w budynkach Archiwum,
n) administrowanie siecią komputerową,
o) nadzór nad sprzętem komputerowym i pomoc informatyczna dla komórek organizacyjnych,
p) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych,
q) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,
r) nadzorowanie ruchu osobowego w Archiwum,
s) obsługa systemu SAWiN,
t) otwieranie i zamykanie budynku centrali Archiwum w Rzeszowie.
2) W zakresie realizacji zamówień publicznych:
a) organizowanie zamówień publicznych,
b) analiza rynku dostawców urządzeń, materiałów i usług biurowych na potrzeby realizowanych zakupów,
c) realizacja zakupów inwestycyjnych i bieżących urządzeń i sprzętu,
d) realizacja zakupów przedmiotów nietrwałych i materiałów dla potrzeb komórek organizacyjnych
e) organizacja dostaw urządzeń i materiałów.
3) W zakresie zarządzania zasobami ludzkimi:
a) prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
b) sporządzanie sprawozdań i statystyki pracowniczej,
c) realizowanie procedury naboru pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
d) wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,
e) szkolenia i podnoszenie kwalifikacji przez pracowników,
f) załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,
g) wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,
h) nadzór nad dyscypliną pracy,
i) prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,
j) załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,
k) obsługa administracyjna Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
l) organizacja i koordynowanie staży i praktyk organizowanych w Archiwum.
4) W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:
a) monitorowanie warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów BHP,
b) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,
c) prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,
d) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,
e) udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,
f) udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,
g) zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.
5) W zakresie ochrony przeciwpożarowej:
a) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,
b) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,
c) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,
d) instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów,
e) prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.
6) W zakresie zarządzania dokumentacją i obsługi sekretarskiej:
a) przyjmowanie korespondencji Archiwum, rejestrowanie i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,
b) przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,
c) obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,
d) rejestrowanie spraw w spisach spraw i prowadzenie teczek spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora Archiwum lub przez niego wyznaczonych, a także pozostałych spraw, jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy,
e) przygotowywanie korespondencji do wysłania, jej rejestrowanie i ekspedycja,
f) prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,
g) zabezpieczenie pieczęci i stempli,
h) obsługa poczty elektronicznej i faksu,
i) przyjmowanie interesantów,
j) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
k) prowadzenie registratury dla akt spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora,
l) rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,
m)pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,
n) prowadzenie archiwum zakładowego dla centrali Archiwum, zgodnie z instrukcją archiwalną, oraz nadzór merytoryczny nad jego filią w Oddziale w Sanoku,
o) obsługa spotkań i narad organizowanych przez Dyrektora,
p) obsługa gości.
7) W zakresie spraw obronnych i ochrony informacji niejawnych:
a) realizacja zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,
b) przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,
c) opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,
d) realizowanie prac reklamacyjnych od obowiązku czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny w odniesieniu do personelu Archiwum,
e) wykonywanie zadań obrony cywilnej,
f) organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych d/s obronnych Archiwum,
g) wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego Archiwum
h) wykonywanie czynności w zakresie pełnomocnika do spraw informacji niejawnych,
i) prowadzenie obsługi kancelaryjnej pism zawierających informację niejawną (ewidencja i obieg pism),
j) zabezpieczenie dokumentacji niejawnej.
5. Dział Finansowo – Księgowy (FK)
1) opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,
2) sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,
3) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,
4) realizacja dyspozycji środkami pieniężnymi,
5) sprawdzanie dokumentów pod względem formalno-rachunkowym
6) prowadzenie spraw finansowych określanymi odrębnymi przepisami,
7) wykonywanie operacji księgowych, zgodnie z polityką rachunkowości,
8) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,
9) prowadzenie rozliczeń z urzędami skarbowymi i ZUS,
10) prowadzenie sprawozdawczości GUS,
11) sporządzanie raportów i zestawień na potrzeby dyrektora,
12) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,
13) obsługa wynagrodzeń osobowych - naliczanie i sporządzanie dokumentów płacowych, realizacja wypłat obliczanie i odprowadzanie pochodnych od płac oraz sporządzanie sprawozdawczości w zakresie wynagrodzeń,
14) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności, wynikających z odrębnych przepisów,
15) obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,
16) realizacja wypłat świadczeń socjalnych,
17) wykonywanie innych obowiązków wynikających z obowiązującego prawa, w szczególności przepisów dotyczących finansów publicznych i rachunkowości.
6. Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku (OS)
1) Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku, obejmującego obszar działania określony w § 3 niniejszego Regulaminu, należą:
a) wszystkie możliwe do realizacji zadania wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum,
b) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu Oddziału, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
c) prowadzenie filii archiwum zakładowego dla dokumentacji wytworzonej w ramach spraw załatwianych w Oddziale,
d) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,
e) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej,
f) czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,
g) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej
h) opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,
i) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,
j) nadzorowanie ruchu osobowego w Oddziale,
k) obsługa systemu sygnalizacji włamania i napadu (SAWiN),
l) otwieranie i zamykanie budynku Oddziału.
2) Do zakresu działania Kierownika Oddziału w Sanoku należą sprawy określone
w przydziale czynności oraz sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia.
Przepisy końcowe
§ 11
1. Organizację i zasady działania organów kolegialnych określają:
1) zarządzenie Nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia 2018 r. w sprawie określenia zakresu i trybu działania komisji metodycznych w archiwach państwowych,
2) zarządzenie Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 listopada 2013 r. w sprawie utworzenia oraz zakresu i trybu działania komisji archiwalnej oceny dokumentacji w archiwach państwowych z późniejszymi zmianami.
2. Organizację pracy i czynności kancelaryjne w Archiwum określa instrukcja kancelaryjna wprowadzona Zarządzeniem Nr 18 z dnia 21 grudnia 2012 r. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych.
3. Organizację postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne określają przepisy ustawyz dnia 5 sierpnia 2010r. o ochronie informacji niejawnych(Dz.U. 2010, Nr 182, poz. 1228) i akty wykonawcze do tej ustawy.
|
Zakres Regulaminu
§ 1
1. Regulamin określa:
1) właściwość miejscową Archiwum Państwowego w Rzeszowie,
2) strukturę organizacyjną placówki,
3) organizację pracy,
4) zakres zadań komórek organizacyjnych.
2. Podstawę prawną Regulaminu stanowią:
1) ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217, z późn. zm.,
2) statut Archiwum Państwowego w Rzeszowie nadany decyzją nr 47 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie likwidacji Oddziału w Skołyszynie Archiwum Państwowego w Rzeszowie oraz w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Rzeszowie z późn. zm.,
3) przepisy Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych regulujące organizację i zadania archiwów państwowych.
3. Do pracowników Archiwum Państwowego Rzeszowie stosuje się przepisy:
1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),
2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. 2017, poz. 2142, tekst jednolity),
3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 2018 r. poz. 917, tekst jednolity).
4. Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:
1) archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Rzeszowie,
2) komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne wymienione w § 4 Statutu Archiwum.
Zakres działania i właściwość miejscowa
§ 2
1. Do zadań Archiwum należy:
1) kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym,
2) przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych,
3) ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych,
4) udostępnianie materiałów archiwalnych,
5) urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych,
6) prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej,
7) prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i archiwów,
8) prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą,
9) prowadzenie Ośrodka Badań Historii Żydów.
2. Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:
1) prowadzenia kwerend w zasobie archiwalnym,
2) kopiowania materiałów archiwalnych dla potrzeb, o których mowa w ust. 1 pkt 4,
3) przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych,
4) konserwacji materiałów archiwalnych.
3. Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą w szczególności na:
1) przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,
2) wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,
w tym dokumentacji osobowo-płacowej.
§ 3
1. Zasięgiem działania centrali Archiwum jest:
1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:
a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów, Krosno,
b) powiaty: jasielski, krośnieński, leżajski, łańcucki, ropczycko-sędziszowski i strzyżowski,
c) z powiatu brzozowskiego gminy: Brzozów i Domaradz,
d) z powiatu kolbuszowskiego gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów
i Dzikowiec,
e) z powiatu mieleckiego: miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy,
f) z powiatu rzeszowskiego gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn,
2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący:
a) z powiatu gorlickiego gminy: Biecz i Lipinki.
2. Zasięgiem działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku jest:
1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:
a) powiaty: bieszczadzki, leski i sanocki,
b) z powiatu brzozowskiego gminy: Dydnia, Haczów, Jasienica Rosielna i Nozdrzec.
Struktura organizacyjna Archiwum
§ 4
1. W skład struktury organizacyjnej Archiwum wchodzą:
1) Dyrektor Archiwum (symbol DA),
2) Oddział I – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (symbol NZ),
3) Oddział II – gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (symbol GO),
w skład którego wchodzi:
a) Magazyn główny,
b) Pracownia konserwacji,
c) Pracownia digitalizacji,
d) Stanowisko do spraw ewidencji zasobu archiwalnego
4) Oddział III – udostępniania, informacji i promocji, w skład którego wchodzi:
a) Czytelnia
b) Ośrodek Badań Historii Żydów,
c) Stanowisko ds. obsługi dokumentacji pracowniczej,
d) Biblioteka.
5) Dział Administracyjno-Gospodarczy (symbol AG),
6) Dział Finansowo-Księgowy (symbol FK),
2. W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział zamiejscowy w Sanoku noszący nazwę „Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku” (symbol OS).
3. Do wykonywaniu zadań związanych z ochroną informacji niejawnych dyrektor Archiwum powołuje podległego mu pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.
4. Schemat graficzny struktury organizacyjnej znajduje się w załączniku do niniejszego Regulaminu.
§ 5
W Archiwum działają następujące ciała kolegialne
1. Kolegium Dyrektora (symbol KD),
2. Komisja Metodyczna (symbol KM),
3. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (symbol KO).
Organizacja pracy Archiwum
§ 6
1. Pracą Archiwum kieruje Dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.
2. W czasie nieobecności dyrektora Archiwum zastępuje Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego.
3. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.
4. Do zadań dyrektora należy w szczególności:
1) ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowo-badawczych,
2) ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum,
3) reprezentowanie Archiwum na zewnątrz,
4) przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum,
w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji,
5) dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych,
6) wydawanie aktów prawnych w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów,
7) wydawanie zarządzeń wewnętrznych i wprowadzanych na ich podstawie regulaminów oraz instrukcji,
8) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),
9) tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacjizawodowych i zdobywaniu stopni naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie,
10) kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa
i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów,
11) kierowanie realizacją zadań w zakresie obrony cywilnej oraz ochrony informacji niejawnych.
5. Dyrektor Archiwum ustala zakresy czynności kierowników komórek organizacyjnych oraz zakresy czynności pracowników w oparciu o projekty przedstawione przez kierowników komórek organizacyjnych.
6. Dyrektor Archiwum i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy podpisują dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe.
§ 7
1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum kierują kierownicy.
2. Komórki organizacyjne - oddziały i działy - realizują zadania wynikające z obowiązujących przepisów, w szczególności:
1) kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają
i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,
2) prowadzą działalność usługową polegającą w szczególności na przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,
3) rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,
4) przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,
5) wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,
6) przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum.
3. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.
4. Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom niezbędnym do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.
5. Do wykonania zadań wymagających udziału pracowników z różnych komórek organizacyjnych lub realizacji projektu dyrektor Archiwum może powołać zespół określając jego zakres i tryb pracy, skład osobowy oraz okres działania.
§ 8
1. Kierownik komórki organizacyjnej zarządza całokształtem jej działalności, a w szczególności odpowiada za:
1) organizację pracę komórki organizacyjnej i zapewnienie warunków umożliwiających realizację zadań,
2) merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontrolę prawidłowości wykonania zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,
3) opracowanie planu pracy i sprawozdania z działalności, w tym dotyczących budżetu zadaniowego,
4) informowanie podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,
5) przedkładanie dyrektorowi projektów zarządzeń, decyzji i ustaleń w zakresie spraw należących do właściwości komórki,
6) inicjowanie przedsięwzięć dotyczących organizacji i funkcjonowania komórki,
7) organizowanie współpracy merytorycznej z innymi komórkami organizacyjnymi,
8) wnioskowanie w zakresie opisu i wartościowania stanowisk pracy,
9) przygotowanie projektów zakresów czynności dla podległych pracowników,
10) dokonywanie ocen okresowych podległych pracowników,
11) wydawanie opinii o podległych pracownikach,
12) występowanie z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,
13) realizację zadań określonych w indywidualnym zakresie czynności oraz zadania wynikające z pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez dyrektora Archiwum,
6. Kierownik komórki organizacyjnej podlega dyrektorowi Archiwum.
§ 9
1. Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:
1) wykonywania zadań służbowych wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum,
2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,
3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu i właściwego wykonywania zadań Archiwum,
4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,
5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,
6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,
7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,
8) dbania o mienie Archiwum, porządek i estetykę w miejscu pracy.
2. Pracownicy podlegli są bezpośrednio kierownikom właściwych komórek organizacyjnych, zgodnie z zakresem czynności.
Zakres zadań komórek organizacyjnych
§ 10
1. Oddział I - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (NZ)
1) W zakresie kształtowania państwowego zasobu archiwalnego:
a) ocena wartości archiwalnej dokumentacji,
b) typowanie twórców państwowego zasobu archiwalnego,
c) wnioskowanie do dyrektora Archiwum w sprawach objęcia lub wyłączenia spod nadzoru archiwalnego państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,
d) przygotowywanie aktów administracyjnych w sprawie objęcia nadzorem archiwalnym i utworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych dla całego terenu właściwości Archiwum.
2) W zakresie prowadzenia nadzoru archiwalnego:
a) prowadzenie ewidencji państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,
b) prowadzenie dokumentacji (teczek) nadzorowanych jednostek organizacyjnych,
c) przeprowadzanie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, z wyłączeniem organów posiadających archiwa wyodrębnione, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli, przygotowywanie projektów wystąpień pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości wykonania zaleceń pokontrolnych,
d) opiniowanie i rozpatrywanie wniosków o uzgodnienie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych dla całego terenu właściwości Archiwum,
e) rozpatrywanie wniosków o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przygotowywanie projektów: zgód na brakowanie dokumentacji, odmowy wyrażenia zgody na brakowanie dokumentacji oraz opinii dotyczących brakowania dokumentacji,
f) prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
g) przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych,
h) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum,
i) współpraca z Oddziałem II i Oddziałem w Sanoku w sprawie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,
j) przygotowywanie i opiniowanie projektów umów użyczenia lub porozumień na czasowe pozostawienie materiałów archiwalnych należących do Archiwum urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia i porozumień dla całego terenu właściwości Archiwum,
k) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego,
l) koordynowanie pracy Oddziału w Sanoku w zakresie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej.
2. Oddział II - gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (GO)
1) W zakresie gromadzenia i ewidencji zasobu:
a) uzgadnianie warunków i terminów przekazania materiałów archiwalnych przez podmioty zewnętrzne,
b) ocena stanu materiałów archiwalnych przygotowanych do przekazania,
c) ewidencyjne i fizyczne przejmowanie materiałów archiwalnych,
d) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu centrali Archiwum, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
e) administrowanie informatycznym systemem ewidencyjnym ZOSiA.
2) W zakresie obsługi magazynów archiwalnych:
a) prowadzenie magazynów archiwalnych akt zgodnie z obowiązującymi wymogami,
b) monitorowanie parametrów powietrza w magazynach archiwalnych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,
c) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,
d) realizacja zamówień materiałów dla użytkowników pracowni naukowej,
e) udostępnianie dokumentacji do kwerend,
f) udostępnianie materiałów do wystaw i pokazów.
3) W zakresie opracowania zasobu i metodyki archiwalnej:
a) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i opracowania zasobu, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,
b) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
c) przedkładanie dyrektorowi Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,
d) obsługa sekretarska komisji metodycznej,
e) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie teorii i praktyki opracowania zasobu,
f) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,
g) uczestniczenie w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,
h) opiniowanie projektów w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,
i) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,
j) organizowanie przebiegu studenckich praktyk archiwalnych,
k) współuczestnictwo w działalności informacyjnej i popularyzatorskiej.
4) W zakresie konserwacji materiałów archiwalnych i profilaktyki konserwatorskiej:
a) bieżące i okresowe przeglądy konserwatorskie zasobu,
b) organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych
c) współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów i pracowniami konserwatorskimi archiwów państwowych,
d) badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,
e) prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich digitalizacji,
f) opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia zasobu.
3. Oddział III –udostępniania, informacji i promocji (IU)
1) W zakresie udostępniania materiałów archiwalnych i zasobów bibliotecznych:
a) prowadzenie ewidencji udostępniania archiwaliów,
b) prowadzenie rejestru użytkowników czytelni,
c) pomoc informacyjna użytkownikom czytelni,
d) przyjmowanie zamówień od użytkowników i ich realizacja we współpracy z magazynem akt
e) udostępnianie materiałów archiwalnych w czytelni lub w systemie teleinformatycznym oraz poprzez przekazywanie zainteresowanym reprodukcji tych materiałów albo przetworzonej informacji o ich treści,
f) wykonywanie kopii – cyfrowych i analogowych - na potrzeby użytkowników,
g) nadzór nad samodzielnym kopiowaniem materiałów archiwalnych własnym sprzętem użytkownika,
h) wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych,
i) przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów,
j) wypożyczanie materiałów archiwalnych na żądanie organów wymiaru sprawiedliwości i kontrola ich terminowego zwrotu,
k) prowadzenie ewidencji mikrofilmów,
l) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru biblioteki archiwalnej.
2) W zakresie informacji archiwalnej:
a) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
b) przygotowanie informatorów o materiałach archiwalnych,
c) programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (tworzenie i wypełnianie baz danych),
d) wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji,
e) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii
i praktyki informacyjnej w Archiwum,
f) prowadzenie prac dokumentacyjnych,
g) gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych.
3) W zakresie promocji oraz popularyzacji zasobu i Archiwum:
a) organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych,
b) prowadzenie lekcji archiwalnych i historycznych dla młodzieży szkolnej,
c) organizowanie imprez archiwalnych (konkursy, pikniki archiwalne, „drzwi otwarte”, imprezy okolicznościowe i rocznicowe)
d) przyjmowanie wycieczek,
e) współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami genealogicznymi, regionalnymi,
f) prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,
g) prowadzenie strony internetowej Archiwum,
h) działalność wydawnicza.
4) W zakresie problematyki żydowskiej:
a) rejestrowanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej dotyczących Polski południowo-wschodniej, zgromadzonych w zasobie archiwalnym archiwów państwowych,
b) zbieranie informacji i sporządzanie pomocy informacyjnych dotyczących materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej przechowywanych przez muzea, biblioteki oraz inne instytucje, a także przez osoby fizyczne,
c) gromadzenie, zabezpieczanie, przechowywanie i opracowywanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej z terenu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie,
d) tworzenie tematycznych baz danych dotyczących problematyki żydowskiej,
e) współpraca w zakresie badań historii Żydów z wyższymi uczelniami, stowarzyszeniami i ośrodkami naukowymi, organizowanie sesji naukowych,
f) popularyzacja dziejów Żydów w Polsce.
5) W zakresie obsługi dokumentacji pracowniczej:
a) współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określone w art. 51u ust. 3 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,
b) przejmowanie dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców na podstawie decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub na podstawie wskazania sądu rejestrowego,
c) realizacja zawartych cywilnoprawnych umów przechowania dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania,
d) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,
e) prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawców przejętej od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców, wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,
f) wykonywanie kwerend do celów emerytalno-rentowych,
g) wydawanie kopii oraz odpisów dokumentacji pracowniczej, a także zaświadczeń na podstawie tej dokumentacji,
h) wypożyczanie dokumentacji pracowniczej uprawnionym podmiotom i osobom fizycznym.
4. Dział Administracyjno-Gospodarczy (AG)
1) W zakresie zarządzania zasobami materialnymi:
a) prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,
b) utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,
c) utrzymywanie w należytym stanie technicznym urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków archiwalnych,
d) dokonywanie z udziałem pracownika odpowiedzialnego za BHP i ochronę przeciwpożarową oraz społecznym inspektorem pracy przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń, instalacji i urządzeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych,
e) prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,
f) przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,
g) prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną, (przygotowanie dokumentacji technicznej, kosztorysowej)
h) opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących,
i) organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,
j) przygotowywanie umów i organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,
k) obsługa dokumentacyjna i realizacja zamówień, zgodnie z prawem zamówień publicznych,
l) usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,
m)organizowanie wykonawstwa przeglądów, konserwacji i badań technicznych instalacji w budynkach Archiwum,
n) administrowanie siecią komputerową,
o) nadzór nad sprzętem komputerowym i pomoc informatyczna dla komórek organizacyjnych,
p) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych,
q) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,
r) nadzorowanie ruchu osobowego w Archiwum,
s) obsługa systemu SAWiN,
t) otwieranie i zamykanie budynku centrali Archiwum w Rzeszowie.
2) W zakresie realizacji zamówień publicznych:
a) organizowanie zamówień publicznych,
b) analiza rynku dostawców urządzeń, materiałów i usług biurowych na potrzeby realizowanych zakupów,
c) realizacja zakupów inwestycyjnych i bieżących urządzeń i sprzętu,
d) realizacja zakupów przedmiotów nietrwałych i materiałów dla potrzeb komórek organizacyjnych
e) organizacja dostaw urządzeń i materiałów.
3) W zakresie zarządzania zasobami ludzkimi:
a) prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
b) sporządzanie sprawozdań i statystyki pracowniczej,
c) realizowanie procedury naboru pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
d) wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,
e) szkolenia i podnoszenie kwalifikacji przez pracowników,
f) załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,
g) wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,
h) nadzór nad dyscypliną pracy,
i) prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,
j) załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,
k) obsługa administracyjna Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
l) organizacja i koordynowanie staży i praktyk organizowanych w Archiwum.
4) W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:
a) monitorowanie warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów BHP,
b) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,
c) prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,
d) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,
e) udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,
f) udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,
g) zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.
5) W zakresie ochrony przeciwpożarowej:
a) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,
b) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,
c) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,
d) instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów,
e) prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.
6) W zakresie zarządzania dokumentacją i obsługi sekretarskiej:
a) przyjmowanie korespondencji Archiwum, rejestrowanie i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,
b) przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,
c) obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,
d) rejestrowanie spraw w spisach spraw i prowadzenie teczek spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora Archiwum lub przez niego wyznaczonych, a także pozostałych spraw, jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy,
e) przygotowywanie korespondencji do wysłania, jej rejestrowanie i ekspedycja,
f) prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,
g) zabezpieczenie pieczęci i stempli,
h) obsługa poczty elektronicznej i faksu,
i) przyjmowanie interesantów,
j) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
k) prowadzenie registratury dla akt spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora,
l) rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,
m)pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,
n) prowadzenie archiwum zakładowego dla centrali Archiwum, zgodnie z instrukcją archiwalną, oraz nadzór merytoryczny nad jego filią w Oddziale w Sanoku,
o) obsługa spotkań i narad organizowanych przez Dyrektora,
p) obsługa gości.
7) W zakresie spraw obronnych i ochrony informacji niejawnych:
a) realizacja zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,
b) przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,
c) opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,
d) realizowanie prac reklamacyjnych od obowiązku czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny w odniesieniu do personelu Archiwum,
e) wykonywanie zadań obrony cywilnej,
f) organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych d/s obronnych Archiwum,
g) wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego Archiwum
h) wykonywanie czynności w zakresie pełnomocnika do spraw informacji niejawnych,
i) prowadzenie obsługi kancelaryjnej pism zawierających informację niejawną (ewidencja i obieg pism),
j) zabezpieczenie dokumentacji niejawnej.
5. Dział Finansowo – Księgowy (FK)
1) opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,
2) sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,
3) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,
4) realizacja dyspozycji środkami pieniężnymi,
5) sprawdzanie dokumentów pod względem formalno-rachunkowym
6) prowadzenie spraw finansowych określanymi odrębnymi przepisami,
7) wykonywanie operacji księgowych, zgodnie z polityką rachunkowości,
8) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,
9) prowadzenie rozliczeń z urzędami skarbowymi i ZUS,
10) prowadzenie sprawozdawczości GUS,
11) sporządzanie raportów i zestawień na potrzeby dyrektora,
12) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,
13) obsługa wynagrodzeń osobowych - naliczanie i sporządzanie dokumentów płacowych, realizacja wypłat obliczanie i odprowadzanie pochodnych od płac oraz sporządzanie sprawozdawczości w zakresie wynagrodzeń,
14) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności, wynikających z odrębnych przepisów,
15) obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,
16) realizacja wypłat świadczeń socjalnych,
17) wykonywanie innych obowiązków wynikających z obowiązującego prawa, w szczególności przepisów dotyczących finansów publicznych i rachunkowości.
6. Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku (OS)
1) Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku, obejmującego obszar działania określony w § 3 niniejszego Regulaminu, należą:
a) wszystkie możliwe do realizacji zadania wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum,
b) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu Oddziału, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
c) prowadzenie filii archiwum zakładowego dla dokumentacji wytworzonej w ramach spraw załatwianych w Oddziale,
d) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,
e) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej,
f) czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,
g) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej
h) opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,
i) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,
j) nadzorowanie ruchu osobowego w Oddziale,
k) obsługa systemu sygnalizacji włamania i napadu (SAWiN),
l) otwieranie i zamykanie budynku Oddziału.
2) Do zakresu działania Kierownika Oddziału w Sanoku należą sprawy określone
w przydziale czynności oraz sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia.
Przepisy końcowe
§ 11
1. Organizację i zasady działania organów kolegialnych określają:
1) zarządzenie Nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia 2018 r. w sprawie określenia zakresu i trybu działania komisji metodycznych w archiwach państwowych,
2) zarządzenie Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 listopada 2013 r. w sprawie utworzenia oraz zakresu i trybu działania komisji archiwalnej oceny dokumentacji w archiwach państwowych z późniejszymi zmianami.
2. Organizację pracy i czynności kancelaryjne w Archiwum określa instrukcja kancelaryjna wprowadzona Zarządzeniem Nr 18 z dnia 21 grudnia 2012 r. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych.
3. Organizację postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne określają przepisy ustawyz dnia 5 sierpnia 2010r. o ochronie informacji niejawnych(Dz.U. 2010, Nr 182, poz. 1228) i akty wykonawcze do tej ustawy.
|
|
7 |
2019-02-28 14:48:57 |
JaCy10957 JaCy10957 |
Pole full zmieniło wartość z '<p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>Zakres Regulaminu</strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 1</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Regulamin określa:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) właściwość miejscową Archiwum Państwowego w Rzeszowie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) strukturę organizacyjną placówki,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) organizację pracy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) zakres zadań komórek organizacyjnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Podstawę prawną Regulaminu stanowią:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217, z późn. zm.,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) statut Archiwum Państwowego w Rzeszowie nadany decyzją nr 47 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie likwidacji Oddziału w Skołyszynie Archiwum Państwowego w Rzeszowie oraz w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Rzeszowie z późn. zm.,</p> <p style="margin-left:72.0pt;"> 3) przepisy Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych regulujące organizację i zadania archiwów państwowych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Do pracowników Archiwum Państwowego Rzeszowie stosuje się przepisy:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. 2017, poz. 2142, tekst jednolity),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 2018 r. poz. 917, tekst jednolity).</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 4. Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Rzeszowie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne wymienione w § 4 Statutu Archiwum.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Zakres działania i właściwość miejscowa </strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 2</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Do zadań Archiwum należy:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) udostępnianie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i archiwów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) prowadzenie Ośrodka Badań Historii Żydów.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) prowadzenia kwerend w zasobie archiwalnym,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) kopiowania materiałów archiwalnych dla potrzeb, o których mowa w ust. 1 pkt 4,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) konserwacji materiałów archiwalnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą w szczególności na:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,<br /> w tym dokumentacji osobowo-płacowej.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 3</strong></p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 1. Zasięgiem działania centrali Archiwum jest:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów, Krosno,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b) powiaty: jasielski, krośnieński, leżajski, łańcucki, ropczycko-sędziszowski i strzyżowski,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c) z powiatu brzozowskiego gminy: Brzozów i Domaradz,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d) z powiatu kolbuszowskiego gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów<br /> i Dzikowiec,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e) z powiatu mieleckiego: miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f) z powiatu rzeszowskiego gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) z powiatu gorlickiego gminy: Biecz i Lipinki.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 2. Zasięgiem działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku jest:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a) powiaty: bieszczadzki, leski i sanocki,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b) z powiatu brzozowskiego gminy: Dydnia, Haczów, Jasienica Rosielna i Nozdrzec.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Struktura organizacyjna Archiwum</strong></p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 4</strong></p> <p align="left" style="margin-left:18.0pt;"> 1. W skład struktury organizacyjnej Archiwum wchodzą:</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 1) Dyrektor Archiwum (symbol DA),</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 2) Oddział I – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (symbol NZ),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) Oddział II – gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (symbol GO),<br /> w skład którego wchodzi:</p> <p align="left" style="margin-left:2.0cm;"> a) Magazyn główny,</p> <p align="left" style="margin-left:2.0cm;"> b) Pracownia konserwacji,</p> <p align="left" style="margin-left:2.0cm;"> c) Pracownia digitalizacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) Stanowisko do spraw ewidencji zasobu archiwalnego</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) Oddział III – udostępniania, informacji i promocji, w skład którego wchodzi:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) Czytelnia</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) Ośrodek Badań Historii Żydów,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) Stanowisko ds. obsługi dokumentacji pracowniczej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) Biblioteka.</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 5) Dział Administracyjno-Gospodarczy (symbol AG),</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 6) Dział Finansowo-Księgowy (symbol FK),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział zamiejscowy w Sanoku noszący nazwę „Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku” (symbol OS).</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Do wykonywaniu zadań związanych z ochroną informacji niejawnych dyrektor Archiwum powołuje podległego mu pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Schemat graficzny struktury organizacyjnej znajduje się w załączniku do niniejszego Regulaminu.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 5</strong></p> <p> W Archiwum działają następujące ciała kolegialne</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Kolegium Dyrektora (symbol KD),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Komisja Metodyczna (symbol KM),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (symbol KO).</p> <p align="center"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p align="center"> <strong>Organizacja pracy Archiwum</strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 6</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Pracą Archiwum kieruje Dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. W czasie nieobecności dyrektora Archiwum zastępuje Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Do zadań dyrektora należy w szczególności:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowo-badawczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) reprezentowanie Archiwum na zewnątrz,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum,<br /> w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) wydawanie aktów prawnych w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) wydawanie zarządzeń wewnętrznych i wprowadzanych na ich podstawie regulaminów oraz instrukcji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacjizawodowych i zdobywaniu stopni naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa<br /> i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) kierowanie realizacją zadań w zakresie obrony cywilnej oraz ochrony informacji niejawnych.</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 5. Dyrektor Archiwum ustala zakresy czynności kierowników komórek organizacyjnych oraz zakresy czynności pracowników w oparciu o projekty przedstawione przez kierowników komórek organizacyjnych.</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 6. Dyrektor Archiwum i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy podpisują dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe.</p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 7</strong></p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum kierują kierownicy.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 2. Komórki organizacyjne - oddziały i działy - realizują zadania wynikające z obowiązujących przepisów, w szczególności:</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 1) kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają<br /> i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 2) prowadzą działalność usługową polegającą w szczególności na przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 3) rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 4) przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 5) wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 6) przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 3. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 4. Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom niezbędnym do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 5. Do wykonania zadań wymagających udziału pracowników z różnych komórek organizacyjnych lub realizacji projektu dyrektor Archiwum może powołać zespół określając jego zakres i tryb pracy, skład osobowy oraz okres działania.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 8</strong></p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 1. Kierownik komórki organizacyjnej zarządza całokształtem jej działalności, a w szczególności odpowiada za:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) organizację pracę komórki organizacyjnej i zapewnienie warunków umożliwiających realizację zadań,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontrolę prawidłowości wykonania zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) opracowanie planu pracy i sprawozdania z działalności, w tym dotyczących budżetu zadaniowego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) informowanie podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) przedkładanie dyrektorowi projektów zarządzeń, decyzji i ustaleń w zakresie spraw należących do właściwości komórki,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) inicjowanie przedsięwzięć dotyczących organizacji i funkcjonowania komórki,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) organizowanie współpracy merytorycznej z innymi komórkami organizacyjnymi,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) wnioskowanie w zakresie opisu i wartościowania stanowisk pracy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) przygotowanie projektów zakresów czynności dla podległych pracowników,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) dokonywanie ocen okresowych podległych pracowników,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) wydawanie opinii o podległych pracownikach,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) występowanie z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) realizację zadań określonych w indywidualnym zakresie czynności oraz zadania wynikające z pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 6. Kierownik komórki organizacyjnej podlega dyrektorowi Archiwum.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 9</strong></p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 1. Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) wykonywania zadań służbowych wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu i właściwego wykonywania zadań Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) dbania o mienie Archiwum, porządek i estetykę w miejscu pracy.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 2. Pracownicy podlegli są bezpośrednio kierownikom właściwych komórek organizacyjnych, zgodnie z zakresem czynności.</p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>Zakres zadań komórek organizacyjnych</strong></p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 10</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>1. </strong><strong>Oddział I - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (NZ)</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie kształtowania państwowego zasobu archiwalnego:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) ocena wartości archiwalnej dokumentacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) typowanie twórców państwowego zasobu archiwalnego,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) wnioskowanie do dyrektora Archiwum w sprawach objęcia lub wyłączenia spod nadzoru archiwalnego państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) przygotowywanie aktów administracyjnych w sprawie objęcia nadzorem archiwalnym i utworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych dla całego terenu właściwości Archiwum.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie prowadzenia nadzoru archiwalnego:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) prowadzenie ewidencji państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) prowadzenie dokumentacji (teczek) nadzorowanych jednostek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) przeprowadzanie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, z wyłączeniem organów posiadających archiwa wyodrębnione, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli, przygotowywanie projektów wystąpień pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości wykonania zaleceń pokontrolnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) opiniowanie i rozpatrywanie wniosków o uzgodnienie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych dla całego terenu właściwości Archiwum,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) rozpatrywanie wniosków o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przygotowywanie projektów: zgód na brakowanie dokumentacji, odmowy wyrażenia zgody na brakowanie dokumentacji oraz opinii dotyczących brakowania dokumentacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> g) przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> h) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> i) współpraca z Oddziałem II i Oddziałem w Sanoku w sprawie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> j) przygotowywanie i opiniowanie projektów umów użyczenia lub porozumień na czasowe pozostawienie materiałów archiwalnych należących do Archiwum urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia i porozumień dla całego terenu właściwości Archiwum,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> k) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> l) koordynowanie pracy Oddziału w Sanoku w zakresie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>2. </strong><strong>Oddział II - gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (GO)</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie gromadzenia i ewidencji zasobu:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) uzgadnianie warunków i terminów przekazania materiałów archiwalnych przez podmioty zewnętrzne,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) ocena stanu materiałów archiwalnych przygotowanych do przekazania,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) ewidencyjne i fizyczne przejmowanie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu centrali Archiwum, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) administrowanie informatycznym systemem ewidencyjnym ZOSiA.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie obsługi magazynów archiwalnych:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) prowadzenie magazynów archiwalnych akt zgodnie z obowiązującymi wymogami,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) monitorowanie parametrów powietrza w magazynach archiwalnych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) realizacja zamówień materiałów dla użytkowników pracowni naukowej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) udostępnianie dokumentacji do kwerend,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) udostępnianie materiałów do wystaw i pokazów.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) W zakresie opracowania zasobu i metodyki archiwalnej:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i opracowania zasobu, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) przedkładanie dyrektorowi Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) obsługa sekretarska komisji metodycznej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie teorii i praktyki opracowania zasobu,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> g) uczestniczenie w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> h) opiniowanie projektów w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> i) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> j) organizowanie przebiegu studenckich praktyk archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> k) współuczestnictwo w działalności informacyjnej i popularyzatorskiej.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) W zakresie konserwacji materiałów archiwalnych i profilaktyki konserwatorskiej:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) bieżące i okresowe przeglądy konserwatorskie zasobu,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów i pracowniami konserwatorskimi archiwów państwowych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich digitalizacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia zasobu.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>3. </strong><strong>Oddział III –udostępniania, informacji i promocji (IU)</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie udostępniania materiałów archiwalnych i zasobów bibliotecznych:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) prowadzenie ewidencji udostępniania archiwaliów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) prowadzenie rejestru użytkowników czytelni,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) pomoc informacyjna użytkownikom czytelni,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) przyjmowanie zamówień od użytkowników i ich realizacja we współpracy z magazynem akt</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) udostępnianie materiałów archiwalnych w czytelni lub w systemie teleinformatycznym oraz poprzez przekazywanie zainteresowanym reprodukcji tych materiałów albo przetworzonej informacji o ich treści,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) wykonywanie kopii – cyfrowych i analogowych - na potrzeby użytkowników,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) nadzór nad samodzielnym kopiowaniem materiałów archiwalnych własnym sprzętem użytkownika,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) wypożyczanie materiałów archiwalnych na żądanie organów wymiaru sprawiedliwości i kontrola ich terminowego zwrotu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) prowadzenie ewidencji mikrofilmów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru biblioteki archiwalnej.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie informacji archiwalnej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) przygotowanie informatorów o materiałach archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (tworzenie i wypełnianie baz danych),</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii<br /> i praktyki informacyjnej w Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) prowadzenie prac dokumentacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) W zakresie promocji oraz popularyzacji zasobu i Archiwum:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) prowadzenie lekcji archiwalnych i historycznych dla młodzieży szkolnej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) organizowanie imprez archiwalnych (konkursy, pikniki archiwalne, „drzwi otwarte”, imprezy okolicznościowe i rocznicowe)</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) przyjmowanie wycieczek,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami genealogicznymi, regionalnymi,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) prowadzenie strony internetowej Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) działalność wydawnicza.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) W zakresie problematyki żydowskiej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) rejestrowanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej dotyczących Polski południowo-wschodniej, zgromadzonych w zasobie archiwalnym archiwów państwowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) zbieranie informacji i sporządzanie pomocy informacyjnych dotyczących materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej przechowywanych przez muzea, biblioteki oraz inne instytucje, a także przez osoby fizyczne,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) gromadzenie, zabezpieczanie, przechowywanie i opracowywanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej z terenu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) tworzenie tematycznych baz danych dotyczących problematyki żydowskiej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) współpraca w zakresie badań historii Żydów z wyższymi uczelniami, stowarzyszeniami i ośrodkami naukowymi, organizowanie sesji naukowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) popularyzacja dziejów Żydów w Polsce.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) W zakresie obsługi dokumentacji pracowniczej:</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> a) współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określone w art. 51u ust. 3 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> b) przejmowanie dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców na podstawie decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub na podstawie wskazania sądu rejestrowego,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> c) realizacja zawartych cywilnoprawnych umów przechowania dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> d) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> e) prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawców przejętej od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców, wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> f) wykonywanie kwerend do celów emerytalno-rentowych,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> g) wydawanie kopii oraz odpisów dokumentacji pracowniczej, a także zaświadczeń na podstawie tej dokumentacji,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> h) wypożyczanie dokumentacji pracowniczej uprawnionym podmiotom i osobom fizycznym.</p> <p> </p> <p style="margin-left:21.3pt;"> <strong>4. </strong><strong>Dział Administracyjno-Gospodarczy (AG)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie zarządzania zasobami materialnymi:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) utrzymywanie w należytym stanie technicznym urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) dokonywanie z udziałem pracownika odpowiedzialnego za BHP i ochronę przeciwpożarową oraz społecznym inspektorem pracy przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń, instalacji i urządzeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną, (przygotowanie dokumentacji technicznej, kosztorysowej)</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) przygotowywanie umów i organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) obsługa dokumentacyjna i realizacja zamówień, zgodnie z prawem zamówień publicznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> m)organizowanie wykonawstwa przeglądów, konserwacji i badań technicznych instalacji w budynkach Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> n) administrowanie siecią komputerową,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> o) nadzór nad sprzętem komputerowym i pomoc informatyczna dla komórek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> p) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> q) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> r) nadzorowanie ruchu osobowego w Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> s) obsługa systemu SAWiN,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> t) otwieranie i zamykanie budynku centrali Archiwum w Rzeszowie.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie realizacji zamówień publicznych:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) organizowanie zamówień publicznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) analiza rynku dostawców urządzeń, materiałów i usług biurowych na potrzeby realizowanych zakupów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) realizacja zakupów inwestycyjnych i bieżących urządzeń i sprzętu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) realizacja zakupów przedmiotów nietrwałych i materiałów dla potrzeb komórek organizacyjnych</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) organizacja dostaw urządzeń i materiałów.</p> <p> </p> <p style="margin-left:144.0pt;"> 3) W zakresie zarządzania zasobami ludzkimi:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) sporządzanie sprawozdań i statystyki pracowniczej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) realizowanie procedury naboru pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) szkolenia i podnoszenie kwalifikacji przez pracowników, </p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) nadzór nad dyscypliną pracy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) obsługa administracyjna Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) organizacja i koordynowanie staży i praktyk organizowanych w Archiwum.</p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) monitorowanie warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów BHP,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.</p> <p> </p> <p style="margin-left:216.0pt;"> 5) W zakresie ochrony przeciwpożarowej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) W zakresie zarządzania dokumentacją i obsługi sekretarskiej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) przyjmowanie korespondencji Archiwum, rejestrowanie i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) rejestrowanie spraw w spisach spraw i prowadzenie teczek spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora Archiwum lub przez niego wyznaczonych, a także pozostałych spraw, jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) przygotowywanie korespondencji do wysłania, jej rejestrowanie i ekspedycja,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) zabezpieczenie pieczęci i stempli,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) obsługa poczty elektronicznej i faksu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) przyjmowanie interesantów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) prowadzenie registratury dla akt spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> m)pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> n) prowadzenie archiwum zakładowego dla centrali Archiwum, zgodnie z instrukcją archiwalną, oraz nadzór merytoryczny nad jego filią w Oddziale w Sanoku,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> o) obsługa spotkań i narad organizowanych przez Dyrektora,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> p) obsługa gości.</p> <p> </p> <p style="margin-left:117.0pt;"> 7) W zakresie spraw obronnych i ochrony informacji niejawnych:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) realizacja zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) realizowanie prac reklamacyjnych od obowiązku czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny w odniesieniu do personelu Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) wykonywanie zadań obrony cywilnej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych d/s obronnych Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego Archiwum</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) wykonywanie czynności w zakresie pełnomocnika do spraw informacji niejawnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) prowadzenie obsługi kancelaryjnej pism zawierających informację niejawną (ewidencja i obieg pism),</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) zabezpieczenie dokumentacji niejawnej.</p> <p> </p> <p style="margin-left:21.3pt;"> <strong>5. </strong><strong>Dział Finansowo – Księgowy (FK)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) realizacja dyspozycji środkami pieniężnymi,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) sprawdzanie dokumentów pod względem formalno-rachunkowym</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) prowadzenie spraw finansowych określanymi odrębnymi przepisami,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) wykonywanie operacji księgowych, zgodnie z polityką rachunkowości,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) prowadzenie rozliczeń z urzędami skarbowymi i ZUS,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) prowadzenie sprawozdawczości GUS,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) sporządzanie raportów i zestawień na potrzeby dyrektora,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) obsługa wynagrodzeń osobowych - naliczanie i sporządzanie dokumentów płacowych, realizacja wypłat obliczanie i odprowadzanie pochodnych od płac oraz sporządzanie sprawozdawczości w zakresie wynagrodzeń,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 14) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności, wynikających z odrębnych przepisów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 15) obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 16) realizacja wypłat świadczeń socjalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 17) wykonywanie innych obowiązków wynikających z obowiązującego prawa, w szczególności przepisów dotyczących finansów publicznych i rachunkowości.</p> <p> </p> <p style="margin-left:21.3pt;"> <strong>6. </strong><strong>Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku (OS)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku, obejmującego obszar działania określony w § 3 niniejszego Regulaminu, należą:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) wszystkie możliwe do realizacji zadania wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu Oddziału, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) prowadzenie filii archiwum zakładowego dla dokumentacji wytworzonej w ramach spraw załatwianych w Oddziale,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) nadzorowanie ruchu osobowego w Oddziale,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) obsługa systemu sygnalizacji włamania i napadu (SAWiN),</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) otwieranie i zamykanie budynku Oddziału.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) Do zakresu działania Kierownika Oddziału w Sanoku należą sprawy określone<br /> w przydziale czynności oraz sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Przepisy końcowe</strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 11</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Organizację i zasady działania organów kolegialnych określają:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) zarządzenie Nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia 2018 r. <em>w sprawie określenia zakresu i trybu działania komisji metodycznych w archiwach państwowych,</em></p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) zarządzenie Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 listopada 2013 r. <em>w sprawie utworzenia oraz zakresu i trybu działania komisji archiwalnej oceny dokumentacji w archiwach państwowych</em> z późniejszymi zmianami.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Organizację pracy i czynności kancelaryjne w Archiwum określa instrukcja kancelaryjna wprowadzona Zarządzeniem Nr 18 z dnia 21 grudnia 2012 r. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych <em>w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych</em>.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Organizację postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne określają przepisy ustawyz dnia 5 sierpnia 2010r. <em>o ochronie informacji niejawnych</em><strong>(</strong>Dz.U. 2010, Nr 182, poz. 1228) i akty wykonawcze do tej ustawy.</p> ' na '<p align="center"> <strong>Zakres Regulaminu</strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 1</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Regulamin określa:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) właściwość miejscową Archiwum Państwowego w Rzeszowie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) strukturę organizacyjną placówki,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) organizację pracy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) zakres zadań komórek organizacyjnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Podstawę prawną Regulaminu stanowią:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217, z późn. zm.,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) statut Archiwum Państwowego w Rzeszowie nadany decyzją nr 47 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie likwidacji Oddziału w Skołyszynie Archiwum Państwowego w Rzeszowie oraz w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Rzeszowie z późn. zm.,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) przepisy Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych regulujące organizację i zadania archiwów państwowych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Do pracowników Archiwum Państwowego Rzeszowie stosuje się przepisy:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. 2017, poz. 2142, tekst jednolity),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 2018 r. poz. 917, tekst jednolity).</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 4. Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Rzeszowie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne wymienione w § 4 Statutu Archiwum.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Zakres działania i właściwość miejscowa </strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 2</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Do zadań Archiwum należy:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) udostępnianie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i archiwów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) prowadzenie Ośrodka Badań Historii Żydów.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) prowadzenia kwerend w zasobie archiwalnym,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) kopiowania materiałów archiwalnych dla potrzeb, o których mowa w ust. 1 pkt 4,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) konserwacji materiałów archiwalnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą w szczególności na:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,<br /> w tym dokumentacji osobowo-płacowej.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 3</strong></p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 1. Zasięgiem działania centrali Archiwum jest:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów, Krosno,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b) powiaty: jasielski, krośnieński, leżajski, łańcucki, ropczycko-sędziszowski i strzyżowski,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c) z powiatu brzozowskiego gminy: Brzozów i Domaradz,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d) z powiatu kolbuszowskiego gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów<br /> i Dzikowiec,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e) z powiatu mieleckiego: miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f) z powiatu rzeszowskiego gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) z powiatu gorlickiego gminy: Biecz i Lipinki.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 2. Zasięgiem działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku jest:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a) powiaty: bieszczadzki, leski i sanocki,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b) z powiatu brzozowskiego gminy: Dydnia, Haczów, Jasienica Rosielna i Nozdrzec.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Struktura organizacyjna Archiwum</strong></p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 4</strong></p> <p align="left" style="margin-left:18.0pt;"> 1. W skład struktury organizacyjnej Archiwum wchodzą:</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 1) Dyrektor Archiwum (symbol DA),</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 2) Oddział I – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (symbol NZ),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) Oddział II – gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (symbol GO),<br /> w skład którego wchodzi:</p> <p align="left" style="margin-left:2.0cm;"> a) Magazyn główny,</p> <p align="left" style="margin-left:2.0cm;"> b) Pracownia konserwacji,</p> <p align="left" style="margin-left:2.0cm;"> c) Pracownia digitalizacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) Stanowisko do spraw ewidencji zasobu archiwalnego</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) Oddział III – udostępniania, informacji i promocji, w skład którego wchodzi:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) Czytelnia</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) Ośrodek Badań Historii Żydów,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) Stanowisko ds. obsługi dokumentacji pracowniczej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) Biblioteka.</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 5) Dział Administracyjno-Gospodarczy (symbol AG),</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 6) Dział Finansowo-Księgowy (symbol FK),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział zamiejscowy w Sanoku noszący nazwę „Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku” (symbol OS).</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Do wykonywaniu zadań związanych z ochroną informacji niejawnych dyrektor Archiwum powołuje podległego mu pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Schemat graficzny struktury organizacyjnej znajduje się w załączniku do niniejszego Regulaminu.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 5</strong></p> <p> W Archiwum działają następujące ciała kolegialne</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Kolegium Dyrektora (symbol KD),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Komisja Metodyczna (symbol KM),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (symbol KO).</p> <p align="center"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p align="center"> <strong>Organizacja pracy Archiwum</strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 6</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Pracą Archiwum kieruje Dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. W czasie nieobecności dyrektora Archiwum zastępuje Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Do zadań dyrektora należy w szczególności:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowo-badawczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) reprezentowanie Archiwum na zewnątrz,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum,<br /> w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) wydawanie aktów prawnych w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) wydawanie zarządzeń wewnętrznych i wprowadzanych na ich podstawie regulaminów oraz instrukcji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacjizawodowych i zdobywaniu stopni naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa<br /> i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) kierowanie realizacją zadań w zakresie obrony cywilnej oraz ochrony informacji niejawnych.</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 5. Dyrektor Archiwum ustala zakresy czynności kierowników komórek organizacyjnych oraz zakresy czynności pracowników w oparciu o projekty przedstawione przez kierowników komórek organizacyjnych.</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 6. Dyrektor Archiwum i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy podpisują dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe.</p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 7</strong></p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum kierują kierownicy.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 2. Komórki organizacyjne - oddziały i działy - realizują zadania wynikające z obowiązujących przepisów, w szczególności:</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 1) kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają<br /> i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 2) prowadzą działalność usługową polegającą w szczególności na przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 3) rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 4) przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 5) wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 6) przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 3. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 4. Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom niezbędnym do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 5. Do wykonania zadań wymagających udziału pracowników z różnych komórek organizacyjnych lub realizacji projektu dyrektor Archiwum może powołać zespół określając jego zakres i tryb pracy, skład osobowy oraz okres działania.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 8</strong></p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 1. Kierownik komórki organizacyjnej zarządza całokształtem jej działalności, a w szczególności odpowiada za:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) organizację pracę komórki organizacyjnej i zapewnienie warunków umożliwiających realizację zadań,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontrolę prawidłowości wykonania zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) opracowanie planu pracy i sprawozdania z działalności, w tym dotyczących budżetu zadaniowego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) informowanie podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) przedkładanie dyrektorowi projektów zarządzeń, decyzji i ustaleń w zakresie spraw należących do właściwości komórki,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) inicjowanie przedsięwzięć dotyczących organizacji i funkcjonowania komórki,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) organizowanie współpracy merytorycznej z innymi komórkami organizacyjnymi,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) wnioskowanie w zakresie opisu i wartościowania stanowisk pracy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) przygotowanie projektów zakresów czynności dla podległych pracowników,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) dokonywanie ocen okresowych podległych pracowników,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) wydawanie opinii o podległych pracownikach,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) występowanie z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) realizację zadań określonych w indywidualnym zakresie czynności oraz zadania wynikające z pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 6. Kierownik komórki organizacyjnej podlega dyrektorowi Archiwum.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 9</strong></p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 1. Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) wykonywania zadań służbowych wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu i właściwego wykonywania zadań Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) dbania o mienie Archiwum, porządek i estetykę w miejscu pracy.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 2. Pracownicy podlegli są bezpośrednio kierownikom właściwych komórek organizacyjnych, zgodnie z zakresem czynności.</p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>Zakres zadań komórek organizacyjnych</strong></p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 10</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>1. </strong><strong>Oddział I - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (NZ)</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie kształtowania państwowego zasobu archiwalnego:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) ocena wartości archiwalnej dokumentacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) typowanie twórców państwowego zasobu archiwalnego,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) wnioskowanie do dyrektora Archiwum w sprawach objęcia lub wyłączenia spod nadzoru archiwalnego państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) przygotowywanie aktów administracyjnych w sprawie objęcia nadzorem archiwalnym i utworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych dla całego terenu właściwości Archiwum.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie prowadzenia nadzoru archiwalnego:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) prowadzenie ewidencji państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) prowadzenie dokumentacji (teczek) nadzorowanych jednostek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) przeprowadzanie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, z wyłączeniem organów posiadających archiwa wyodrębnione, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli, przygotowywanie projektów wystąpień pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości wykonania zaleceń pokontrolnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) opiniowanie i rozpatrywanie wniosków o uzgodnienie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych dla całego terenu właściwości Archiwum,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) rozpatrywanie wniosków o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przygotowywanie projektów: zgód na brakowanie dokumentacji, odmowy wyrażenia zgody na brakowanie dokumentacji oraz opinii dotyczących brakowania dokumentacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> g) przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> h) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> i) współpraca z Oddziałem II i Oddziałem w Sanoku w sprawie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> j) przygotowywanie i opiniowanie projektów umów użyczenia lub porozumień na czasowe pozostawienie materiałów archiwalnych należących do Archiwum urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia i porozumień dla całego terenu właściwości Archiwum,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> k) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> l) koordynowanie pracy Oddziału w Sanoku w zakresie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>2. </strong><strong>Oddział II - gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (GO)</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie gromadzenia i ewidencji zasobu:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) uzgadnianie warunków i terminów przekazania materiałów archiwalnych przez podmioty zewnętrzne,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) ocena stanu materiałów archiwalnych przygotowanych do przekazania,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) ewidencyjne i fizyczne przejmowanie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu centrali Archiwum, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) administrowanie informatycznym systemem ewidencyjnym ZOSiA.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie obsługi magazynów archiwalnych:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) prowadzenie magazynów archiwalnych akt zgodnie z obowiązującymi wymogami,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) monitorowanie parametrów powietrza w magazynach archiwalnych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) realizacja zamówień materiałów dla użytkowników pracowni naukowej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) udostępnianie dokumentacji do kwerend,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) udostępnianie materiałów do wystaw i pokazów.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) W zakresie opracowania zasobu i metodyki archiwalnej:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i opracowania zasobu, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) przedkładanie dyrektorowi Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) obsługa sekretarska komisji metodycznej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie teorii i praktyki opracowania zasobu,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> g) uczestniczenie w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> h) opiniowanie projektów w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> i) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> j) organizowanie przebiegu studenckich praktyk archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> k) współuczestnictwo w działalności informacyjnej i popularyzatorskiej.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) W zakresie konserwacji materiałów archiwalnych i profilaktyki konserwatorskiej:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) bieżące i okresowe przeglądy konserwatorskie zasobu,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów i pracowniami konserwatorskimi archiwów państwowych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich digitalizacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia zasobu.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>3. </strong><strong>Oddział III –udostępniania, informacji i promocji (IU)</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie udostępniania materiałów archiwalnych i zasobów bibliotecznych:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) prowadzenie ewidencji udostępniania archiwaliów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) prowadzenie rejestru użytkowników czytelni,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) pomoc informacyjna użytkownikom czytelni,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) przyjmowanie zamówień od użytkowników i ich realizacja we współpracy z magazynem akt</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) udostępnianie materiałów archiwalnych w czytelni lub w systemie teleinformatycznym oraz poprzez przekazywanie zainteresowanym reprodukcji tych materiałów albo przetworzonej informacji o ich treści,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) wykonywanie kopii – cyfrowych i analogowych - na potrzeby użytkowników,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) nadzór nad samodzielnym kopiowaniem materiałów archiwalnych własnym sprzętem użytkownika,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) wypożyczanie materiałów archiwalnych na żądanie organów wymiaru sprawiedliwości i kontrola ich terminowego zwrotu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) prowadzenie ewidencji mikrofilmów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru biblioteki archiwalnej.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie informacji archiwalnej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) przygotowanie informatorów o materiałach archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (tworzenie i wypełnianie baz danych),</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii<br /> i praktyki informacyjnej w Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) prowadzenie prac dokumentacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) W zakresie promocji oraz popularyzacji zasobu i Archiwum:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) prowadzenie lekcji archiwalnych i historycznych dla młodzieży szkolnej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) organizowanie imprez archiwalnych (konkursy, pikniki archiwalne, „drzwi otwarte”, imprezy okolicznościowe i rocznicowe)</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) przyjmowanie wycieczek,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami genealogicznymi, regionalnymi,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) prowadzenie strony internetowej Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) działalność wydawnicza.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) W zakresie problematyki żydowskiej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) rejestrowanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej dotyczących Polski południowo-wschodniej, zgromadzonych w zasobie archiwalnym archiwów państwowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) zbieranie informacji i sporządzanie pomocy informacyjnych dotyczących materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej przechowywanych przez muzea, biblioteki oraz inne instytucje, a także przez osoby fizyczne,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) gromadzenie, zabezpieczanie, przechowywanie i opracowywanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej z terenu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) tworzenie tematycznych baz danych dotyczących problematyki żydowskiej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) współpraca w zakresie badań historii Żydów z wyższymi uczelniami, stowarzyszeniami i ośrodkami naukowymi, organizowanie sesji naukowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) popularyzacja dziejów Żydów w Polsce.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) W zakresie obsługi dokumentacji pracowniczej:</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> a) współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określone w art. 51u ust. 3 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> b) przejmowanie dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców na podstawie decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub na podstawie wskazania sądu rejestrowego,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> c) realizacja zawartych cywilnoprawnych umów przechowania dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> d) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> e) prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawców przejętej od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców, wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> f) wykonywanie kwerend do celów emerytalno-rentowych,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> g) wydawanie kopii oraz odpisów dokumentacji pracowniczej, a także zaświadczeń na podstawie tej dokumentacji,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> h) wypożyczanie dokumentacji pracowniczej uprawnionym podmiotom i osobom fizycznym.</p> <p> </p> <p style="margin-left:21.3pt;"> <strong>4. </strong><strong>Dział Administracyjno-Gospodarczy (AG)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie zarządzania zasobami materialnymi:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) utrzymywanie w należytym stanie technicznym urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) dokonywanie z udziałem pracownika odpowiedzialnego za BHP i ochronę przeciwpożarową oraz społecznym inspektorem pracy przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń, instalacji i urządzeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną, (przygotowanie dokumentacji technicznej, kosztorysowej)</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) przygotowywanie umów i organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) obsługa dokumentacyjna i realizacja zamówień, zgodnie z prawem zamówień publicznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> m)organizowanie wykonawstwa przeglądów, konserwacji i badań technicznych instalacji w budynkach Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> n) administrowanie siecią komputerową,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> o) nadzór nad sprzętem komputerowym i pomoc informatyczna dla komórek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> p) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> q) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> r) nadzorowanie ruchu osobowego w Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> s) obsługa systemu SAWiN,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> t) otwieranie i zamykanie budynku centrali Archiwum w Rzeszowie.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie realizacji zamówień publicznych:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) organizowanie zamówień publicznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) analiza rynku dostawców urządzeń, materiałów i usług biurowych na potrzeby realizowanych zakupów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) realizacja zakupów inwestycyjnych i bieżących urządzeń i sprzętu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) realizacja zakupów przedmiotów nietrwałych i materiałów dla potrzeb komórek organizacyjnych</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) organizacja dostaw urządzeń i materiałów.</p> <p> </p> <p style="margin-left:144.0pt;"> 3) W zakresie zarządzania zasobami ludzkimi:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) sporządzanie sprawozdań i statystyki pracowniczej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) realizowanie procedury naboru pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) szkolenia i podnoszenie kwalifikacji przez pracowników, </p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) nadzór nad dyscypliną pracy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) obsługa administracyjna Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) organizacja i koordynowanie staży i praktyk organizowanych w Archiwum.</p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) monitorowanie warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów BHP,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.</p> <p> </p> <p style="margin-left:216.0pt;"> 5) W zakresie ochrony przeciwpożarowej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) W zakresie zarządzania dokumentacją i obsługi sekretarskiej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) przyjmowanie korespondencji Archiwum, rejestrowanie i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) rejestrowanie spraw w spisach spraw i prowadzenie teczek spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora Archiwum lub przez niego wyznaczonych, a także pozostałych spraw, jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) przygotowywanie korespondencji do wysłania, jej rejestrowanie i ekspedycja,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) zabezpieczenie pieczęci i stempli,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) obsługa poczty elektronicznej i faksu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) przyjmowanie interesantów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) prowadzenie registratury dla akt spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> m)pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> n) prowadzenie archiwum zakładowego dla centrali Archiwum, zgodnie z instrukcją archiwalną, oraz nadzór merytoryczny nad jego filią w Oddziale w Sanoku,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> o) obsługa spotkań i narad organizowanych przez Dyrektora,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> p) obsługa gości.</p> <p> </p> <p style="margin-left:117.0pt;"> 7) W zakresie spraw obronnych i ochrony informacji niejawnych:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) realizacja zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) realizowanie prac reklamacyjnych od obowiązku czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny w odniesieniu do personelu Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) wykonywanie zadań obrony cywilnej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych d/s obronnych Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego Archiwum</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) wykonywanie czynności w zakresie pełnomocnika do spraw informacji niejawnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) prowadzenie obsługi kancelaryjnej pism zawierających informację niejawną (ewidencja i obieg pism),</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) zabezpieczenie dokumentacji niejawnej.</p> <p> </p> <p style="margin-left:21.3pt;"> <strong>5. </strong><strong>Dział Finansowo – Księgowy (FK)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) realizacja dyspozycji środkami pieniężnymi,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) sprawdzanie dokumentów pod względem formalno-rachunkowym</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) prowadzenie spraw finansowych określanymi odrębnymi przepisami,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) wykonywanie operacji księgowych, zgodnie z polityką rachunkowości,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) prowadzenie rozliczeń z urzędami skarbowymi i ZUS,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) prowadzenie sprawozdawczości GUS,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) sporządzanie raportów i zestawień na potrzeby dyrektora,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) obsługa wynagrodzeń osobowych - naliczanie i sporządzanie dokumentów płacowych, realizacja wypłat obliczanie i odprowadzanie pochodnych od płac oraz sporządzanie sprawozdawczości w zakresie wynagrodzeń,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 14) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności, wynikających z odrębnych przepisów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 15) obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 16) realizacja wypłat świadczeń socjalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 17) wykonywanie innych obowiązków wynikających z obowiązującego prawa, w szczególności przepisów dotyczących finansów publicznych i rachunkowości.</p> <p> </p> <p style="margin-left:21.3pt;"> <strong>6. </strong><strong>Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku (OS)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku, obejmującego obszar działania określony w § 3 niniejszego Regulaminu, należą:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) wszystkie możliwe do realizacji zadania wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu Oddziału, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) prowadzenie filii archiwum zakładowego dla dokumentacji wytworzonej w ramach spraw załatwianych w Oddziale,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) nadzorowanie ruchu osobowego w Oddziale,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) obsługa systemu sygnalizacji włamania i napadu (SAWiN),</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) otwieranie i zamykanie budynku Oddziału.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) Do zakresu działania Kierownika Oddziału w Sanoku należą sprawy określone<br /> w przydziale czynności oraz sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Przepisy końcowe</strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 11</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Organizację i zasady działania organów kolegialnych określają:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) zarządzenie Nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia 2018 r. <em>w sprawie określenia zakresu i trybu działania komisji metodycznych w archiwach państwowych,</em></p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) zarządzenie Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 listopada 2013 r. <em>w sprawie utworzenia oraz zakresu i trybu działania komisji archiwalnej oceny dokumentacji w archiwach państwowych</em> z późniejszymi zmianami.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Organizację pracy i czynności kancelaryjne w Archiwum określa instrukcja kancelaryjna wprowadzona Zarządzeniem Nr 18 z dnia 21 grudnia 2012 r. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych <em>w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych</em>.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Organizację postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne określają przepisy ustawyz dnia 5 sierpnia 2010r. <em>o ochronie informacji niejawnych</em><strong>(</strong>Dz.U. 2010, Nr 182, poz. 1228) i akty wykonawcze do tej ustawy.</p> ' |
Podgląd
Zamknij
Pole | Przed | Po |
---|
full |
Zakres Regulaminu
§ 1
1. Regulamin określa:
1) właściwość miejscową Archiwum Państwowego w Rzeszowie,
2) strukturę organizacyjną placówki,
3) organizację pracy,
4) zakres zadań komórek organizacyjnych.
2. Podstawę prawną Regulaminu stanowią:
1) ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217, z późn. zm.,
2) statut Archiwum Państwowego w Rzeszowie nadany decyzją nr 47 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie likwidacji Oddziału w Skołyszynie Archiwum Państwowego w Rzeszowie oraz w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Rzeszowie z późn. zm.,
3) przepisy Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych regulujące organizację i zadania archiwów państwowych.
3. Do pracowników Archiwum Państwowego Rzeszowie stosuje się przepisy:
1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),
2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. 2017, poz. 2142, tekst jednolity),
3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 2018 r. poz. 917, tekst jednolity).
4. Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:
1) archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Rzeszowie,
2) komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne wymienione w § 4 Statutu Archiwum.
Zakres działania i właściwość miejscowa
§ 2
1. Do zadań Archiwum należy:
1) kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym,
2) przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych,
3) ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych,
4) udostępnianie materiałów archiwalnych,
5) urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych,
6) prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej,
7) prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i archiwów,
8) prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą,
9) prowadzenie Ośrodka Badań Historii Żydów.
2. Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:
1) prowadzenia kwerend w zasobie archiwalnym,
2) kopiowania materiałów archiwalnych dla potrzeb, o których mowa w ust. 1 pkt 4,
3) przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych,
4) konserwacji materiałów archiwalnych.
3. Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą w szczególności na:
1) przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,
2) wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,
w tym dokumentacji osobowo-płacowej.
§ 3
1. Zasięgiem działania centrali Archiwum jest:
1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:
a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów, Krosno,
b) powiaty: jasielski, krośnieński, leżajski, łańcucki, ropczycko-sędziszowski i strzyżowski,
c) z powiatu brzozowskiego gminy: Brzozów i Domaradz,
d) z powiatu kolbuszowskiego gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów
i Dzikowiec,
e) z powiatu mieleckiego: miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy,
f) z powiatu rzeszowskiego gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn,
2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący:
a) z powiatu gorlickiego gminy: Biecz i Lipinki.
2. Zasięgiem działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku jest:
1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:
a) powiaty: bieszczadzki, leski i sanocki,
b) z powiatu brzozowskiego gminy: Dydnia, Haczów, Jasienica Rosielna i Nozdrzec.
Struktura organizacyjna Archiwum
§ 4
1. W skład struktury organizacyjnej Archiwum wchodzą:
1) Dyrektor Archiwum (symbol DA),
2) Oddział I – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (symbol NZ),
3) Oddział II – gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (symbol GO),
w skład którego wchodzi:
a) Magazyn główny,
b) Pracownia konserwacji,
c) Pracownia digitalizacji,
d) Stanowisko do spraw ewidencji zasobu archiwalnego
4) Oddział III – udostępniania, informacji i promocji, w skład którego wchodzi:
a) Czytelnia
b) Ośrodek Badań Historii Żydów,
c) Stanowisko ds. obsługi dokumentacji pracowniczej,
d) Biblioteka.
5) Dział Administracyjno-Gospodarczy (symbol AG),
6) Dział Finansowo-Księgowy (symbol FK),
2. W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział zamiejscowy w Sanoku noszący nazwę „Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku” (symbol OS).
3. Do wykonywaniu zadań związanych z ochroną informacji niejawnych dyrektor Archiwum powołuje podległego mu pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.
4. Schemat graficzny struktury organizacyjnej znajduje się w załączniku do niniejszego Regulaminu.
§ 5
W Archiwum działają następujące ciała kolegialne
1. Kolegium Dyrektora (symbol KD),
2. Komisja Metodyczna (symbol KM),
3. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (symbol KO).
Organizacja pracy Archiwum
§ 6
1. Pracą Archiwum kieruje Dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.
2. W czasie nieobecności dyrektora Archiwum zastępuje Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego.
3. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.
4. Do zadań dyrektora należy w szczególności:
1) ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowo-badawczych,
2) ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum,
3) reprezentowanie Archiwum na zewnątrz,
4) przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum,
w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji,
5) dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych,
6) wydawanie aktów prawnych w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów,
7) wydawanie zarządzeń wewnętrznych i wprowadzanych na ich podstawie regulaminów oraz instrukcji,
8) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),
9) tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacjizawodowych i zdobywaniu stopni naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie,
10) kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa
i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów,
11) kierowanie realizacją zadań w zakresie obrony cywilnej oraz ochrony informacji niejawnych.
5. Dyrektor Archiwum ustala zakresy czynności kierowników komórek organizacyjnych oraz zakresy czynności pracowników w oparciu o projekty przedstawione przez kierowników komórek organizacyjnych.
6. Dyrektor Archiwum i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy podpisują dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe.
§ 7
1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum kierują kierownicy.
2. Komórki organizacyjne - oddziały i działy - realizują zadania wynikające z obowiązujących przepisów, w szczególności:
1) kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają
i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,
2) prowadzą działalność usługową polegającą w szczególności na przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,
3) rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,
4) przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,
5) wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,
6) przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum.
3. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.
4. Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom niezbędnym do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.
5. Do wykonania zadań wymagających udziału pracowników z różnych komórek organizacyjnych lub realizacji projektu dyrektor Archiwum może powołać zespół określając jego zakres i tryb pracy, skład osobowy oraz okres działania.
§ 8
1. Kierownik komórki organizacyjnej zarządza całokształtem jej działalności, a w szczególności odpowiada za:
1) organizację pracę komórki organizacyjnej i zapewnienie warunków umożliwiających realizację zadań,
2) merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontrolę prawidłowości wykonania zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,
3) opracowanie planu pracy i sprawozdania z działalności, w tym dotyczących budżetu zadaniowego,
4) informowanie podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,
5) przedkładanie dyrektorowi projektów zarządzeń, decyzji i ustaleń w zakresie spraw należących do właściwości komórki,
6) inicjowanie przedsięwzięć dotyczących organizacji i funkcjonowania komórki,
7) organizowanie współpracy merytorycznej z innymi komórkami organizacyjnymi,
8) wnioskowanie w zakresie opisu i wartościowania stanowisk pracy,
9) przygotowanie projektów zakresów czynności dla podległych pracowników,
10) dokonywanie ocen okresowych podległych pracowników,
11) wydawanie opinii o podległych pracownikach,
12) występowanie z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,
13) realizację zadań określonych w indywidualnym zakresie czynności oraz zadania wynikające z pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez dyrektora Archiwum,
6. Kierownik komórki organizacyjnej podlega dyrektorowi Archiwum.
§ 9
1. Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:
1) wykonywania zadań służbowych wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum,
2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,
3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu i właściwego wykonywania zadań Archiwum,
4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,
5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,
6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,
7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,
8) dbania o mienie Archiwum, porządek i estetykę w miejscu pracy.
2. Pracownicy podlegli są bezpośrednio kierownikom właściwych komórek organizacyjnych, zgodnie z zakresem czynności.
Zakres zadań komórek organizacyjnych
§ 10
1. Oddział I - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (NZ)
1) W zakresie kształtowania państwowego zasobu archiwalnego:
a) ocena wartości archiwalnej dokumentacji,
b) typowanie twórców państwowego zasobu archiwalnego,
c) wnioskowanie do dyrektora Archiwum w sprawach objęcia lub wyłączenia spod nadzoru archiwalnego państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,
d) przygotowywanie aktów administracyjnych w sprawie objęcia nadzorem archiwalnym i utworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych dla całego terenu właściwości Archiwum.
2) W zakresie prowadzenia nadzoru archiwalnego:
a) prowadzenie ewidencji państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,
b) prowadzenie dokumentacji (teczek) nadzorowanych jednostek organizacyjnych,
c) przeprowadzanie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, z wyłączeniem organów posiadających archiwa wyodrębnione, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli, przygotowywanie projektów wystąpień pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości wykonania zaleceń pokontrolnych,
d) opiniowanie i rozpatrywanie wniosków o uzgodnienie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych dla całego terenu właściwości Archiwum,
e) rozpatrywanie wniosków o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przygotowywanie projektów: zgód na brakowanie dokumentacji, odmowy wyrażenia zgody na brakowanie dokumentacji oraz opinii dotyczących brakowania dokumentacji,
f) prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
g) przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych,
h) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum,
i) współpraca z Oddziałem II i Oddziałem w Sanoku w sprawie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,
j) przygotowywanie i opiniowanie projektów umów użyczenia lub porozumień na czasowe pozostawienie materiałów archiwalnych należących do Archiwum urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia i porozumień dla całego terenu właściwości Archiwum,
k) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego,
l) koordynowanie pracy Oddziału w Sanoku w zakresie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej.
2. Oddział II - gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (GO)
1) W zakresie gromadzenia i ewidencji zasobu:
a) uzgadnianie warunków i terminów przekazania materiałów archiwalnych przez podmioty zewnętrzne,
b) ocena stanu materiałów archiwalnych przygotowanych do przekazania,
c) ewidencyjne i fizyczne przejmowanie materiałów archiwalnych,
d) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu centrali Archiwum, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
e) administrowanie informatycznym systemem ewidencyjnym ZOSiA.
2) W zakresie obsługi magazynów archiwalnych:
a) prowadzenie magazynów archiwalnych akt zgodnie z obowiązującymi wymogami,
b) monitorowanie parametrów powietrza w magazynach archiwalnych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,
c) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,
d) realizacja zamówień materiałów dla użytkowników pracowni naukowej,
e) udostępnianie dokumentacji do kwerend,
f) udostępnianie materiałów do wystaw i pokazów.
3) W zakresie opracowania zasobu i metodyki archiwalnej:
a) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i opracowania zasobu, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,
b) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
c) przedkładanie dyrektorowi Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,
d) obsługa sekretarska komisji metodycznej,
e) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie teorii i praktyki opracowania zasobu,
f) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,
g) uczestniczenie w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,
h) opiniowanie projektów w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,
i) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,
j) organizowanie przebiegu studenckich praktyk archiwalnych,
k) współuczestnictwo w działalności informacyjnej i popularyzatorskiej.
4) W zakresie konserwacji materiałów archiwalnych i profilaktyki konserwatorskiej:
a) bieżące i okresowe przeglądy konserwatorskie zasobu,
b) organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych
c) współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów i pracowniami konserwatorskimi archiwów państwowych,
d) badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,
e) prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich digitalizacji,
f) opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia zasobu.
3. Oddział III –udostępniania, informacji i promocji (IU)
1) W zakresie udostępniania materiałów archiwalnych i zasobów bibliotecznych:
a) prowadzenie ewidencji udostępniania archiwaliów,
b) prowadzenie rejestru użytkowników czytelni,
c) pomoc informacyjna użytkownikom czytelni,
d) przyjmowanie zamówień od użytkowników i ich realizacja we współpracy z magazynem akt
e) udostępnianie materiałów archiwalnych w czytelni lub w systemie teleinformatycznym oraz poprzez przekazywanie zainteresowanym reprodukcji tych materiałów albo przetworzonej informacji o ich treści,
f) wykonywanie kopii – cyfrowych i analogowych - na potrzeby użytkowników,
g) nadzór nad samodzielnym kopiowaniem materiałów archiwalnych własnym sprzętem użytkownika,
h) wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych,
i) przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów,
j) wypożyczanie materiałów archiwalnych na żądanie organów wymiaru sprawiedliwości i kontrola ich terminowego zwrotu,
k) prowadzenie ewidencji mikrofilmów,
l) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru biblioteki archiwalnej.
2) W zakresie informacji archiwalnej:
a) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
b) przygotowanie informatorów o materiałach archiwalnych,
c) programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (tworzenie i wypełnianie baz danych),
d) wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji,
e) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii
i praktyki informacyjnej w Archiwum,
f) prowadzenie prac dokumentacyjnych,
g) gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych.
3) W zakresie promocji oraz popularyzacji zasobu i Archiwum:
a) organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych,
b) prowadzenie lekcji archiwalnych i historycznych dla młodzieży szkolnej,
c) organizowanie imprez archiwalnych (konkursy, pikniki archiwalne, „drzwi otwarte”, imprezy okolicznościowe i rocznicowe)
d) przyjmowanie wycieczek,
e) współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami genealogicznymi, regionalnymi,
f) prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,
g) prowadzenie strony internetowej Archiwum,
h) działalność wydawnicza.
4) W zakresie problematyki żydowskiej:
a) rejestrowanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej dotyczących Polski południowo-wschodniej, zgromadzonych w zasobie archiwalnym archiwów państwowych,
b) zbieranie informacji i sporządzanie pomocy informacyjnych dotyczących materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej przechowywanych przez muzea, biblioteki oraz inne instytucje, a także przez osoby fizyczne,
c) gromadzenie, zabezpieczanie, przechowywanie i opracowywanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej z terenu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie,
d) tworzenie tematycznych baz danych dotyczących problematyki żydowskiej,
e) współpraca w zakresie badań historii Żydów z wyższymi uczelniami, stowarzyszeniami i ośrodkami naukowymi, organizowanie sesji naukowych,
f) popularyzacja dziejów Żydów w Polsce.
5) W zakresie obsługi dokumentacji pracowniczej:
a) współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określone w art. 51u ust. 3 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,
b) przejmowanie dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców na podstawie decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub na podstawie wskazania sądu rejestrowego,
c) realizacja zawartych cywilnoprawnych umów przechowania dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania,
d) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,
e) prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawców przejętej od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców, wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,
f) wykonywanie kwerend do celów emerytalno-rentowych,
g) wydawanie kopii oraz odpisów dokumentacji pracowniczej, a także zaświadczeń na podstawie tej dokumentacji,
h) wypożyczanie dokumentacji pracowniczej uprawnionym podmiotom i osobom fizycznym.
4. Dział Administracyjno-Gospodarczy (AG)
1) W zakresie zarządzania zasobami materialnymi:
a) prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,
b) utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,
c) utrzymywanie w należytym stanie technicznym urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków archiwalnych,
d) dokonywanie z udziałem pracownika odpowiedzialnego za BHP i ochronę przeciwpożarową oraz społecznym inspektorem pracy przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń, instalacji i urządzeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych,
e) prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,
f) przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,
g) prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną, (przygotowanie dokumentacji technicznej, kosztorysowej)
h) opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących,
i) organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,
j) przygotowywanie umów i organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,
k) obsługa dokumentacyjna i realizacja zamówień, zgodnie z prawem zamówień publicznych,
l) usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,
m)organizowanie wykonawstwa przeglądów, konserwacji i badań technicznych instalacji w budynkach Archiwum,
n) administrowanie siecią komputerową,
o) nadzór nad sprzętem komputerowym i pomoc informatyczna dla komórek organizacyjnych,
p) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych,
q) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,
r) nadzorowanie ruchu osobowego w Archiwum,
s) obsługa systemu SAWiN,
t) otwieranie i zamykanie budynku centrali Archiwum w Rzeszowie.
2) W zakresie realizacji zamówień publicznych:
a) organizowanie zamówień publicznych,
b) analiza rynku dostawców urządzeń, materiałów i usług biurowych na potrzeby realizowanych zakupów,
c) realizacja zakupów inwestycyjnych i bieżących urządzeń i sprzętu,
d) realizacja zakupów przedmiotów nietrwałych i materiałów dla potrzeb komórek organizacyjnych
e) organizacja dostaw urządzeń i materiałów.
3) W zakresie zarządzania zasobami ludzkimi:
a) prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
b) sporządzanie sprawozdań i statystyki pracowniczej,
c) realizowanie procedury naboru pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
d) wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,
e) szkolenia i podnoszenie kwalifikacji przez pracowników,
f) załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,
g) wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,
h) nadzór nad dyscypliną pracy,
i) prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,
j) załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,
k) obsługa administracyjna Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
l) organizacja i koordynowanie staży i praktyk organizowanych w Archiwum.
4) W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:
a) monitorowanie warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów BHP,
b) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,
c) prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,
d) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,
e) udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,
f) udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,
g) zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.
5) W zakresie ochrony przeciwpożarowej:
a) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,
b) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,
c) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,
d) instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów,
e) prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.
6) W zakresie zarządzania dokumentacją i obsługi sekretarskiej:
a) przyjmowanie korespondencji Archiwum, rejestrowanie i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,
b) przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,
c) obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,
d) rejestrowanie spraw w spisach spraw i prowadzenie teczek spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora Archiwum lub przez niego wyznaczonych, a także pozostałych spraw, jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy,
e) przygotowywanie korespondencji do wysłania, jej rejestrowanie i ekspedycja,
f) prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,
g) zabezpieczenie pieczęci i stempli,
h) obsługa poczty elektronicznej i faksu,
i) przyjmowanie interesantów,
j) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
k) prowadzenie registratury dla akt spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora,
l) rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,
m)pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,
n) prowadzenie archiwum zakładowego dla centrali Archiwum, zgodnie z instrukcją archiwalną, oraz nadzór merytoryczny nad jego filią w Oddziale w Sanoku,
o) obsługa spotkań i narad organizowanych przez Dyrektora,
p) obsługa gości.
7) W zakresie spraw obronnych i ochrony informacji niejawnych:
a) realizacja zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,
b) przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,
c) opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,
d) realizowanie prac reklamacyjnych od obowiązku czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny w odniesieniu do personelu Archiwum,
e) wykonywanie zadań obrony cywilnej,
f) organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych d/s obronnych Archiwum,
g) wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego Archiwum
h) wykonywanie czynności w zakresie pełnomocnika do spraw informacji niejawnych,
i) prowadzenie obsługi kancelaryjnej pism zawierających informację niejawną (ewidencja i obieg pism),
j) zabezpieczenie dokumentacji niejawnej.
5. Dział Finansowo – Księgowy (FK)
1) opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,
2) sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,
3) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,
4) realizacja dyspozycji środkami pieniężnymi,
5) sprawdzanie dokumentów pod względem formalno-rachunkowym
6) prowadzenie spraw finansowych określanymi odrębnymi przepisami,
7) wykonywanie operacji księgowych, zgodnie z polityką rachunkowości,
8) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,
9) prowadzenie rozliczeń z urzędami skarbowymi i ZUS,
10) prowadzenie sprawozdawczości GUS,
11) sporządzanie raportów i zestawień na potrzeby dyrektora,
12) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,
13) obsługa wynagrodzeń osobowych - naliczanie i sporządzanie dokumentów płacowych, realizacja wypłat obliczanie i odprowadzanie pochodnych od płac oraz sporządzanie sprawozdawczości w zakresie wynagrodzeń,
14) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności, wynikających z odrębnych przepisów,
15) obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,
16) realizacja wypłat świadczeń socjalnych,
17) wykonywanie innych obowiązków wynikających z obowiązującego prawa, w szczególności przepisów dotyczących finansów publicznych i rachunkowości.
6. Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku (OS)
1) Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku, obejmującego obszar działania określony w § 3 niniejszego Regulaminu, należą:
a) wszystkie możliwe do realizacji zadania wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum,
b) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu Oddziału, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
c) prowadzenie filii archiwum zakładowego dla dokumentacji wytworzonej w ramach spraw załatwianych w Oddziale,
d) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,
e) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej,
f) czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,
g) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej
h) opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,
i) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,
j) nadzorowanie ruchu osobowego w Oddziale,
k) obsługa systemu sygnalizacji włamania i napadu (SAWiN),
l) otwieranie i zamykanie budynku Oddziału.
2) Do zakresu działania Kierownika Oddziału w Sanoku należą sprawy określone
w przydziale czynności oraz sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia.
Przepisy końcowe
§ 11
1. Organizację i zasady działania organów kolegialnych określają:
1) zarządzenie Nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia 2018 r. w sprawie określenia zakresu i trybu działania komisji metodycznych w archiwach państwowych,
2) zarządzenie Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 listopada 2013 r. w sprawie utworzenia oraz zakresu i trybu działania komisji archiwalnej oceny dokumentacji w archiwach państwowych z późniejszymi zmianami.
2. Organizację pracy i czynności kancelaryjne w Archiwum określa instrukcja kancelaryjna wprowadzona Zarządzeniem Nr 18 z dnia 21 grudnia 2012 r. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych.
3. Organizację postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne określają przepisy ustawyz dnia 5 sierpnia 2010r. o ochronie informacji niejawnych(Dz.U. 2010, Nr 182, poz. 1228) i akty wykonawcze do tej ustawy.
|
Zakres Regulaminu
§ 1
1. Regulamin określa:
1) właściwość miejscową Archiwum Państwowego w Rzeszowie,
2) strukturę organizacyjną placówki,
3) organizację pracy,
4) zakres zadań komórek organizacyjnych.
2. Podstawę prawną Regulaminu stanowią:
1) ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217, z późn. zm.,
2) statut Archiwum Państwowego w Rzeszowie nadany decyzją nr 47 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie likwidacji Oddziału w Skołyszynie Archiwum Państwowego w Rzeszowie oraz w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Rzeszowie z późn. zm.,
3) przepisy Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych regulujące organizację i zadania archiwów państwowych.
3. Do pracowników Archiwum Państwowego Rzeszowie stosuje się przepisy:
1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),
2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. 2017, poz. 2142, tekst jednolity),
3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 2018 r. poz. 917, tekst jednolity).
4. Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:
1) archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Rzeszowie,
2) komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne wymienione w § 4 Statutu Archiwum.
Zakres działania i właściwość miejscowa
§ 2
1. Do zadań Archiwum należy:
1) kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym,
2) przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych,
3) ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych,
4) udostępnianie materiałów archiwalnych,
5) urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych,
6) prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej,
7) prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i archiwów,
8) prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą,
9) prowadzenie Ośrodka Badań Historii Żydów.
2. Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:
1) prowadzenia kwerend w zasobie archiwalnym,
2) kopiowania materiałów archiwalnych dla potrzeb, o których mowa w ust. 1 pkt 4,
3) przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych,
4) konserwacji materiałów archiwalnych.
3. Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą w szczególności na:
1) przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,
2) wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,
w tym dokumentacji osobowo-płacowej.
§ 3
1. Zasięgiem działania centrali Archiwum jest:
1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:
a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów, Krosno,
b) powiaty: jasielski, krośnieński, leżajski, łańcucki, ropczycko-sędziszowski i strzyżowski,
c) z powiatu brzozowskiego gminy: Brzozów i Domaradz,
d) z powiatu kolbuszowskiego gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów
i Dzikowiec,
e) z powiatu mieleckiego: miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy,
f) z powiatu rzeszowskiego gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn,
2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący:
a) z powiatu gorlickiego gminy: Biecz i Lipinki.
2. Zasięgiem działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku jest:
1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:
a) powiaty: bieszczadzki, leski i sanocki,
b) z powiatu brzozowskiego gminy: Dydnia, Haczów, Jasienica Rosielna i Nozdrzec.
Struktura organizacyjna Archiwum
§ 4
1. W skład struktury organizacyjnej Archiwum wchodzą:
1) Dyrektor Archiwum (symbol DA),
2) Oddział I – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (symbol NZ),
3) Oddział II – gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (symbol GO),
w skład którego wchodzi:
a) Magazyn główny,
b) Pracownia konserwacji,
c) Pracownia digitalizacji,
d) Stanowisko do spraw ewidencji zasobu archiwalnego
4) Oddział III – udostępniania, informacji i promocji, w skład którego wchodzi:
a) Czytelnia
b) Ośrodek Badań Historii Żydów,
c) Stanowisko ds. obsługi dokumentacji pracowniczej,
d) Biblioteka.
5) Dział Administracyjno-Gospodarczy (symbol AG),
6) Dział Finansowo-Księgowy (symbol FK),
2. W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział zamiejscowy w Sanoku noszący nazwę „Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku” (symbol OS).
3. Do wykonywaniu zadań związanych z ochroną informacji niejawnych dyrektor Archiwum powołuje podległego mu pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.
4. Schemat graficzny struktury organizacyjnej znajduje się w załączniku do niniejszego Regulaminu.
§ 5
W Archiwum działają następujące ciała kolegialne
1. Kolegium Dyrektora (symbol KD),
2. Komisja Metodyczna (symbol KM),
3. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (symbol KO).
Organizacja pracy Archiwum
§ 6
1. Pracą Archiwum kieruje Dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.
2. W czasie nieobecności dyrektora Archiwum zastępuje Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego.
3. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.
4. Do zadań dyrektora należy w szczególności:
1) ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowo-badawczych,
2) ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum,
3) reprezentowanie Archiwum na zewnątrz,
4) przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum,
w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji,
5) dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych,
6) wydawanie aktów prawnych w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów,
7) wydawanie zarządzeń wewnętrznych i wprowadzanych na ich podstawie regulaminów oraz instrukcji,
8) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),
9) tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacjizawodowych i zdobywaniu stopni naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie,
10) kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa
i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów,
11) kierowanie realizacją zadań w zakresie obrony cywilnej oraz ochrony informacji niejawnych.
5. Dyrektor Archiwum ustala zakresy czynności kierowników komórek organizacyjnych oraz zakresy czynności pracowników w oparciu o projekty przedstawione przez kierowników komórek organizacyjnych.
6. Dyrektor Archiwum i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy podpisują dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe.
§ 7
1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum kierują kierownicy.
2. Komórki organizacyjne - oddziały i działy - realizują zadania wynikające z obowiązujących przepisów, w szczególności:
1) kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają
i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,
2) prowadzą działalność usługową polegającą w szczególności na przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,
3) rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,
4) przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,
5) wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,
6) przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum.
3. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.
4. Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom niezbędnym do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.
5. Do wykonania zadań wymagających udziału pracowników z różnych komórek organizacyjnych lub realizacji projektu dyrektor Archiwum może powołać zespół określając jego zakres i tryb pracy, skład osobowy oraz okres działania.
§ 8
1. Kierownik komórki organizacyjnej zarządza całokształtem jej działalności, a w szczególności odpowiada za:
1) organizację pracę komórki organizacyjnej i zapewnienie warunków umożliwiających realizację zadań,
2) merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontrolę prawidłowości wykonania zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,
3) opracowanie planu pracy i sprawozdania z działalności, w tym dotyczących budżetu zadaniowego,
4) informowanie podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,
5) przedkładanie dyrektorowi projektów zarządzeń, decyzji i ustaleń w zakresie spraw należących do właściwości komórki,
6) inicjowanie przedsięwzięć dotyczących organizacji i funkcjonowania komórki,
7) organizowanie współpracy merytorycznej z innymi komórkami organizacyjnymi,
8) wnioskowanie w zakresie opisu i wartościowania stanowisk pracy,
9) przygotowanie projektów zakresów czynności dla podległych pracowników,
10) dokonywanie ocen okresowych podległych pracowników,
11) wydawanie opinii o podległych pracownikach,
12) występowanie z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,
13) realizację zadań określonych w indywidualnym zakresie czynności oraz zadania wynikające z pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez dyrektora Archiwum,
6. Kierownik komórki organizacyjnej podlega dyrektorowi Archiwum.
§ 9
1. Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:
1) wykonywania zadań służbowych wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum,
2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,
3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu i właściwego wykonywania zadań Archiwum,
4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,
5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,
6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,
7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,
8) dbania o mienie Archiwum, porządek i estetykę w miejscu pracy.
2. Pracownicy podlegli są bezpośrednio kierownikom właściwych komórek organizacyjnych, zgodnie z zakresem czynności.
Zakres zadań komórek organizacyjnych
§ 10
1. Oddział I - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (NZ)
1) W zakresie kształtowania państwowego zasobu archiwalnego:
a) ocena wartości archiwalnej dokumentacji,
b) typowanie twórców państwowego zasobu archiwalnego,
c) wnioskowanie do dyrektora Archiwum w sprawach objęcia lub wyłączenia spod nadzoru archiwalnego państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,
d) przygotowywanie aktów administracyjnych w sprawie objęcia nadzorem archiwalnym i utworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych dla całego terenu właściwości Archiwum.
2) W zakresie prowadzenia nadzoru archiwalnego:
a) prowadzenie ewidencji państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,
b) prowadzenie dokumentacji (teczek) nadzorowanych jednostek organizacyjnych,
c) przeprowadzanie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, z wyłączeniem organów posiadających archiwa wyodrębnione, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli, przygotowywanie projektów wystąpień pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości wykonania zaleceń pokontrolnych,
d) opiniowanie i rozpatrywanie wniosków o uzgodnienie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych dla całego terenu właściwości Archiwum,
e) rozpatrywanie wniosków o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przygotowywanie projektów: zgód na brakowanie dokumentacji, odmowy wyrażenia zgody na brakowanie dokumentacji oraz opinii dotyczących brakowania dokumentacji,
f) prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
g) przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych,
h) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum,
i) współpraca z Oddziałem II i Oddziałem w Sanoku w sprawie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,
j) przygotowywanie i opiniowanie projektów umów użyczenia lub porozumień na czasowe pozostawienie materiałów archiwalnych należących do Archiwum urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia i porozumień dla całego terenu właściwości Archiwum,
k) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego,
l) koordynowanie pracy Oddziału w Sanoku w zakresie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej.
2. Oddział II - gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (GO)
1) W zakresie gromadzenia i ewidencji zasobu:
a) uzgadnianie warunków i terminów przekazania materiałów archiwalnych przez podmioty zewnętrzne,
b) ocena stanu materiałów archiwalnych przygotowanych do przekazania,
c) ewidencyjne i fizyczne przejmowanie materiałów archiwalnych,
d) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu centrali Archiwum, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
e) administrowanie informatycznym systemem ewidencyjnym ZOSiA.
2) W zakresie obsługi magazynów archiwalnych:
a) prowadzenie magazynów archiwalnych akt zgodnie z obowiązującymi wymogami,
b) monitorowanie parametrów powietrza w magazynach archiwalnych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,
c) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,
d) realizacja zamówień materiałów dla użytkowników pracowni naukowej,
e) udostępnianie dokumentacji do kwerend,
f) udostępnianie materiałów do wystaw i pokazów.
3) W zakresie opracowania zasobu i metodyki archiwalnej:
a) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i opracowania zasobu, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,
b) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
c) przedkładanie dyrektorowi Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,
d) obsługa sekretarska komisji metodycznej,
e) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie teorii i praktyki opracowania zasobu,
f) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,
g) uczestniczenie w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,
h) opiniowanie projektów w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,
i) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,
j) organizowanie przebiegu studenckich praktyk archiwalnych,
k) współuczestnictwo w działalności informacyjnej i popularyzatorskiej.
4) W zakresie konserwacji materiałów archiwalnych i profilaktyki konserwatorskiej:
a) bieżące i okresowe przeglądy konserwatorskie zasobu,
b) organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych
c) współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów i pracowniami konserwatorskimi archiwów państwowych,
d) badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,
e) prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich digitalizacji,
f) opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia zasobu.
3. Oddział III –udostępniania, informacji i promocji (IU)
1) W zakresie udostępniania materiałów archiwalnych i zasobów bibliotecznych:
a) prowadzenie ewidencji udostępniania archiwaliów,
b) prowadzenie rejestru użytkowników czytelni,
c) pomoc informacyjna użytkownikom czytelni,
d) przyjmowanie zamówień od użytkowników i ich realizacja we współpracy z magazynem akt
e) udostępnianie materiałów archiwalnych w czytelni lub w systemie teleinformatycznym oraz poprzez przekazywanie zainteresowanym reprodukcji tych materiałów albo przetworzonej informacji o ich treści,
f) wykonywanie kopii – cyfrowych i analogowych - na potrzeby użytkowników,
g) nadzór nad samodzielnym kopiowaniem materiałów archiwalnych własnym sprzętem użytkownika,
h) wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych,
i) przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów,
j) wypożyczanie materiałów archiwalnych na żądanie organów wymiaru sprawiedliwości i kontrola ich terminowego zwrotu,
k) prowadzenie ewidencji mikrofilmów,
l) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru biblioteki archiwalnej.
2) W zakresie informacji archiwalnej:
a) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
b) przygotowanie informatorów o materiałach archiwalnych,
c) programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (tworzenie i wypełnianie baz danych),
d) wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji,
e) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii
i praktyki informacyjnej w Archiwum,
f) prowadzenie prac dokumentacyjnych,
g) gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych.
3) W zakresie promocji oraz popularyzacji zasobu i Archiwum:
a) organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych,
b) prowadzenie lekcji archiwalnych i historycznych dla młodzieży szkolnej,
c) organizowanie imprez archiwalnych (konkursy, pikniki archiwalne, „drzwi otwarte”, imprezy okolicznościowe i rocznicowe)
d) przyjmowanie wycieczek,
e) współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami genealogicznymi, regionalnymi,
f) prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,
g) prowadzenie strony internetowej Archiwum,
h) działalność wydawnicza.
4) W zakresie problematyki żydowskiej:
a) rejestrowanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej dotyczących Polski południowo-wschodniej, zgromadzonych w zasobie archiwalnym archiwów państwowych,
b) zbieranie informacji i sporządzanie pomocy informacyjnych dotyczących materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej przechowywanych przez muzea, biblioteki oraz inne instytucje, a także przez osoby fizyczne,
c) gromadzenie, zabezpieczanie, przechowywanie i opracowywanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej z terenu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie,
d) tworzenie tematycznych baz danych dotyczących problematyki żydowskiej,
e) współpraca w zakresie badań historii Żydów z wyższymi uczelniami, stowarzyszeniami i ośrodkami naukowymi, organizowanie sesji naukowych,
f) popularyzacja dziejów Żydów w Polsce.
5) W zakresie obsługi dokumentacji pracowniczej:
a) współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określone w art. 51u ust. 3 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,
b) przejmowanie dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców na podstawie decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub na podstawie wskazania sądu rejestrowego,
c) realizacja zawartych cywilnoprawnych umów przechowania dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania,
d) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,
e) prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawców przejętej od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców, wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,
f) wykonywanie kwerend do celów emerytalno-rentowych,
g) wydawanie kopii oraz odpisów dokumentacji pracowniczej, a także zaświadczeń na podstawie tej dokumentacji,
h) wypożyczanie dokumentacji pracowniczej uprawnionym podmiotom i osobom fizycznym.
4. Dział Administracyjno-Gospodarczy (AG)
1) W zakresie zarządzania zasobami materialnymi:
a) prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,
b) utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,
c) utrzymywanie w należytym stanie technicznym urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków archiwalnych,
d) dokonywanie z udziałem pracownika odpowiedzialnego za BHP i ochronę przeciwpożarową oraz społecznym inspektorem pracy przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń, instalacji i urządzeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych,
e) prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,
f) przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,
g) prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną, (przygotowanie dokumentacji technicznej, kosztorysowej)
h) opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących,
i) organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,
j) przygotowywanie umów i organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,
k) obsługa dokumentacyjna i realizacja zamówień, zgodnie z prawem zamówień publicznych,
l) usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,
m)organizowanie wykonawstwa przeglądów, konserwacji i badań technicznych instalacji w budynkach Archiwum,
n) administrowanie siecią komputerową,
o) nadzór nad sprzętem komputerowym i pomoc informatyczna dla komórek organizacyjnych,
p) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych,
q) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,
r) nadzorowanie ruchu osobowego w Archiwum,
s) obsługa systemu SAWiN,
t) otwieranie i zamykanie budynku centrali Archiwum w Rzeszowie.
2) W zakresie realizacji zamówień publicznych:
a) organizowanie zamówień publicznych,
b) analiza rynku dostawców urządzeń, materiałów i usług biurowych na potrzeby realizowanych zakupów,
c) realizacja zakupów inwestycyjnych i bieżących urządzeń i sprzętu,
d) realizacja zakupów przedmiotów nietrwałych i materiałów dla potrzeb komórek organizacyjnych
e) organizacja dostaw urządzeń i materiałów.
3) W zakresie zarządzania zasobami ludzkimi:
a) prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
b) sporządzanie sprawozdań i statystyki pracowniczej,
c) realizowanie procedury naboru pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
d) wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,
e) szkolenia i podnoszenie kwalifikacji przez pracowników,
f) załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,
g) wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,
h) nadzór nad dyscypliną pracy,
i) prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,
j) załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,
k) obsługa administracyjna Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
l) organizacja i koordynowanie staży i praktyk organizowanych w Archiwum.
4) W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:
a) monitorowanie warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów BHP,
b) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,
c) prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,
d) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,
e) udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,
f) udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,
g) zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.
5) W zakresie ochrony przeciwpożarowej:
a) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,
b) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,
c) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,
d) instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów,
e) prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.
6) W zakresie zarządzania dokumentacją i obsługi sekretarskiej:
a) przyjmowanie korespondencji Archiwum, rejestrowanie i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,
b) przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,
c) obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,
d) rejestrowanie spraw w spisach spraw i prowadzenie teczek spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora Archiwum lub przez niego wyznaczonych, a także pozostałych spraw, jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy,
e) przygotowywanie korespondencji do wysłania, jej rejestrowanie i ekspedycja,
f) prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,
g) zabezpieczenie pieczęci i stempli,
h) obsługa poczty elektronicznej i faksu,
i) przyjmowanie interesantów,
j) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
k) prowadzenie registratury dla akt spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora,
l) rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,
m)pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,
n) prowadzenie archiwum zakładowego dla centrali Archiwum, zgodnie z instrukcją archiwalną, oraz nadzór merytoryczny nad jego filią w Oddziale w Sanoku,
o) obsługa spotkań i narad organizowanych przez Dyrektora,
p) obsługa gości.
7) W zakresie spraw obronnych i ochrony informacji niejawnych:
a) realizacja zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,
b) przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,
c) opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,
d) realizowanie prac reklamacyjnych od obowiązku czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny w odniesieniu do personelu Archiwum,
e) wykonywanie zadań obrony cywilnej,
f) organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych d/s obronnych Archiwum,
g) wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego Archiwum
h) wykonywanie czynności w zakresie pełnomocnika do spraw informacji niejawnych,
i) prowadzenie obsługi kancelaryjnej pism zawierających informację niejawną (ewidencja i obieg pism),
j) zabezpieczenie dokumentacji niejawnej.
5. Dział Finansowo – Księgowy (FK)
1) opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,
2) sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,
3) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,
4) realizacja dyspozycji środkami pieniężnymi,
5) sprawdzanie dokumentów pod względem formalno-rachunkowym
6) prowadzenie spraw finansowych określanymi odrębnymi przepisami,
7) wykonywanie operacji księgowych, zgodnie z polityką rachunkowości,
8) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,
9) prowadzenie rozliczeń z urzędami skarbowymi i ZUS,
10) prowadzenie sprawozdawczości GUS,
11) sporządzanie raportów i zestawień na potrzeby dyrektora,
12) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,
13) obsługa wynagrodzeń osobowych - naliczanie i sporządzanie dokumentów płacowych, realizacja wypłat obliczanie i odprowadzanie pochodnych od płac oraz sporządzanie sprawozdawczości w zakresie wynagrodzeń,
14) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności, wynikających z odrębnych przepisów,
15) obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,
16) realizacja wypłat świadczeń socjalnych,
17) wykonywanie innych obowiązków wynikających z obowiązującego prawa, w szczególności przepisów dotyczących finansów publicznych i rachunkowości.
6. Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku (OS)
1) Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku, obejmującego obszar działania określony w § 3 niniejszego Regulaminu, należą:
a) wszystkie możliwe do realizacji zadania wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum,
b) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu Oddziału, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
c) prowadzenie filii archiwum zakładowego dla dokumentacji wytworzonej w ramach spraw załatwianych w Oddziale,
d) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,
e) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej,
f) czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,
g) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej
h) opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,
i) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,
j) nadzorowanie ruchu osobowego w Oddziale,
k) obsługa systemu sygnalizacji włamania i napadu (SAWiN),
l) otwieranie i zamykanie budynku Oddziału.
2) Do zakresu działania Kierownika Oddziału w Sanoku należą sprawy określone
w przydziale czynności oraz sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia.
Przepisy końcowe
§ 11
1. Organizację i zasady działania organów kolegialnych określają:
1) zarządzenie Nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia 2018 r. w sprawie określenia zakresu i trybu działania komisji metodycznych w archiwach państwowych,
2) zarządzenie Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 listopada 2013 r. w sprawie utworzenia oraz zakresu i trybu działania komisji archiwalnej oceny dokumentacji w archiwach państwowych z późniejszymi zmianami.
2. Organizację pracy i czynności kancelaryjne w Archiwum określa instrukcja kancelaryjna wprowadzona Zarządzeniem Nr 18 z dnia 21 grudnia 2012 r. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych.
3. Organizację postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne określają przepisy ustawyz dnia 5 sierpnia 2010r. o ochronie informacji niejawnych(Dz.U. 2010, Nr 182, poz. 1228) i akty wykonawcze do tej ustawy.
|
|
8 |
2023-01-09 09:19:14 |
nordlander nordlander |
Zmieniono nazwę z 'Regulamin Organizacyjny Archiwum Państwowego w Rzeszowie' na 'Regulamin Organizacyjny Archiwum Państwowego w Rzeszowie' Pole full zmieniło wartość z '<p align="center"> <strong>Zakres Regulaminu</strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 1</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Regulamin określa:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) właściwość miejscową Archiwum Państwowego w Rzeszowie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) strukturę organizacyjną placówki,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) organizację pracy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) zakres zadań komórek organizacyjnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Podstawę prawną Regulaminu stanowią:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217, z późn. zm.,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) statut Archiwum Państwowego w Rzeszowie nadany decyzją nr 47 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie likwidacji Oddziału w Skołyszynie Archiwum Państwowego w Rzeszowie oraz w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Rzeszowie z późn. zm.,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) przepisy Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych regulujące organizację i zadania archiwów państwowych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Do pracowników Archiwum Państwowego Rzeszowie stosuje się przepisy:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. 2017, poz. 2142, tekst jednolity),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 2018 r. poz. 917, tekst jednolity).</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 4. Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Rzeszowie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne wymienione w § 4 Statutu Archiwum.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Zakres działania i właściwość miejscowa </strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 2</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Do zadań Archiwum należy:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) udostępnianie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i archiwów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) prowadzenie Ośrodka Badań Historii Żydów.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) prowadzenia kwerend w zasobie archiwalnym,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) kopiowania materiałów archiwalnych dla potrzeb, o których mowa w ust. 1 pkt 4,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) konserwacji materiałów archiwalnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą w szczególności na:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,<br /> w tym dokumentacji osobowo-płacowej.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 3</strong></p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 1. Zasięgiem działania centrali Archiwum jest:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów, Krosno,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b) powiaty: jasielski, krośnieński, leżajski, łańcucki, ropczycko-sędziszowski i strzyżowski,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> c) z powiatu brzozowskiego gminy: Brzozów i Domaradz,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> d) z powiatu kolbuszowskiego gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów<br /> i Dzikowiec,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> e) z powiatu mieleckiego: miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> f) z powiatu rzeszowskiego gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) z powiatu gorlickiego gminy: Biecz i Lipinki.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 2. Zasięgiem działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku jest:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> a) powiaty: bieszczadzki, leski i sanocki,</p> <p style="margin-left:54.0pt;"> b) z powiatu brzozowskiego gminy: Dydnia, Haczów, Jasienica Rosielna i Nozdrzec.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Struktura organizacyjna Archiwum</strong></p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 4</strong></p> <p align="left" style="margin-left:18.0pt;"> 1. W skład struktury organizacyjnej Archiwum wchodzą:</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 1) Dyrektor Archiwum (symbol DA),</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 2) Oddział I – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (symbol NZ),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) Oddział II – gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (symbol GO),<br /> w skład którego wchodzi:</p> <p align="left" style="margin-left:2.0cm;"> a) Magazyn główny,</p> <p align="left" style="margin-left:2.0cm;"> b) Pracownia konserwacji,</p> <p align="left" style="margin-left:2.0cm;"> c) Pracownia digitalizacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) Stanowisko do spraw ewidencji zasobu archiwalnego</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) Oddział III – udostępniania, informacji i promocji, w skład którego wchodzi:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) Czytelnia</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) Ośrodek Badań Historii Żydów,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) Stanowisko ds. obsługi dokumentacji pracowniczej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) Biblioteka.</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 5) Dział Administracyjno-Gospodarczy (symbol AG),</p> <p align="left" style="margin-left:36.0pt;"> 6) Dział Finansowo-Księgowy (symbol FK),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział zamiejscowy w Sanoku noszący nazwę „Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku” (symbol OS).</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Do wykonywaniu zadań związanych z ochroną informacji niejawnych dyrektor Archiwum powołuje podległego mu pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Schemat graficzny struktury organizacyjnej znajduje się w załączniku do niniejszego Regulaminu.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 5</strong></p> <p> W Archiwum działają następujące ciała kolegialne</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Kolegium Dyrektora (symbol KD),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Komisja Metodyczna (symbol KM),</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (symbol KO).</p> <p align="center"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p align="center"> <strong>Organizacja pracy Archiwum</strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 6</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Pracą Archiwum kieruje Dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. W czasie nieobecności dyrektora Archiwum zastępuje Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 4. Do zadań dyrektora należy w szczególności:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowo-badawczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) reprezentowanie Archiwum na zewnątrz,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum,<br /> w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) wydawanie aktów prawnych w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) wydawanie zarządzeń wewnętrznych i wprowadzanych na ich podstawie regulaminów oraz instrukcji,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacjizawodowych i zdobywaniu stopni naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa<br /> i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) kierowanie realizacją zadań w zakresie obrony cywilnej oraz ochrony informacji niejawnych.</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 5. Dyrektor Archiwum ustala zakresy czynności kierowników komórek organizacyjnych oraz zakresy czynności pracowników w oparciu o projekty przedstawione przez kierowników komórek organizacyjnych.</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 6. Dyrektor Archiwum i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy podpisują dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe.</p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 7</strong></p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum kierują kierownicy.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 2. Komórki organizacyjne - oddziały i działy - realizują zadania wynikające z obowiązujących przepisów, w szczególności:</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 1) kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają<br /> i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 2) prowadzą działalność usługową polegającą w szczególności na przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 3) rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 4) przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 5) wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:42.55pt;"> 6) przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 3. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 4. Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom niezbędnym do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 5. Do wykonania zadań wymagających udziału pracowników z różnych komórek organizacyjnych lub realizacji projektu dyrektor Archiwum może powołać zespół określając jego zakres i tryb pracy, skład osobowy oraz okres działania.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 8</strong></p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 1. Kierownik komórki organizacyjnej zarządza całokształtem jej działalności, a w szczególności odpowiada za:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) organizację pracę komórki organizacyjnej i zapewnienie warunków umożliwiających realizację zadań,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontrolę prawidłowości wykonania zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) opracowanie planu pracy i sprawozdania z działalności, w tym dotyczących budżetu zadaniowego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) informowanie podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) przedkładanie dyrektorowi projektów zarządzeń, decyzji i ustaleń w zakresie spraw należących do właściwości komórki,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) inicjowanie przedsięwzięć dotyczących organizacji i funkcjonowania komórki,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) organizowanie współpracy merytorycznej z innymi komórkami organizacyjnymi,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) wnioskowanie w zakresie opisu i wartościowania stanowisk pracy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) przygotowanie projektów zakresów czynności dla podległych pracowników,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) dokonywanie ocen okresowych podległych pracowników,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) wydawanie opinii o podległych pracownikach,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) występowanie z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) realizację zadań określonych w indywidualnym zakresie czynności oraz zadania wynikające z pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:14.2pt;"> 6. Kierownik komórki organizacyjnej podlega dyrektorowi Archiwum.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 9</strong></p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 1. Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) wykonywania zadań służbowych wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu i właściwego wykonywania zadań Archiwum,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) dbania o mienie Archiwum, porządek i estetykę w miejscu pracy.</p> <p style="margin-left:21.3pt;"> 2. Pracownicy podlegli są bezpośrednio kierownikom właściwych komórek organizacyjnych, zgodnie z zakresem czynności.</p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>Zakres zadań komórek organizacyjnych</strong></p> <p> </p> <p align="center"> <strong>§ 10</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>1. </strong><strong>Oddział I - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (NZ)</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie kształtowania państwowego zasobu archiwalnego:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) ocena wartości archiwalnej dokumentacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) typowanie twórców państwowego zasobu archiwalnego,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) wnioskowanie do dyrektora Archiwum w sprawach objęcia lub wyłączenia spod nadzoru archiwalnego państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) przygotowywanie aktów administracyjnych w sprawie objęcia nadzorem archiwalnym i utworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych dla całego terenu właściwości Archiwum.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie prowadzenia nadzoru archiwalnego:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) prowadzenie ewidencji państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) prowadzenie dokumentacji (teczek) nadzorowanych jednostek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) przeprowadzanie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, z wyłączeniem organów posiadających archiwa wyodrębnione, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli, przygotowywanie projektów wystąpień pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości wykonania zaleceń pokontrolnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) opiniowanie i rozpatrywanie wniosków o uzgodnienie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych dla całego terenu właściwości Archiwum,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) rozpatrywanie wniosków o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przygotowywanie projektów: zgód na brakowanie dokumentacji, odmowy wyrażenia zgody na brakowanie dokumentacji oraz opinii dotyczących brakowania dokumentacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> g) przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> h) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> i) współpraca z Oddziałem II i Oddziałem w Sanoku w sprawie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> j) przygotowywanie i opiniowanie projektów umów użyczenia lub porozumień na czasowe pozostawienie materiałów archiwalnych należących do Archiwum urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia i porozumień dla całego terenu właściwości Archiwum,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> k) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> l) koordynowanie pracy Oddziału w Sanoku w zakresie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>2. </strong><strong>Oddział II - gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (GO)</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie gromadzenia i ewidencji zasobu:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) uzgadnianie warunków i terminów przekazania materiałów archiwalnych przez podmioty zewnętrzne,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) ocena stanu materiałów archiwalnych przygotowanych do przekazania,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) ewidencyjne i fizyczne przejmowanie materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu centrali Archiwum, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) administrowanie informatycznym systemem ewidencyjnym ZOSiA.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie obsługi magazynów archiwalnych:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) prowadzenie magazynów archiwalnych akt zgodnie z obowiązującymi wymogami,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) monitorowanie parametrów powietrza w magazynach archiwalnych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) realizacja zamówień materiałów dla użytkowników pracowni naukowej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) udostępnianie dokumentacji do kwerend,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) udostępnianie materiałów do wystaw i pokazów.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) W zakresie opracowania zasobu i metodyki archiwalnej:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i opracowania zasobu, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) przedkładanie dyrektorowi Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) obsługa sekretarska komisji metodycznej,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie teorii i praktyki opracowania zasobu,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> g) uczestniczenie w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> h) opiniowanie projektów w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> i) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> j) organizowanie przebiegu studenckich praktyk archiwalnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> k) współuczestnictwo w działalności informacyjnej i popularyzatorskiej.</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) W zakresie konserwacji materiałów archiwalnych i profilaktyki konserwatorskiej:</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> a) bieżące i okresowe przeglądy konserwatorskie zasobu,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> b) organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> c) współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów i pracowniami konserwatorskimi archiwów państwowych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> d) badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> e) prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich digitalizacji,</p> <p style="margin-left:2.0cm;"> f) opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia zasobu.</p> <p> </p> <p style="margin-left:18.0pt;"> <strong>3. </strong><strong>Oddział III –udostępniania, informacji i promocji (IU)</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie udostępniania materiałów archiwalnych i zasobów bibliotecznych:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) prowadzenie ewidencji udostępniania archiwaliów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) prowadzenie rejestru użytkowników czytelni,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) pomoc informacyjna użytkownikom czytelni,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) przyjmowanie zamówień od użytkowników i ich realizacja we współpracy z magazynem akt</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) udostępnianie materiałów archiwalnych w czytelni lub w systemie teleinformatycznym oraz poprzez przekazywanie zainteresowanym reprodukcji tych materiałów albo przetworzonej informacji o ich treści,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) wykonywanie kopii – cyfrowych i analogowych - na potrzeby użytkowników,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) nadzór nad samodzielnym kopiowaniem materiałów archiwalnych własnym sprzętem użytkownika,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) wypożyczanie materiałów archiwalnych na żądanie organów wymiaru sprawiedliwości i kontrola ich terminowego zwrotu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) prowadzenie ewidencji mikrofilmów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru biblioteki archiwalnej.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie informacji archiwalnej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) przygotowanie informatorów o materiałach archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (tworzenie i wypełnianie baz danych),</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii<br /> i praktyki informacyjnej w Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) prowadzenie prac dokumentacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) W zakresie promocji oraz popularyzacji zasobu i Archiwum:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) prowadzenie lekcji archiwalnych i historycznych dla młodzieży szkolnej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) organizowanie imprez archiwalnych (konkursy, pikniki archiwalne, „drzwi otwarte”, imprezy okolicznościowe i rocznicowe)</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) przyjmowanie wycieczek,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami genealogicznymi, regionalnymi,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) prowadzenie strony internetowej Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) działalność wydawnicza.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) W zakresie problematyki żydowskiej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) rejestrowanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej dotyczących Polski południowo-wschodniej, zgromadzonych w zasobie archiwalnym archiwów państwowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) zbieranie informacji i sporządzanie pomocy informacyjnych dotyczących materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej przechowywanych przez muzea, biblioteki oraz inne instytucje, a także przez osoby fizyczne,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) gromadzenie, zabezpieczanie, przechowywanie i opracowywanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej z terenu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) tworzenie tematycznych baz danych dotyczących problematyki żydowskiej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) współpraca w zakresie badań historii Żydów z wyższymi uczelniami, stowarzyszeniami i ośrodkami naukowymi, organizowanie sesji naukowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) popularyzacja dziejów Żydów w Polsce.</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) W zakresie obsługi dokumentacji pracowniczej:</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> a) współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określone w art. 51u ust. 3 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> b) przejmowanie dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców na podstawie decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub na podstawie wskazania sądu rejestrowego,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> c) realizacja zawartych cywilnoprawnych umów przechowania dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> d) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> e) prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawców przejętej od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców, wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> f) wykonywanie kwerend do celów emerytalno-rentowych,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> g) wydawanie kopii oraz odpisów dokumentacji pracowniczej, a także zaświadczeń na podstawie tej dokumentacji,</p> <p style="margin-left:50.2pt;"> h) wypożyczanie dokumentacji pracowniczej uprawnionym podmiotom i osobom fizycznym.</p> <p> </p> <p style="margin-left:21.3pt;"> <strong>4. </strong><strong>Dział Administracyjno-Gospodarczy (AG)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) W zakresie zarządzania zasobami materialnymi:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) utrzymywanie w należytym stanie technicznym urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) dokonywanie z udziałem pracownika odpowiedzialnego za BHP i ochronę przeciwpożarową oraz społecznym inspektorem pracy przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń, instalacji i urządzeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną, (przygotowanie dokumentacji technicznej, kosztorysowej)</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) przygotowywanie umów i organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) obsługa dokumentacyjna i realizacja zamówień, zgodnie z prawem zamówień publicznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> m)organizowanie wykonawstwa przeglądów, konserwacji i badań technicznych instalacji w budynkach Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> n) administrowanie siecią komputerową,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> o) nadzór nad sprzętem komputerowym i pomoc informatyczna dla komórek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> p) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> q) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> r) nadzorowanie ruchu osobowego w Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> s) obsługa systemu SAWiN,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> t) otwieranie i zamykanie budynku centrali Archiwum w Rzeszowie.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) W zakresie realizacji zamówień publicznych:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) organizowanie zamówień publicznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) analiza rynku dostawców urządzeń, materiałów i usług biurowych na potrzeby realizowanych zakupów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) realizacja zakupów inwestycyjnych i bieżących urządzeń i sprzętu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) realizacja zakupów przedmiotów nietrwałych i materiałów dla potrzeb komórek organizacyjnych</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) organizacja dostaw urządzeń i materiałów.</p> <p> </p> <p style="margin-left:144.0pt;"> 3) W zakresie zarządzania zasobami ludzkimi:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) sporządzanie sprawozdań i statystyki pracowniczej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) realizowanie procedury naboru pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) szkolenia i podnoszenie kwalifikacji przez pracowników, </p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) nadzór nad dyscypliną pracy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) obsługa administracyjna Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) organizacja i koordynowanie staży i praktyk organizowanych w Archiwum.</p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) monitorowanie warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów BHP,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.</p> <p> </p> <p style="margin-left:216.0pt;"> 5) W zakresie ochrony przeciwpożarowej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) W zakresie zarządzania dokumentacją i obsługi sekretarskiej:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) przyjmowanie korespondencji Archiwum, rejestrowanie i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) rejestrowanie spraw w spisach spraw i prowadzenie teczek spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora Archiwum lub przez niego wyznaczonych, a także pozostałych spraw, jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) przygotowywanie korespondencji do wysłania, jej rejestrowanie i ekspedycja,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) zabezpieczenie pieczęci i stempli,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) obsługa poczty elektronicznej i faksu,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) przyjmowanie interesantów,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) prowadzenie registratury dla akt spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> m)pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> n) prowadzenie archiwum zakładowego dla centrali Archiwum, zgodnie z instrukcją archiwalną, oraz nadzór merytoryczny nad jego filią w Oddziale w Sanoku,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> o) obsługa spotkań i narad organizowanych przez Dyrektora,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> p) obsługa gości.</p> <p> </p> <p style="margin-left:117.0pt;"> 7) W zakresie spraw obronnych i ochrony informacji niejawnych:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) realizacja zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) realizowanie prac reklamacyjnych od obowiązku czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny w odniesieniu do personelu Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) wykonywanie zadań obrony cywilnej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych d/s obronnych Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego Archiwum</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) wykonywanie czynności w zakresie pełnomocnika do spraw informacji niejawnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) prowadzenie obsługi kancelaryjnej pism zawierających informację niejawną (ewidencja i obieg pism),</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) zabezpieczenie dokumentacji niejawnej.</p> <p> </p> <p style="margin-left:21.3pt;"> <strong>5. </strong><strong>Dział Finansowo – Księgowy (FK)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 3) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 4) realizacja dyspozycji środkami pieniężnymi,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 5) sprawdzanie dokumentów pod względem formalno-rachunkowym</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 6) prowadzenie spraw finansowych określanymi odrębnymi przepisami,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 7) wykonywanie operacji księgowych, zgodnie z polityką rachunkowości,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 8) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 9) prowadzenie rozliczeń z urzędami skarbowymi i ZUS,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 10) prowadzenie sprawozdawczości GUS,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 11) sporządzanie raportów i zestawień na potrzeby dyrektora,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 12) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 13) obsługa wynagrodzeń osobowych - naliczanie i sporządzanie dokumentów płacowych, realizacja wypłat obliczanie i odprowadzanie pochodnych od płac oraz sporządzanie sprawozdawczości w zakresie wynagrodzeń,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 14) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności, wynikających z odrębnych przepisów,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 15) obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 16) realizacja wypłat świadczeń socjalnych,</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 17) wykonywanie innych obowiązków wynikających z obowiązującego prawa, w szczególności przepisów dotyczących finansów publicznych i rachunkowości.</p> <p> </p> <p style="margin-left:21.3pt;"> <strong>6. </strong><strong>Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku (OS)</strong></p> <p> </p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku, obejmującego obszar działania określony w § 3 niniejszego Regulaminu, należą:</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> a) wszystkie możliwe do realizacji zadania wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> b) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu Oddziału, zgodnie z obowiązującymi przepisami,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> c) prowadzenie filii archiwum zakładowego dla dokumentacji wytworzonej w ramach spraw załatwianych w Oddziale,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> d) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> e) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> f) czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> g) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> h) opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> i) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> j) nadzorowanie ruchu osobowego w Oddziale,</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> k) obsługa systemu sygnalizacji włamania i napadu (SAWiN),</p> <p style="margin-left:49.65pt;"> l) otwieranie i zamykanie budynku Oddziału.</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) Do zakresu działania Kierownika Oddziału w Sanoku należą sprawy określone<br /> w przydziale czynności oraz sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia.</p> <p> </p> <p align="center"> <strong>Przepisy końcowe</strong></p> <p align="center"> </p> <p align="center"> <strong>§ 11</strong></p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 1. Organizację i zasady działania organów kolegialnych określają:</p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 1) zarządzenie Nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia 2018 r. <em>w sprawie określenia zakresu i trybu działania komisji metodycznych w archiwach państwowych,</em></p> <p style="margin-left:36.0pt;"> 2) zarządzenie Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 listopada 2013 r. <em>w sprawie utworzenia oraz zakresu i trybu działania komisji archiwalnej oceny dokumentacji w archiwach państwowych</em> z późniejszymi zmianami.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 2. Organizację pracy i czynności kancelaryjne w Archiwum określa instrukcja kancelaryjna wprowadzona Zarządzeniem Nr 18 z dnia 21 grudnia 2012 r. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych <em>w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych</em>.</p> <p style="margin-left:18.0pt;"> 3. Organizację postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne określają przepisy ustawyz dnia 5 sierpnia 2010r. <em>o ochronie informacji niejawnych</em><strong>(</strong>Dz.U. 2010, Nr 182, poz. 1228) i akty wykonawcze do tej ustawy.</p> ' na ' <p>Szanowni Państwo</p> <p> </p> <p>w załączeniu udostepniamy Regulamin Organizacyjny Archiwum Państwowego w Rzeszowie</p> ' Pole publishfrom zmieniło wartość z '2018-10-09 00:00:00' na '2023-01-09 00:00:00' |
Podgląd
Zamknij
Pole | Przed | Po |
---|
name | Regulamin Organizacyjny Archiwum Państwowego w Rzeszowie | Regulamin Organizacyjny Archiwum Państwowego w Rzeszowie | full |
Zakres Regulaminu
§ 1
1. Regulamin określa:
1) właściwość miejscową Archiwum Państwowego w Rzeszowie,
2) strukturę organizacyjną placówki,
3) organizację pracy,
4) zakres zadań komórek organizacyjnych.
2. Podstawę prawną Regulaminu stanowią:
1) ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217, z późn. zm.,
2) statut Archiwum Państwowego w Rzeszowie nadany decyzją nr 47 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie likwidacji Oddziału w Skołyszynie Archiwum Państwowego w Rzeszowie oraz w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Rzeszowie z późn. zm.,
3) przepisy Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych regulujące organizację i zadania archiwów państwowych.
3. Do pracowników Archiwum Państwowego Rzeszowie stosuje się przepisy:
1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),
2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. 2017, poz. 2142, tekst jednolity),
3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 2018 r. poz. 917, tekst jednolity).
4. Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:
1) archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Rzeszowie,
2) komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne wymienione w § 4 Statutu Archiwum.
Zakres działania i właściwość miejscowa
§ 2
1. Do zadań Archiwum należy:
1) kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym,
2) przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych,
3) ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych,
4) udostępnianie materiałów archiwalnych,
5) urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych,
6) prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej,
7) prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i archiwów,
8) prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą,
9) prowadzenie Ośrodka Badań Historii Żydów.
2. Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:
1) prowadzenia kwerend w zasobie archiwalnym,
2) kopiowania materiałów archiwalnych dla potrzeb, o których mowa w ust. 1 pkt 4,
3) przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych,
4) konserwacji materiałów archiwalnych.
3. Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą w szczególności na:
1) przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,
2) wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,
w tym dokumentacji osobowo-płacowej.
§ 3
1. Zasięgiem działania centrali Archiwum jest:
1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:
a) miasta na prawach powiatu: Rzeszów, Krosno,
b) powiaty: jasielski, krośnieński, leżajski, łańcucki, ropczycko-sędziszowski i strzyżowski,
c) z powiatu brzozowskiego gminy: Brzozów i Domaradz,
d) z powiatu kolbuszowskiego gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów
i Dzikowiec,
e) z powiatu mieleckiego: miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy,
f) z powiatu rzeszowskiego gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn,
2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący:
a) z powiatu gorlickiego gminy: Biecz i Lipinki.
2. Zasięgiem działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku jest:
1) na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:
a) powiaty: bieszczadzki, leski i sanocki,
b) z powiatu brzozowskiego gminy: Dydnia, Haczów, Jasienica Rosielna i Nozdrzec.
Struktura organizacyjna Archiwum
§ 4
1. W skład struktury organizacyjnej Archiwum wchodzą:
1) Dyrektor Archiwum (symbol DA),
2) Oddział I – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (symbol NZ),
3) Oddział II – gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (symbol GO),
w skład którego wchodzi:
a) Magazyn główny,
b) Pracownia konserwacji,
c) Pracownia digitalizacji,
d) Stanowisko do spraw ewidencji zasobu archiwalnego
4) Oddział III – udostępniania, informacji i promocji, w skład którego wchodzi:
a) Czytelnia
b) Ośrodek Badań Historii Żydów,
c) Stanowisko ds. obsługi dokumentacji pracowniczej,
d) Biblioteka.
5) Dział Administracyjno-Gospodarczy (symbol AG),
6) Dział Finansowo-Księgowy (symbol FK),
2. W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział zamiejscowy w Sanoku noszący nazwę „Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku” (symbol OS).
3. Do wykonywaniu zadań związanych z ochroną informacji niejawnych dyrektor Archiwum powołuje podległego mu pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.
4. Schemat graficzny struktury organizacyjnej znajduje się w załączniku do niniejszego Regulaminu.
§ 5
W Archiwum działają następujące ciała kolegialne
1. Kolegium Dyrektora (symbol KD),
2. Komisja Metodyczna (symbol KM),
3. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (symbol KO).
Organizacja pracy Archiwum
§ 6
1. Pracą Archiwum kieruje Dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.
2. W czasie nieobecności dyrektora Archiwum zastępuje Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego.
3. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.
4. Do zadań dyrektora należy w szczególności:
1) ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowo-badawczych,
2) ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum,
3) reprezentowanie Archiwum na zewnątrz,
4) przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum,
w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji,
5) dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych,
6) wydawanie aktów prawnych w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów,
7) wydawanie zarządzeń wewnętrznych i wprowadzanych na ich podstawie regulaminów oraz instrukcji,
8) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),
9) tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacjizawodowych i zdobywaniu stopni naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie,
10) kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa
i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów,
11) kierowanie realizacją zadań w zakresie obrony cywilnej oraz ochrony informacji niejawnych.
5. Dyrektor Archiwum ustala zakresy czynności kierowników komórek organizacyjnych oraz zakresy czynności pracowników w oparciu o projekty przedstawione przez kierowników komórek organizacyjnych.
6. Dyrektor Archiwum i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy podpisują dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe.
§ 7
1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum kierują kierownicy.
2. Komórki organizacyjne - oddziały i działy - realizują zadania wynikające z obowiązujących przepisów, w szczególności:
1) kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają
i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,
2) prowadzą działalność usługową polegającą w szczególności na przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,
3) rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,
4) przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,
5) wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,
6) przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum.
3. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.
4. Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom niezbędnym do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.
5. Do wykonania zadań wymagających udziału pracowników z różnych komórek organizacyjnych lub realizacji projektu dyrektor Archiwum może powołać zespół określając jego zakres i tryb pracy, skład osobowy oraz okres działania.
§ 8
1. Kierownik komórki organizacyjnej zarządza całokształtem jej działalności, a w szczególności odpowiada za:
1) organizację pracę komórki organizacyjnej i zapewnienie warunków umożliwiających realizację zadań,
2) merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontrolę prawidłowości wykonania zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,
3) opracowanie planu pracy i sprawozdania z działalności, w tym dotyczących budżetu zadaniowego,
4) informowanie podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,
5) przedkładanie dyrektorowi projektów zarządzeń, decyzji i ustaleń w zakresie spraw należących do właściwości komórki,
6) inicjowanie przedsięwzięć dotyczących organizacji i funkcjonowania komórki,
7) organizowanie współpracy merytorycznej z innymi komórkami organizacyjnymi,
8) wnioskowanie w zakresie opisu i wartościowania stanowisk pracy,
9) przygotowanie projektów zakresów czynności dla podległych pracowników,
10) dokonywanie ocen okresowych podległych pracowników,
11) wydawanie opinii o podległych pracownikach,
12) występowanie z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,
13) realizację zadań określonych w indywidualnym zakresie czynności oraz zadania wynikające z pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez dyrektora Archiwum,
6. Kierownik komórki organizacyjnej podlega dyrektorowi Archiwum.
§ 9
1. Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:
1) wykonywania zadań służbowych wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum,
2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,
3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu i właściwego wykonywania zadań Archiwum,
4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,
5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,
6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,
7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,
8) dbania o mienie Archiwum, porządek i estetykę w miejscu pracy.
2. Pracownicy podlegli są bezpośrednio kierownikom właściwych komórek organizacyjnych, zgodnie z zakresem czynności.
Zakres zadań komórek organizacyjnych
§ 10
1. Oddział I - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (NZ)
1) W zakresie kształtowania państwowego zasobu archiwalnego:
a) ocena wartości archiwalnej dokumentacji,
b) typowanie twórców państwowego zasobu archiwalnego,
c) wnioskowanie do dyrektora Archiwum w sprawach objęcia lub wyłączenia spod nadzoru archiwalnego państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,
d) przygotowywanie aktów administracyjnych w sprawie objęcia nadzorem archiwalnym i utworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych dla całego terenu właściwości Archiwum.
2) W zakresie prowadzenia nadzoru archiwalnego:
a) prowadzenie ewidencji państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,
b) prowadzenie dokumentacji (teczek) nadzorowanych jednostek organizacyjnych,
c) przeprowadzanie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, z wyłączeniem organów posiadających archiwa wyodrębnione, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli, przygotowywanie projektów wystąpień pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości wykonania zaleceń pokontrolnych,
d) opiniowanie i rozpatrywanie wniosków o uzgodnienie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych dla całego terenu właściwości Archiwum,
e) rozpatrywanie wniosków o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przygotowywanie projektów: zgód na brakowanie dokumentacji, odmowy wyrażenia zgody na brakowanie dokumentacji oraz opinii dotyczących brakowania dokumentacji,
f) prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
g) przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych,
h) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum,
i) współpraca z Oddziałem II i Oddziałem w Sanoku w sprawie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,
j) przygotowywanie i opiniowanie projektów umów użyczenia lub porozumień na czasowe pozostawienie materiałów archiwalnych należących do Archiwum urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia i porozumień dla całego terenu właściwości Archiwum,
k) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego,
l) koordynowanie pracy Oddziału w Sanoku w zakresie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej.
2. Oddział II - gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (GO)
1) W zakresie gromadzenia i ewidencji zasobu:
a) uzgadnianie warunków i terminów przekazania materiałów archiwalnych przez podmioty zewnętrzne,
b) ocena stanu materiałów archiwalnych przygotowanych do przekazania,
c) ewidencyjne i fizyczne przejmowanie materiałów archiwalnych,
d) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu centrali Archiwum, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
e) administrowanie informatycznym systemem ewidencyjnym ZOSiA.
2) W zakresie obsługi magazynów archiwalnych:
a) prowadzenie magazynów archiwalnych akt zgodnie z obowiązującymi wymogami,
b) monitorowanie parametrów powietrza w magazynach archiwalnych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,
c) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,
d) realizacja zamówień materiałów dla użytkowników pracowni naukowej,
e) udostępnianie dokumentacji do kwerend,
f) udostępnianie materiałów do wystaw i pokazów.
3) W zakresie opracowania zasobu i metodyki archiwalnej:
a) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i opracowania zasobu, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,
b) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
c) przedkładanie dyrektorowi Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,
d) obsługa sekretarska komisji metodycznej,
e) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie teorii i praktyki opracowania zasobu,
f) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,
g) uczestniczenie w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,
h) opiniowanie projektów w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,
i) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,
j) organizowanie przebiegu studenckich praktyk archiwalnych,
k) współuczestnictwo w działalności informacyjnej i popularyzatorskiej.
4) W zakresie konserwacji materiałów archiwalnych i profilaktyki konserwatorskiej:
a) bieżące i okresowe przeglądy konserwatorskie zasobu,
b) organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych
c) współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów i pracowniami konserwatorskimi archiwów państwowych,
d) badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,
e) prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich digitalizacji,
f) opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia zasobu.
3. Oddział III –udostępniania, informacji i promocji (IU)
1) W zakresie udostępniania materiałów archiwalnych i zasobów bibliotecznych:
a) prowadzenie ewidencji udostępniania archiwaliów,
b) prowadzenie rejestru użytkowników czytelni,
c) pomoc informacyjna użytkownikom czytelni,
d) przyjmowanie zamówień od użytkowników i ich realizacja we współpracy z magazynem akt
e) udostępnianie materiałów archiwalnych w czytelni lub w systemie teleinformatycznym oraz poprzez przekazywanie zainteresowanym reprodukcji tych materiałów albo przetworzonej informacji o ich treści,
f) wykonywanie kopii – cyfrowych i analogowych - na potrzeby użytkowników,
g) nadzór nad samodzielnym kopiowaniem materiałów archiwalnych własnym sprzętem użytkownika,
h) wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych,
i) przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów,
j) wypożyczanie materiałów archiwalnych na żądanie organów wymiaru sprawiedliwości i kontrola ich terminowego zwrotu,
k) prowadzenie ewidencji mikrofilmów,
l) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru biblioteki archiwalnej.
2) W zakresie informacji archiwalnej:
a) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
b) przygotowanie informatorów o materiałach archiwalnych,
c) programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (tworzenie i wypełnianie baz danych),
d) wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji,
e) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii
i praktyki informacyjnej w Archiwum,
f) prowadzenie prac dokumentacyjnych,
g) gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych.
3) W zakresie promocji oraz popularyzacji zasobu i Archiwum:
a) organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych,
b) prowadzenie lekcji archiwalnych i historycznych dla młodzieży szkolnej,
c) organizowanie imprez archiwalnych (konkursy, pikniki archiwalne, „drzwi otwarte”, imprezy okolicznościowe i rocznicowe)
d) przyjmowanie wycieczek,
e) współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami genealogicznymi, regionalnymi,
f) prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,
g) prowadzenie strony internetowej Archiwum,
h) działalność wydawnicza.
4) W zakresie problematyki żydowskiej:
a) rejestrowanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej dotyczących Polski południowo-wschodniej, zgromadzonych w zasobie archiwalnym archiwów państwowych,
b) zbieranie informacji i sporządzanie pomocy informacyjnych dotyczących materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej przechowywanych przez muzea, biblioteki oraz inne instytucje, a także przez osoby fizyczne,
c) gromadzenie, zabezpieczanie, przechowywanie i opracowywanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej z terenu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie,
d) tworzenie tematycznych baz danych dotyczących problematyki żydowskiej,
e) współpraca w zakresie badań historii Żydów z wyższymi uczelniami, stowarzyszeniami i ośrodkami naukowymi, organizowanie sesji naukowych,
f) popularyzacja dziejów Żydów w Polsce.
5) W zakresie obsługi dokumentacji pracowniczej:
a) współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określone w art. 51u ust. 3 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,
b) przejmowanie dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców na podstawie decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub na podstawie wskazania sądu rejestrowego,
c) realizacja zawartych cywilnoprawnych umów przechowania dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania,
d) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,
e) prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawców przejętej od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców, wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,
f) wykonywanie kwerend do celów emerytalno-rentowych,
g) wydawanie kopii oraz odpisów dokumentacji pracowniczej, a także zaświadczeń na podstawie tej dokumentacji,
h) wypożyczanie dokumentacji pracowniczej uprawnionym podmiotom i osobom fizycznym.
4. Dział Administracyjno-Gospodarczy (AG)
1) W zakresie zarządzania zasobami materialnymi:
a) prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,
b) utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,
c) utrzymywanie w należytym stanie technicznym urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków archiwalnych,
d) dokonywanie z udziałem pracownika odpowiedzialnego za BHP i ochronę przeciwpożarową oraz społecznym inspektorem pracy przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń, instalacji i urządzeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych,
e) prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,
f) przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,
g) prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną, (przygotowanie dokumentacji technicznej, kosztorysowej)
h) opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących,
i) organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,
j) przygotowywanie umów i organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,
k) obsługa dokumentacyjna i realizacja zamówień, zgodnie z prawem zamówień publicznych,
l) usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,
m)organizowanie wykonawstwa przeglądów, konserwacji i badań technicznych instalacji w budynkach Archiwum,
n) administrowanie siecią komputerową,
o) nadzór nad sprzętem komputerowym i pomoc informatyczna dla komórek organizacyjnych,
p) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych,
q) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,
r) nadzorowanie ruchu osobowego w Archiwum,
s) obsługa systemu SAWiN,
t) otwieranie i zamykanie budynku centrali Archiwum w Rzeszowie.
2) W zakresie realizacji zamówień publicznych:
a) organizowanie zamówień publicznych,
b) analiza rynku dostawców urządzeń, materiałów i usług biurowych na potrzeby realizowanych zakupów,
c) realizacja zakupów inwestycyjnych i bieżących urządzeń i sprzętu,
d) realizacja zakupów przedmiotów nietrwałych i materiałów dla potrzeb komórek organizacyjnych
e) organizacja dostaw urządzeń i materiałów.
3) W zakresie zarządzania zasobami ludzkimi:
a) prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
b) sporządzanie sprawozdań i statystyki pracowniczej,
c) realizowanie procedury naboru pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
d) wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,
e) szkolenia i podnoszenie kwalifikacji przez pracowników,
f) załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,
g) wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,
h) nadzór nad dyscypliną pracy,
i) prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,
j) załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,
k) obsługa administracyjna Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
l) organizacja i koordynowanie staży i praktyk organizowanych w Archiwum.
4) W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:
a) monitorowanie warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów BHP,
b) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,
c) prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,
d) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,
e) udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,
f) udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,
g) zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.
5) W zakresie ochrony przeciwpożarowej:
a) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,
b) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,
c) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,
d) instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów,
e) prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.
6) W zakresie zarządzania dokumentacją i obsługi sekretarskiej:
a) przyjmowanie korespondencji Archiwum, rejestrowanie i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,
b) przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,
c) obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,
d) rejestrowanie spraw w spisach spraw i prowadzenie teczek spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora Archiwum lub przez niego wyznaczonych, a także pozostałych spraw, jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy,
e) przygotowywanie korespondencji do wysłania, jej rejestrowanie i ekspedycja,
f) prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,
g) zabezpieczenie pieczęci i stempli,
h) obsługa poczty elektronicznej i faksu,
i) przyjmowanie interesantów,
j) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
k) prowadzenie registratury dla akt spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora,
l) rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,
m)pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,
n) prowadzenie archiwum zakładowego dla centrali Archiwum, zgodnie z instrukcją archiwalną, oraz nadzór merytoryczny nad jego filią w Oddziale w Sanoku,
o) obsługa spotkań i narad organizowanych przez Dyrektora,
p) obsługa gości.
7) W zakresie spraw obronnych i ochrony informacji niejawnych:
a) realizacja zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,
b) przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,
c) opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,
d) realizowanie prac reklamacyjnych od obowiązku czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny w odniesieniu do personelu Archiwum,
e) wykonywanie zadań obrony cywilnej,
f) organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych d/s obronnych Archiwum,
g) wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego Archiwum
h) wykonywanie czynności w zakresie pełnomocnika do spraw informacji niejawnych,
i) prowadzenie obsługi kancelaryjnej pism zawierających informację niejawną (ewidencja i obieg pism),
j) zabezpieczenie dokumentacji niejawnej.
5. Dział Finansowo – Księgowy (FK)
1) opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,
2) sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,
3) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,
4) realizacja dyspozycji środkami pieniężnymi,
5) sprawdzanie dokumentów pod względem formalno-rachunkowym
6) prowadzenie spraw finansowych określanymi odrębnymi przepisami,
7) wykonywanie operacji księgowych, zgodnie z polityką rachunkowości,
8) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,
9) prowadzenie rozliczeń z urzędami skarbowymi i ZUS,
10) prowadzenie sprawozdawczości GUS,
11) sporządzanie raportów i zestawień na potrzeby dyrektora,
12) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,
13) obsługa wynagrodzeń osobowych - naliczanie i sporządzanie dokumentów płacowych, realizacja wypłat obliczanie i odprowadzanie pochodnych od płac oraz sporządzanie sprawozdawczości w zakresie wynagrodzeń,
14) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności, wynikających z odrębnych przepisów,
15) obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,
16) realizacja wypłat świadczeń socjalnych,
17) wykonywanie innych obowiązków wynikających z obowiązującego prawa, w szczególności przepisów dotyczących finansów publicznych i rachunkowości.
6. Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku (OS)
1) Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku, obejmującego obszar działania określony w § 3 niniejszego Regulaminu, należą:
a) wszystkie możliwe do realizacji zadania wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum,
b) prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu Oddziału, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
c) prowadzenie filii archiwum zakładowego dla dokumentacji wytworzonej w ramach spraw załatwianych w Oddziale,
d) realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,
e) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej,
f) czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,
g) przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej
h) opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,
i) gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,
j) nadzorowanie ruchu osobowego w Oddziale,
k) obsługa systemu sygnalizacji włamania i napadu (SAWiN),
l) otwieranie i zamykanie budynku Oddziału.
2) Do zakresu działania Kierownika Oddziału w Sanoku należą sprawy określone
w przydziale czynności oraz sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia.
Przepisy końcowe
§ 11
1. Organizację i zasady działania organów kolegialnych określają:
1) zarządzenie Nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia 2018 r. w sprawie określenia zakresu i trybu działania komisji metodycznych w archiwach państwowych,
2) zarządzenie Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 listopada 2013 r. w sprawie utworzenia oraz zakresu i trybu działania komisji archiwalnej oceny dokumentacji w archiwach państwowych z późniejszymi zmianami.
2. Organizację pracy i czynności kancelaryjne w Archiwum określa instrukcja kancelaryjna wprowadzona Zarządzeniem Nr 18 z dnia 21 grudnia 2012 r. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych.
3. Organizację postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne określają przepisy ustawyz dnia 5 sierpnia 2010r. o ochronie informacji niejawnych(Dz.U. 2010, Nr 182, poz. 1228) i akty wykonawcze do tej ustawy.
|
Szanowni Państwo
w załączeniu udostepniamy Regulamin Organizacyjny Archiwum Państwowego w Rzeszowie
| publishfrom | 2018-10-09 00:00:00 | 2023-01-09 00:00:00 |
|
9 |
2023-01-09 09:21:17 |
nordlander nordlander |
Pole full zmieniło wartość z ' <p>Szanowni Państwo</p> <p> </p> <p>w załączeniu udostepniamy Regulamin Organizacyjny Archiwum Państwowego w Rzeszowie</p> ' na ' <p>Szanowni Państwo</p> <p> </p> <p>w załączeniu udostępniamy Regulamin Organizacyjny Archiwum Państwowego w Rzeszowie</p> ' |
Podgląd
Zamknij
Pole | Przed | Po |
---|
full |
Szanowni Państwo
w załączeniu udostepniamy Regulamin Organizacyjny Archiwum Państwowego w Rzeszowie
|
Szanowni Państwo
w załączeniu udostępniamy Regulamin Organizacyjny Archiwum Państwowego w Rzeszowie
|
|
10 |
2023-01-09 09:22:23 |
nordlander nordlander |
|
Podgląd
|
1 |
2023-01-09 09:22:24 |
nordlander nordlander |
|
Podgląd
Zamknij
Pole | Przed | Po |
---|
id | puste | 5304947 | user_id | puste | 2505155 | fobject_id | puste | 1386360 | resource_id | puste | 2205 | model | puste | Article | foreign_id | puste | 179159 | _attachment | puste | 1 | _active | puste | 1 |
|