2018-12-07

Statut Archiwum Państwowego w Rzeszowie

 I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

§ 1

Archiwum Państwowe w Rzeszowie utworzone zarządzeniem Ministra Oświaty z dnia 10 listopada 1950 r. w sprawie utworzenia Archiwów Państwowych w Białymstoku i Rzeszowie (Dz. Urz. Min. Ośw. z 1951 r. Nr 1, poz. 1), zwane dalej „Archiwum”, działa na podstawie:

1)      ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.);

2)      niniejszego statutu;

3)      innych przepisów.

 

§ 2

1.      Siedziba Archiwum mieści się w Rzeszowie.

2.      Zasięgiem działania Archiwum jest:

1)      na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:

a)      miasta na prawach powiatu: Rzeszów i Krosno,

b)     wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, brzozowskiego, krośnieńskiego, leżajskiego, łańcuckiego, ropczycko-sędziszowskiego, sanockiego i strzyżowskiego,

c)      miasto Jasło oraz gminy: Brzyska, Dębowiec, Jasło, Kołaczyce, Krempna, Nowy Żmigród, Osiek Jasielski, Skołyszyn i Tarnowiec powiatu jasielskiego,

d)     gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów i Stary Dzikowiec powiatu Kolbuszowskiego,

e)      miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy powiatu mieleckiego,

f)       gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego;

2)      na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego.

 

§ 3

Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.

 

§ 4

Archiwum używa pieczęci urzędowej okrągłej z Godłem Państwa pośrodku i napisem w otoku „Archiwum Państwowe w Rzeszowie”.

II

ZADANIA I ZAKRES DZIAŁANIA

 

§ 5

1.      Do zadań Archiwum należy:

1)      kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym;

2)      przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych;

3)      ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych;

4)      udostępnianie materiałów archiwalnych;

5)      urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych;

6)      prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej;

7)      prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i archiwów;

8)      prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywaniaw zakresie ustalonym ustawą;

9)      prowadzenie Ośrodka Badań Historii Żydów.

2.      Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:

1)      prowadzenia kwerend w zasobie archiwalnym;

2)      kopiowania materiałów archiwalnych dla potrzeb, o których mowa w ust. 1 pkt 4;

3)      przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych;

4)       konserwacji materiałów archiwalnych.

3.      Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą w szczególności na:

1)      przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej;

2)      wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej.

 

§ 6

W szczególności do zakresu działania Archiwum należy:

1)      w zakresie kształtowania i nadzoru nad państwowym zasobem archiwalnym:

a)     ustalanie państwowych jednostek organizacyjnychoraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego i które są zobowiązane do prowadzenia archiwów zakładowych oraz prowadzenie ich ewidencji,

b)     inicjowanie i zatwierdzanie dla jednostek organizacyjnych, o których mowa w lit. a – w ramach posiadanego upoważnienia – instrukcji określających zasady i tryb postępowania z dokumentacją w formie instrukcji kancelaryjnych i instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego (składnicy akt) oraz ich zmian,

c)      inicjowanie i uzgadnianie dla jednostek organizacyjnych, o których mowa w lit. a, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz ich zmian,

d)    kontrola archiwów zakładowych, składnic akt, jednostek z powierzonym zasobem archiwalnym oraz innych miejsc przechowywania materiałów archiwalnych stanowiących państwowy zasób archiwalny, wydawanie zaleceń pokontrolnych i sprawdzanie ich realizacji,

e)     nadzór nad brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, wykonywanie ekspertyz archiwalnych oraz wydawanie jednorazowych zgód na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej,

f)      nadzór nad prawidłowością przygotowania i przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum,

g)     współdziałanie z podmiotami działającymi w sferze państwowego i niepaństwowego zasobu archiwalnego w zakresie prawidłowościzarządzania dokumentacją zgodnie z prawem powszechnie obowiązującym oraz przepisami wydanymi dla tych podmiotów,

h)    prowadzenie instruktaży, konsultacji i doradztwa w zakresie postępowaniaz dokumentacją, w tym z materiałami archiwalnymi w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych;

2)      w zakresie przejmowania, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych:

a)     przejmowanie materiałów archiwalnych wraz ze sporządzoną do nich ewidencją,

b)     rozmieszczanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych oraz zapewnienie im optymalnych warunków przechowywania,

c)      profilaktyka konserwatorska i konserwacja właściwa materiałów archiwalnych,

d)    prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich digitalizacji,

e)     ochrona i zabezpieczenie zasobu archiwalnego;

3)      w zakresie ewidencjonowania i opracowywania materiałów archiwalnych:

a)     prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych,

b)     opracowywanie materiałów archiwalnych zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami metodycznymi,

c)      opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz pomocy archiwalnych wyższego rzędu;

4)      w zakresie udostępniania materiałów archiwalnych:

a)     udostępnianie materiałów archiwalnych w czytelni lub w systemie teleinformatycznym oraz poprzez przekazywanie zainteresowanym reprodukcji tych materiałów albo przetworzonej informacji o ich treści,

b)     udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,

c)      wypożyczanie reprodukcji materiałów archiwalnych w ramach wymiany międzyarchiwalnej;

5)      w zakresie urzędowego potwierdzania treści przechowywanych materiałów archiwalnych – wydawanie ich uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągóworaz reprodukcji, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów;

6)      w zakresie prowadzenia działalności naukowej i wydawniczej:

a)     prowadzenie badań indywidualnych i zespołowych z zakresu archiwistyki i dziedzin pokrewnych oraz udział w komisjach i zespołach powołanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a także udział w realizacji przedsięwzięć inicjowanych przezeń w tym zakresie,

b)     opracowywanie ekspertyz i opinii naukowych,

c)      organizowanie zebrań, konferencji i sesji naukowych,

d)    współdziałanie ze szkołami wyższymi oraz z innymi instytucjami naukowymi i wydawniczymi,

e)     przygotowywanie do druku wydawnictw źródłowych i pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz publikacji z zakresu teorii i praktyki archiwalnej;

7)      w zakresie prowadzenia działalności informacyjnej i popularyzatorskiej:

a)     przygotowywanie informatorów o materiałach archiwalnych i Archiwum,

b)     współpraca z placówkami informacyjnymi, naukowymi, kulturalnymi i oświatowymi,

c)      organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych oraz współudział w ich przygotowaniu,

d)    organizowanie oraz prowadzenie wykładów i odczytów o tematyce historyczno-archiwalnej dla zainteresowanych środowisk,

e)     prowadzenie wykładów i zajęć lekcyjnych dla młodzieży szkolnej oraz studentów,

f)      przyjmowanie wycieczek młodzieży szkolnej, studentów oraz przedstawicieli innych środowisk społecznych,

g)     upowszechnianie wiedzy o Archiwum i jego zasobie w środkach masowego przekazu oraz w sieciach informatycznych dostępnych publicznie,

h)    współpraca ze stowarzyszeniami naukowymi oraz regionalnymi,

i)       wyszukiwanie i upowszechnianie informacji o zawartości zasobu Archiwum, w szczególności w ramach kwerend tematycznych;

8) w sprawach dotyczących dokumentacji pracodawców o czasowym okresieprzechowywania:

a)        współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określonew art. 51u ust. 3 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,

b)        przejmowanie dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców na podstawie decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub na podstawie wskazania sądu rejestrowego,

c)         realizacja zawartych cywilnoprawnych umów przechowania dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania,

d)       zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,

e)        prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawcówprzejętej od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców, wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,

f)         udostępnianie dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania uprawnionym osobom fizycznym, wydawanie z niej kopii oraz odpisów oraz umożliwianie korzystania z niej, w tym wypożyczania innym uprawnionym podmiotom;

9) w zakresie działania Ośrodka Badań Historii Żydów:

a)        rejestrowanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej dotyczących Polski południowo-wschodniej, zgromadzonych w zasobie archiwalnym archiwów państwowych,

b)        zbieranie informacji i sporządzanie pomocy informacyjnych dotyczącychmateriałów archiwalnych o tematyce żydowskiej przechowywanych przez muzea, biblioteki oraz inne instytucje, a także przez osoby fizyczne,

c)         gromadzenie, zabezpieczanie, przechowywanie i opracowywanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej z terenu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie,

d)       tworzenie tematycznych baz danych dotyczących problematyki żydowskiej,

e)        współpraca w zakresie badań historii Żydów z wyższymi uczelniami,stowarzyszeniami i ośrodkami naukowymi, organizowanie sesjinaukowych,

f)         popularyzacja dziejów Żydów w Polsce.”;

 

§ 7

1.      Zasób Archiwum stanowią materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności organów państwowych oraz państwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowych jednostek organizacyjnych z obszaru działania Archiwum, a także jego zasób historyczny.

2.      Do zasobu Archiwum wchodzą również materiały archiwalne zaliczane do niepaństwowego zasobu archiwalnego przejmowane na podstawie art. 44 ust. 1 i 2 oraz nabywane na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.), a także nabyte w innej drodze.

 

§ 8

1.      Realizując zadania statutowe Archiwum współpracuje z organami oraz przedstawicielami władz państwowych i samorządowych na obszarze jego działania.

2.      Archiwum współpracuje z innymi archiwami mającymi siedzibę na obszarze jego działania oraz z jednostkami organizacyjnymi, w których powstaje niepaństwowy zasób archiwalny.

 

 

III

STRUKTURA ORGANIZACYJNA

 

§ 9

1.      W skład Archiwum wchodzą:

1)      Oddział I – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym;

2)      Oddział II – gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu archiwalnego, w skład którego wchodzi:

a)      Magazyn główny,

b)      Pracownia konserwacji,

c)      Pracownia digitalizacji;

d)      Stanowisko do spraw ewidencji zasobu archiwalnego.

3)      Oddział III – informacji, udostępniania, informacji i promocji, w skład którego wchodzi:

a)      Czytelnia

b)      Ośrodek Badań Historii Żydów,

c)      Stanowisko ds. obsługi dokumentacji pracowniczej,

d)      Biblioteka.

4)      Dział Administracyjno-Gospodarczy;

5)      Dział Finansowo-Księgowy;

2.      W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział zamiejscowy w Sanoku noszący nazwę „Archiwum Państwowe w Rzeszowie, Oddział w Sanoku”.

 

§ 10

1.      Dyrektor Archiwum określa w regulaminie organizacyjnym szczegółowe zadania i organizację komórek organizacyjnych oraz zadania wykonywane na samodzielnych stanowiskach, wymienionych w § 9, a także tryb realizacji powierzonych zadań.

2.      W razie uzasadnionej potrzeby dyrektor Archiwum może w ramach oddziałów tworzyć lub likwidować sekcje, pracownie lub samodzielne stanowiska pracy.

 

§ 11

Schemat organizacyjny Archiwum stanowi załącznik do statutu. 

 

IV

KIEROWNICTWO ARCHIWUM, PRACOWNICY

 

§ 12

1.      Archiwum kieruje dyrektor, którego powołuje i odwołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

2.      Dyrektor Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych,przed którym jest odpowiedzialny za całokształt działalności Archiwum.

 

§ 13

1.      Dyrektor Archiwum kieruje całokształtem działalności Archiwum oraz czuwa nad prawidłową realizacją wypełnianych przez nie zadań.

2.      Do zakresu działania dyrektora Archiwum należy w szczególności:

1)      ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowo-badawczych;

2)      ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum;

3)      reprezentowanie Archiwum na zewnątrz,

4)      przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum, w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji;

5)      dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych;

6)      wydawanie decyzji w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów;

7)      wydawanie zarządzeń wewnętrznych i wprowadzanych na ich podstawie regulaminów oraz instrukcji;

8)      wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.);

9)      tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacjizawodowych i zdobywaniu stopni naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie;

10)  kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów;

11)  kierowanie realizacją zadań w zakresie obrony cywilnej oraz ochrony informacji niejawnych;

 

§ 14

Dyrektor Archiwum współdziała, odpowiednio, ze związkami zawodowymi działającymi w Archiwum w zakresie określonym odrębnymi przepisami lub przedstawicielem pracowników przy ustalaniu regulaminu korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

 

§ 15

Do zatrudnionych w Archiwum pracowników stosuje się odpowiednio przepisy:

1)      ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.);

2)      ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 86, poz. 953, z późn. zm.);

3)      ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.).

 

§ 16

1.      Kierownik komórki organizacyjnej wymienionej w § 9 ponosi odpowiedzialność za całokształt działalności podległej mu komórki i jest odpowiedzialny przed dyrektorem Archiwum za prawidłową i terminową realizację zadań.

2.      Kierownicy komórek organizacyjnych, o których mowa w § 9, dokonują opisu podległych im stanowisk pracy, określają zakresy czynności podległych im pracowników oraz przydzielają im zadania wynikające z opisu stanowiska i planu pracy komórek organizacyjnych bądź potrzeb bieżących Archiwum, a także kontrolują ich wykonanie.

3.      Zakres czynności kierowników oddziałów i działów oraz pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach ustala dyrektor Archiwum.

 

V

ORGANY DORADCZE I OPINIODAWCZE

 

§ 17

1.      W Archiwum działają następujące organy opiniodawcze i doradcze:

1)      Kolegium,

2)      Komisja Metodyczna,

3)      Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji,

2.      Dyrektor Archiwum może powoływać inne komisje i zespoły do rozpatrywania określonych spraw oraz organy przewidziane odrębnymi przepisami.

 

§ 18

Dyrektor powołuje organ wymieniony w § 17 ust. 1 pkt 1, określa jego skład osobowy i zakres działania oraz powołuje organy wymienione w § 17 ust. 1 pkt 2-3 określając ich skład osobowy.

 

VI

MIENIE I FINANSE ARCHIWUM

 

§ 19

Archiwum jest państwową jednostką budżetową działającą według zasad określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) oraz w przepisach wydanych na jej podstawie.

 

§ 20

Majątek Archiwum stanowi własność Skarbu Państwa i może być wykorzystywany jedynie dla celów związanych z działalnością statutową Archiwum.

 

 

§ 21

1.      Do podejmowania zobowiązań finansowych lub składania oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych upoważniony jest wyłącznie dyrektor Archiwum lub ustanowieni przez niego pełnomocnicy w zakresie określonym w pełnomocnictwie.

2.      Do dysponowania środkami pieniężnymi na rachunku bankowym Archiwum upoważniony jest dyrektor Archiwum i główny księgowy oraz ustanowieni przez nich pełnomocnicy, działający w zakresie określonym w pełnomocnictwie.

 

VII

PRZEPISY KOŃCOWE

 

§ 22

Zmiany w statucie mogą być dokonane w trybie określonym dla jego nadania.

 

 

Przeczytaj, jak przetwarzamy Twoje dane

Tożsamość administratora

Administratorem danych jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27.

Dane kontaktowe administratora

Z administratorem można się skontaktować poprzez adres email mc@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania

Pani / Pana dane będą przetwarzane w celu realizacji obowiązku prawnego o którym mowa w art. 9 ust. 4 pkt 3) oraz art. 9 ust. 4 a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora tj. Centralnemu Ośrodkowi Informatyki.

Okres przechowywania danych

Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do utrzymania Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej.

Prawa podmiotów danych

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.
Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)
Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa
Telefon: 22 860 70 86

Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych niezbędne, do stworzenia stron Biuletynu Informacji Publicznej, o których mowa w ust. 2, oraz przetwarzania informacji publicznych, w tym ich przeszukiwania według kryteriów przedmiotowych i podmiotowych.




Zapoznałem się