2018-12-07

Regulamin Organizacyjny Archiwum Państwowego w Rzeszowie

Zakres Regulaminu

 

§ 1

1.      Regulamin określa:

1)      właściwość miejscową Archiwum Państwowego w Rzeszowie,

2)      strukturę organizacyjną placówki,

3)      organizację pracy,

4)      zakres zadań komórek organizacyjnych.

2.      Podstawę prawną Regulaminu stanowią:

1)      ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217, z późn. zm.,

2)      statut Archiwum Państwowego w Rzeszowie nadany decyzją nr 47 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie likwidacji Oddziału w Skołyszynie Archiwum Państwowego w Rzeszowie oraz w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Rzeszowie z późn. zm.,

3)      przepisy Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych regulujące organizację i zadania archiwów państwowych.

3.        Do pracowników Archiwum Państwowego Rzeszowie stosuje się przepisy:

1)      ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),

2)      ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. 2017, poz. 2142, tekst jednolity),

3)      ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 2018 r. poz. 917, tekst jednolity).

4.        Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:

1)      archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Rzeszowie,

2)      komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne wymienione w § 4 Statutu Archiwum.

 

Zakres działania i właściwość miejscowa

 

§ 2

1.      Do zadań Archiwum należy:

1)      kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym,

2)      przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych,

3)      ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych,

4)      udostępnianie materiałów archiwalnych,

5)      urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych,

6)      prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej,

7)      prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i archiwów,

8)      prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą,

9)      prowadzenie Ośrodka Badań Historii Żydów.

2.      Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:

1)      prowadzenia kwerend w zasobie archiwalnym,

2)      kopiowania materiałów archiwalnych dla potrzeb, o których mowa w ust. 1 pkt 4,

3)      przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych,

4)       konserwacji materiałów archiwalnych.

3.      Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą w szczególności na:

1)      przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,

2)      wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,
w tym dokumentacji osobowo-płacowej.

 

§ 3

1.        Zasięgiem działania centrali Archiwum jest:

1)      na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:

a)      miasta na prawach powiatu: Rzeszów, Krosno,

b)      powiaty: jasielski, krośnieński, leżajski, łańcucki, ropczycko-sędziszowski i strzyżowski,

c)      z powiatu brzozowskiego gminy: Brzozów i Domaradz,

d)      z powiatu kolbuszowskiego gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów
i Dzikowiec,

e)      z powiatu mieleckiego: miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy,

f)       z powiatu rzeszowskiego gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn,

2)      na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący:

a)         z powiatu gorlickiego gminy: Biecz i Lipinki.

2.        Zasięgiem działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku jest:

1)      na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:

a)      powiaty: bieszczadzki, leski i sanocki,

b)     z powiatu brzozowskiego gminy: Dydnia, Haczów, Jasienica Rosielna i Nozdrzec.

 

Struktura organizacyjna Archiwum

 

§ 4

1.      W skład struktury organizacyjnej Archiwum wchodzą:

1)      Dyrektor Archiwum (symbol DA),

2)      Oddział I – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (symbol NZ),

3)      Oddział II – gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (symbol GO),
w skład którego wchodzi:

a)         Magazyn główny,

b)        Pracownia konserwacji,

c)         Pracownia digitalizacji,

d)        Stanowisko do spraw ewidencji zasobu archiwalnego

 

4)     Oddział III – udostępniania, informacji i promocji, w skład którego wchodzi:

a)        Czytelnia

b)        Ośrodek Badań Historii Żydów,

c)         Stanowisko ds. obsługi dokumentacji pracowniczej,

d)       Biblioteka.

5)      Dział Administracyjno-Gospodarczy (symbol AG),

6)      Dział Finansowo-Księgowy (symbol FK),

2.      W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział zamiejscowy w Sanoku noszący nazwę „Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku” (symbol OS).

3.      Do wykonywaniu zadań związanych z ochroną informacji niejawnych dyrektor Archiwum powołuje podległego mu pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.

4.      Schemat graficzny struktury organizacyjnej znajduje się w załączniku do niniejszego Regulaminu.

 

§ 5

W Archiwum działają następujące ciała kolegialne

1.      Kolegium Dyrektora (symbol KD),

2.      Komisja Metodyczna (symbol KM),

3.      Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (symbol KO).

 

 

Organizacja pracy Archiwum

 

§ 6

1.      Pracą Archiwum kieruje Dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.

2.      W czasie nieobecności dyrektora Archiwum zastępuje Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego.

3.      Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.

4.      Do zadań dyrektora należy w szczególności:

1)      ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowo-badawczych,

2)      ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum,

3)      reprezentowanie Archiwum na zewnątrz,

4)      przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum,
w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji,

5)      dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych,

6)      wydawanie aktów prawnych w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów,

7)      wydawanie zarządzeń wewnętrznych i wprowadzanych na ich podstawie regulaminów oraz instrukcji,

8)      wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017, poz. 1889, tekst jednolity),

9)      tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacjizawodowych i zdobywaniu stopni naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie,

10)    kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa
i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów,

11)    kierowanie realizacją zadań w zakresie obrony cywilnej oraz ochrony informacji niejawnych.

5.    Dyrektor Archiwum ustala zakresy czynności kierowników komórek organizacyjnych oraz zakresy czynności pracowników w oparciu o projekty przedstawione przez kierowników komórek organizacyjnych.

6.    Dyrektor Archiwum i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy podpisują dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe.

 

§ 7

1.        Pracą komórek organizacyjnych Archiwum kierują kierownicy.

2.        Komórki organizacyjne - oddziały i działy - realizują zadania wynikające z obowiązujących przepisów, w szczególności:

1)        kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają
i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,

2)        prowadzą działalność usługową polegającą w szczególności na przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,

3)        rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,

4)        przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,

5)        wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,

6)        przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum.

3.        Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.

4.        Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom niezbędnym do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.

5.        Do wykonania zadań wymagających udziału pracowników z różnych komórek organizacyjnych lub realizacji projektu dyrektor Archiwum może powołać zespół określając jego zakres i tryb pracy, skład osobowy oraz okres działania.

 

§ 8

1.    Kierownik komórki organizacyjnej zarządza całokształtem jej działalności, a w szczególności odpowiada za:

1)        organizację pracę komórki organizacyjnej i zapewnienie warunków umożliwiających realizację zadań,

2)        merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontrolę prawidłowości wykonania zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,

3)        opracowanie planu pracy i sprawozdania z działalności, w tym dotyczących budżetu zadaniowego,

4)        informowanie podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,

5)        przedkładanie dyrektorowi projektów zarządzeń, decyzji i ustaleń w zakresie spraw należących do właściwości komórki,

6)        inicjowanie przedsięwzięć dotyczących organizacji i funkcjonowania komórki,

7)        organizowanie współpracy merytorycznej z innymi komórkami organizacyjnymi,

8)        wnioskowanie w zakresie opisu i wartościowania stanowisk pracy,

9)        przygotowanie projektów zakresów czynności dla podległych pracowników,

10)         dokonywanie ocen okresowych podległych pracowników,

11)         wydawanie opinii o podległych pracownikach,

12)         występowanie z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,

13)         realizację zadań określonych w indywidualnym zakresie czynności oraz zadania wynikające z pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez dyrektora Archiwum,

6.    Kierownik komórki organizacyjnej podlega dyrektorowi Archiwum.

 

§ 9

1.        Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:

1)    wykonywania zadań służbowych wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum,

2)    przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,

3)    wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu i właściwego wykonywania zadań Archiwum,

4)    podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,

5)    przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,

6)    przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,

7)    przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,

8)    dbania o mienie Archiwum, porządek i estetykę w miejscu pracy.

2.        Pracownicy podlegli są bezpośrednio kierownikom właściwych komórek organizacyjnych, zgodnie z zakresem czynności.

 

Zakres zadań komórek organizacyjnych

 

§ 10

1.      Oddział I - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (NZ)

 

1)      W zakresie kształtowania państwowego zasobu archiwalnego:

a)         ocena wartości archiwalnej dokumentacji,

b)        typowanie twórców państwowego zasobu archiwalnego,

c)         wnioskowanie do dyrektora Archiwum w sprawach objęcia lub wyłączenia spod nadzoru archiwalnego państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,

d)        przygotowywanie aktów administracyjnych w sprawie objęcia nadzorem archiwalnym i utworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych dla całego terenu właściwości Archiwum.

 

2)      W zakresie prowadzenia nadzoru archiwalnego:

a)         prowadzenie ewidencji państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,

b)        prowadzenie dokumentacji (teczek) nadzorowanych jednostek organizacyjnych,

c)         przeprowadzanie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, z wyłączeniem organów posiadających archiwa wyodrębnione, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli, przygotowywanie projektów wystąpień pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości wykonania zaleceń pokontrolnych,

d)        opiniowanie i rozpatrywanie wniosków o uzgodnienie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych dla całego terenu właściwości Archiwum,

e)          rozpatrywanie wniosków o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przygotowywanie projektów: zgód na brakowanie dokumentacji, odmowy wyrażenia zgody na brakowanie dokumentacji oraz opinii dotyczących brakowania dokumentacji,

f)         prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

g)        przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych,

h)        kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum,

i)          współpraca z Oddziałem II i Oddziałem w Sanoku w sprawie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,

j)          przygotowywanie i opiniowanie projektów umów użyczenia lub porozumień na czasowe pozostawienie materiałów archiwalnych należących do Archiwum urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia i porozumień dla całego terenu właściwości Archiwum,

k)        instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego,

l)          koordynowanie pracy Oddziału w Sanoku w zakresie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy archiwalnej.

 

2.      Oddział II - gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (GO)

 

1)      W zakresie gromadzenia i ewidencji zasobu:

a)         uzgadnianie warunków i terminów przekazania materiałów archiwalnych przez podmioty zewnętrzne,

b)        ocena stanu materiałów archiwalnych przygotowanych do przekazania,

c)         ewidencyjne i fizyczne przejmowanie materiałów archiwalnych,

d)        prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu centrali Archiwum, zgodnie z obowiązującymi przepisami,

e)         administrowanie informatycznym systemem ewidencyjnym ZOSiA.

 

2)      W zakresie obsługi magazynów archiwalnych:

a)         prowadzenie magazynów archiwalnych akt zgodnie z obowiązującymi wymogami,

b)        monitorowanie parametrów powietrza w magazynach archiwalnych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,

c)         zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,

d)        realizacja zamówień materiałów dla użytkowników pracowni naukowej,

e)         udostępnianie dokumentacji do kwerend,

f)         udostępnianie materiałów do wystaw i pokazów.

 

3)      W zakresie opracowania zasobu i metodyki archiwalnej:

a)         prowadzenie prac w zakresie porządkowania i opracowania zasobu, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,

b)        opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,

c)         przedkładanie dyrektorowi Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,

d)        obsługa sekretarska komisji metodycznej,

e)         zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie teorii i praktyki opracowania zasobu,

f)         prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,

g)        uczestniczenie w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,

h)        opiniowanie projektów w zakresie gromadzenia i opracowania materiałów archiwalnych,

i)          utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,

j)          organizowanie przebiegu studenckich praktyk archiwalnych,

k)        współuczestnictwo w działalności informacyjnej i popularyzatorskiej.

 

4)        W zakresie konserwacji materiałów archiwalnych i profilaktyki konserwatorskiej:

a)         bieżące i okresowe przeglądy konserwatorskie zasobu,

b)        organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych

c)         współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów i pracowniami konserwatorskimi archiwów państwowych,

d)        badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,

e)         prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich digitalizacji,

f)         opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia zasobu.

 

3.      Oddział III –udostępniania, informacji i promocji (IU)

 

1)      W zakresie udostępniania materiałów archiwalnych i zasobów bibliotecznych:

a)    prowadzenie ewidencji udostępniania archiwaliów,

b)   prowadzenie rejestru użytkowników czytelni,

c)    pomoc informacyjna użytkownikom czytelni,

d)   przyjmowanie zamówień od użytkowników i ich realizacja we współpracy z magazynem akt

e)    udostępnianie materiałów archiwalnych w czytelni lub w systemie teleinformatycznym oraz poprzez przekazywanie zainteresowanym reprodukcji tych materiałów albo przetworzonej informacji o ich treści,

f)    wykonywanie kopii – cyfrowych i analogowych - na potrzeby użytkowników,

g)   nadzór nad samodzielnym kopiowaniem materiałów archiwalnych własnym sprzętem użytkownika,

h)   wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych,

i)     przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów,

j)     wypożyczanie materiałów archiwalnych na żądanie organów wymiaru sprawiedliwości i kontrola ich terminowego zwrotu,

k)   prowadzenie ewidencji mikrofilmów,

l)     gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru biblioteki archiwalnej.

 

2)      W zakresie informacji archiwalnej:

a)    udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,

b)   przygotowanie informatorów o materiałach archiwalnych,

c)    programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (tworzenie i wypełnianie baz danych),

d)   wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji,

e)    inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii
i praktyki informacyjnej w Archiwum,

f)    prowadzenie prac dokumentacyjnych,

g)   gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych.

 

3)      W zakresie promocji oraz popularyzacji zasobu i Archiwum:

a)    organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych,

b)   prowadzenie lekcji archiwalnych i historycznych dla młodzieży szkolnej,

c)    organizowanie imprez archiwalnych (konkursy, pikniki archiwalne, „drzwi otwarte”, imprezy okolicznościowe i rocznicowe)

d)   przyjmowanie wycieczek,

e)    współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami genealogicznymi, regionalnymi,

f)    prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,

g)   prowadzenie strony internetowej Archiwum,

h)   działalność wydawnicza.

 

4)      W zakresie problematyki żydowskiej:

a)    rejestrowanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej dotyczących Polski południowo-wschodniej, zgromadzonych w zasobie archiwalnym archiwów państwowych,

b)   zbieranie informacji i sporządzanie pomocy informacyjnych dotyczących materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej przechowywanych przez muzea, biblioteki oraz inne instytucje, a także przez osoby fizyczne,

c)    gromadzenie, zabezpieczanie, przechowywanie i opracowywanie materiałów archiwalnych o tematyce żydowskiej z terenu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie,

d)   tworzenie tematycznych baz danych dotyczących problematyki żydowskiej,

e)    współpraca w zakresie badań historii Żydów z wyższymi uczelniami, stowarzyszeniami i ośrodkami naukowymi, organizowanie sesji naukowych,

f)    popularyzacja dziejów Żydów w Polsce.

 

5)      W zakresie obsługi dokumentacji pracowniczej:

a)    współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określone w art. 51u ust. 3 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,

b)    przejmowanie dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców na podstawie decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub na podstawie wskazania sądu rejestrowego,

c)    realizacja zawartych cywilnoprawnych umów przechowania dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania,

d)    zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,

e)    prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawców przejętej od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców, wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,

f)     wykonywanie kwerend do celów emerytalno-rentowych,

g)    wydawanie kopii oraz odpisów dokumentacji pracowniczej, a także zaświadczeń na podstawie tej dokumentacji,

h)    wypożyczanie dokumentacji pracowniczej uprawnionym podmiotom i osobom fizycznym.

 

4.        Dział Administracyjno-Gospodarczy (AG)

 

1)      W zakresie zarządzania zasobami materialnymi:

a)    prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,

b)   utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,

c)    utrzymywanie w należytym stanie technicznym urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków archiwalnych,

d)   dokonywanie z udziałem pracownika odpowiedzialnego za BHP i ochronę przeciwpożarową oraz społecznym inspektorem pracy przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń, instalacji i urządzeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych,

e)    prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,

f)    przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,

g)   prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną, (przygotowanie dokumentacji technicznej, kosztorysowej)

h)   opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących,

i)     organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,

j)     przygotowywanie umów i organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,

k)   obsługa dokumentacyjna i realizacja zamówień, zgodnie z prawem zamówień publicznych,

l)     usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,

m)organizowanie wykonawstwa przeglądów, konserwacji i badań technicznych instalacji w budynkach Archiwum,

n)   administrowanie siecią komputerową,

o)   nadzór nad sprzętem komputerowym i pomoc informatyczna dla komórek organizacyjnych,

p)   realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych,

q)   gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,

r)    nadzorowanie ruchu osobowego w Archiwum,

s)    obsługa systemu SAWiN,

t)     otwieranie i zamykanie budynku centrali Archiwum w Rzeszowie.

 

2)      W zakresie realizacji zamówień publicznych:

a)    organizowanie zamówień publicznych,

b)   analiza rynku dostawców urządzeń, materiałów i usług biurowych na potrzeby realizowanych zakupów,

c)    realizacja zakupów inwestycyjnych i bieżących urządzeń i sprzętu,

d)   realizacja zakupów przedmiotów nietrwałych i materiałów dla potrzeb komórek organizacyjnych

e)    organizacja dostaw urządzeń i materiałów.

 

3)      W zakresie zarządzania zasobami ludzkimi:

a)    prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,

b)   sporządzanie sprawozdań i statystyki pracowniczej,

c)    realizowanie procedury naboru pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,

d)   wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,

e)    szkolenia i podnoszenie kwalifikacji przez pracowników, 

f)    załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,

g)   wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,

h)   nadzór nad dyscypliną pracy,

i)     prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,

j)     załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,

k)   obsługa administracyjna Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,

l)     organizacja i koordynowanie staży i praktyk organizowanych w Archiwum.

 

4)     W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:

a)    monitorowanie warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów BHP,

b)   sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,

c)    prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,

d)   ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,

e)    udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,

f)    udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,

g)   zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.

 

5)      W zakresie ochrony przeciwpożarowej:

a)    sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,

b)   sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,

c)    przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,

d)   instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów,

e)     prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.

 

6)      W zakresie zarządzania dokumentacją i obsługi sekretarskiej:

a)    przyjmowanie korespondencji Archiwum, rejestrowanie i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,

b)   przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,

c)    obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,

d)   rejestrowanie spraw w spisach spraw i prowadzenie teczek spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora Archiwum lub przez niego wyznaczonych, a także pozostałych spraw, jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy,

e)    przygotowywanie korespondencji do wysłania, jej rejestrowanie i ekspedycja,

f)    prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,

g)   zabezpieczenie pieczęci i stempli,

h)   obsługa poczty elektronicznej i faksu,

i)     przyjmowanie interesantów,

j)     prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,

k)   prowadzenie registratury dla akt spraw załatwianych bezpośrednio przez dyrektora,

l)     rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,

m)pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,

n)   prowadzenie archiwum zakładowego dla centrali Archiwum, zgodnie z instrukcją archiwalną, oraz nadzór merytoryczny nad jego filią w Oddziale w Sanoku,

o)   obsługa spotkań i narad organizowanych przez Dyrektora,

p)   obsługa gości.

 

7)      W zakresie spraw obronnych i ochrony informacji niejawnych:

a)    realizacja zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,

b)   przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,

c)    opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,

d)   realizowanie prac reklamacyjnych od obowiązku czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny w odniesieniu do personelu Archiwum,

e)    wykonywanie zadań obrony cywilnej,

f)    organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych d/s obronnych Archiwum,

g)   wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego Archiwum

h)   wykonywanie czynności w zakresie pełnomocnika do spraw informacji niejawnych,

i)     prowadzenie obsługi kancelaryjnej pism zawierających informację niejawną (ewidencja i obieg pism),

j)     zabezpieczenie dokumentacji niejawnej.

 

5.        Dział Finansowo – Księgowy (FK)

 

1)      opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,

2)      sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,

3)      analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,

4)      realizacja dyspozycji środkami pieniężnymi,

5)      sprawdzanie dokumentów pod względem formalno-rachunkowym

6)      prowadzenie spraw finansowych określanymi odrębnymi przepisami,

7)      wykonywanie operacji księgowych, zgodnie z polityką rachunkowości,

8)      rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,

9)      prowadzenie rozliczeń z urzędami skarbowymi i ZUS,

10)  prowadzenie sprawozdawczości GUS,

11)    sporządzanie raportów i zestawień na potrzeby dyrektora,

12)    ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,

13)    obsługa wynagrodzeń osobowych - naliczanie i sporządzanie dokumentów płacowych, realizacja wypłat obliczanie i odprowadzanie pochodnych od płac oraz sporządzanie sprawozdawczości w zakresie wynagrodzeń,

14)    dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności, wynikających z odrębnych przepisów,

15)    obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,

16)    realizacja wypłat świadczeń socjalnych,

17)    wykonywanie innych obowiązków wynikających z obowiązującego prawa, w szczególności przepisów dotyczących finansów publicznych i rachunkowości.

 

6.        Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku (OS)

 

1)      Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku, obejmującego obszar działania określony w § 3 niniejszego Regulaminu, należą:

a)    wszystkie możliwe do realizacji zadania wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum,

b)   prowadzenie i aktualizacja ewidencji zasobu Oddziału, zgodnie z obowiązującymi przepisami,

c)    prowadzenie filii archiwum zakładowego dla dokumentacji wytworzonej w ramach spraw załatwianych w Oddziale,

d)   realizacja działań organizacyjnych i technicznych związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych, we współpracy z działem administracyjno-gospodarczym,

e)    sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń przeciwpożarowych, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej,

f)    czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,

g)   przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej

h)   opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,

i)     gospodarowanie kluczami do pomieszczeń archiwalnych,

j)     nadzorowanie ruchu osobowego w Oddziale,

k)   obsługa systemu sygnalizacji włamania i napadu (SAWiN),

l)     otwieranie i zamykanie budynku Oddziału.

2)      Do zakresu działania Kierownika Oddziału w Sanoku należą sprawy określone
w przydziale czynności oraz sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia.

 

Przepisy końcowe

 

§ 11

1.      Organizację i zasady działania organów kolegialnych określają:

1)      zarządzenie Nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia 2018 r. w sprawie określenia zakresu i trybu działania komisji metodycznych w archiwach państwowych,

2)      zarządzenie Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 listopada 2013 r. w sprawie utworzenia oraz zakresu i trybu działania komisji archiwalnej oceny dokumentacji w archiwach państwowych z późniejszymi zmianami.

2.      Organizację pracy i czynności kancelaryjne w Archiwum określa instrukcja kancelaryjna wprowadzona Zarządzeniem Nr 18 z dnia 21 grudnia 2012 r. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych.

3.      Organizację postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne określają przepisy ustawyz dnia 5 sierpnia 2010r. o ochronie informacji niejawnych(Dz.U. 2010, Nr 182, poz. 1228) i akty wykonawcze do tej ustawy.

Przeczytaj, jak przetwarzamy Twoje dane

Tożsamość administratora

Administratorem danych jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27.

Dane kontaktowe administratora

Z administratorem można się skontaktować poprzez adres email mc@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania

Pani / Pana dane będą przetwarzane w celu realizacji obowiązku prawnego o którym mowa w art. 9 ust. 4 pkt 3) oraz art. 9 ust. 4 a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora tj. Centralnemu Ośrodkowi Informatyki.

Okres przechowywania danych

Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do utrzymania Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej.

Prawa podmiotów danych

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.
Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)
Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa
Telefon: 22 860 70 86

Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych niezbędne, do stworzenia stron Biuletynu Informacji Publicznej, o których mowa w ust. 2, oraz przetwarzania informacji publicznych, w tym ich przeszukiwania według kryteriów przedmiotowych i podmiotowych.




Zapoznałem się